Понятие о документации

       Для документов, содержащих сложное  задание, могут быть установлены  длительные сроки исполнения (несколько  месяцев, полгода, год). В таком  случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.

       Форма контроля выбирается исходя  из возможностей предприятия.  Это может быть ручная характеристика, но в настоящее время все  чаще используется автоматическая  система контроля исполнения документов.

       На контролируемых документах  необходимо проставлять штамп-контроль.

       Документы снимаются с контроля  и считаются исполненными при  наличии подписи исполнителя,  удостоверяющей, что задание или  поручение выполнено.

       38. работа с письменными обращениями  граждан.

       Тема по заявлениям и жалобам  ведется отдельно от других  видов делопроизводства (кадрового  и общего), специально названными  должностными лицами, а личная  ответственность за состояние  этой работы возлагается на руководителя предприятия. Поступающие письма граждан регистрируются в спец. журналах или на карточках установленной формы. После регистрации письма передаются руководителям организации, которые лично предпринимают необходимые меры к разрешению поставленных в письма вопросов или поручают эту работу своим заместителям.

       После исполнения документа, делается  запись в регистрационном журнале  или по карте с указанием  результата рассмотрения, даты, номере, ответа и кому сообщено о  результатах. Ответы на письма могут давать в устной или письменной форме руководителями предприятий или др. уполномоченными лицами.

       Заявления и жалобы граждан  должны быть рассмотрены в  срок до одного месяца, а не  требующие дополнительной проверки  – безотлагательно или не позднее 15 дней со дня поступления.

       Контроль за рассмотрением писем  , а также за исполнением принятых  по ним решений возлагается  на назначенных для этой цели  должностных лиц. Решение о  взятии письма на особый контроль, а также о снятии с контроля после его исполнения принимает руководитель предприятия.

       39. номенклатура дел. Виды номенклатуры.

       Группирование документов в дело  предприятия осуществляется с  помощью номенклатуры.

       Номенклатура дел – это систематизированный список наименования дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения и утверждения в установленном порядке. В зависимости от поступающей документации, структуры предприятия, ответственность за работу номенклатуры возлагается на канцелярию или секретаря.

       Для составления номенклатуры  дел назначается комиссия в  составе руководителя структурного  подразделения, ведущих специалистов  и работника архива.

       Номенклатура дел бывает индивидуальная, типовая и примерная.

       Индивидуальная разрабатывается для одного предприятия, а типовая и примерная – для предприятий с однотипным характером деятельности и составления документов.

       В крупных организациях рекомендуется  использовать сводную форму номенклатуры  дел, отражающую документы всего предприятия.

       40.формирование дел.

       Для правильной организации и  лучшего использования, документы  группируются в дело. В практике  делопроизводства выявлены критерии  группирования документов в дело, получившие название признаков заведения дел. Таких признаков 6:

       1. номинальное объединение документов  по их наименованию

       2. предметно-вопросный – это группирование  документов по одному вопросу

       3. корреспондентский побор документов  по переписке с определенными  корреспондентами

       4. авторский – это объединение  документов одного автора

       5. географический – объединение  документов нескольких корреспондентов,  находящихся на разной территории

       6. хронологический – подбор документов  за определенный период.

       Документы данного периода располагаются  в начале, поступившие позже –  в конце.

       Дело – совокупность документов  или документ, относящийся к определенному  вопросу или участку деятельности. Каждое дело должно содержать  200-250 листов. Подготовив дело, следует перейти к следующим этапам работы:

       - описание дела на обложке

       - брошюрование

       - нумерация листов

       - составление заверительной надписи.

       На дела постоянного и долговременного  (свыше 10 лет) составляется внутренняя опись документов, находящихся в деле. Такие документы сгруппированы в дела, подшиты в твердую обложку и переплетены.

       Документы, хранящиеся до 10 лет  оформляются проще: учет их  ведется по номенклатуре дел  без нумерации листов, описи и  подшивки в папку. В течение года по служебной необходимости документы из дела извлекают, в этом случае на место изъятых документов укладывается лист-заместитель. При выдаче дел на временное пользование на их место кладется карточка-заместитель.

       41. экспертиза ценности документов.

       Завершительным этапом работы  с докумен6тами в текущем делопроизводстве  является подготовка дел к  передаче в архив предприятия  для дальнейшего их хранения  и использования.

       В структурных подразделениях  документы должны храниться 1 год, после окончания текущего года к ним еще раз обращаются за справками, а работа с такими документами завершается. В начале нового календарного года по истечении указанного срока, дела должны быть сданы в архив предприятия.

       Подготовка к сдаче дел в архив начинается с проведения экспертизы научной и практической ценности документов. Она осуществляется постоянно действующей экспертной комиссией предприятия, которая назначается руководителем и должна составлять не менее 3-5 человек, под председательством одного из руководящих служащих. Экспертная комиссия руководствуется в своей работе действующими правилами, инструкциями и т.п.

       Отбор документов и дел на  уничтожение оформляется автором.  Тексты рассматриваются экспертной  комиссией предприятия, соответствующие нормам – утверждаются руководителем.

       42. передача документов в архив.

       Предприятие ведется по графику,  подтвержденному руководителем.  В архив предприятия передаются  дела постоянного и долговременного  хранения через год после завершения работы с ними в делопроизводстве структурных подразделений. Дела временного хранения передаются в архив на усмотрение руководителя.

       Архив принимает дела и учитывает  их в регистратуре, вместо дел  выдаются регистрационные карточки. Заведующий архивом рассматривает вопрос о принятии дел на собраниях. Производится опись кол-ва принятых дел и дел постоянного хранения, составляется в 4 экземплярах. Один экземпляр высылается должностному лицу, сдавшему дело, а остальные – остаются в архиве предприятия.

       Документы, подлежащие к гос.  хранению остаются в архиве  в течении установленного срока,  а затем передаются в гос.  архив.