Основные требования к оформлению управленческих(организационно-распорядительных)документов

в связи с ____________________________________________________________

Причина перевода

______________________ Подпись работника

___________________ Расшифровка подписи

 

 

Такое заявление может быть написано на общем бланке или на стандартном листе бумаги формата А5. В адресате заявления переводе на другую должность заявитель указывает занимаемую должность. 

 

Заявление о предоставлении отпуска на крупных предприятиях оформляется на трафаретном бланке, выполненном типографским способом.  

 

Такие виды заявлений, как заявление предоставлении учебного отпуска, отпуска по беременности и родам и т.п., должны содержать в тексте указание на наличие необходимых документов (больничного листа, справки с места учебы и т.п.), без которых решение вопроса о предоставлении отпуска невозможно. В этих случаях соответствующие документы представляются на рассмотрение вместе с заявлением. Рассмотрение вопроса о предоставлении очередного отпуска производится с учетом графика отпусков. 

 

Приказами по личному составу оформляется прием на работу, перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений, применение мер воздействия к нарушителям дисциплины. На крупных предприятиях эти же правоотношения иногда регулируются приемными, увольнительными, переводными и отпускными записками. Встречается и смешанная форма, когда прием, перемещение и увольнение руководящего состава и инженерно-технического персонала оформляются приказам, а рабочих массовых профессий – записками. 

 

Оформляют приказы по личному составу на общих бланках. В заголовке к тексту такого приказа пишут: «О приеме на работу», «О переводе на другую работу», «Об увольнении», «О предоставлении отпуска», «О поощрении», «О нарушении», «О наложении административного взыскания» и т.д. 

 

В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим действие: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ, ОСВОБОДИТЬ и т.п. Эти глаголы печатают прописными буквами от о-го положения табулятора. От 1-го положения табулятора начинают печатать содержание текста распорядительной части. Фамилию печатают полностью прописными буквами, а имя и отчество – строчными, затем указывают должность, структурное подразделение, содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ. Кроме того, в пункте приказа о назначении на должность указывают, на какую должность, с кокой даты и с каким окладом принимается сотрудник. В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество предоставляемых рабочих дней и даты начала и окончания отпуска. 

 

Трудовая деятельность граждан фиксируется в трудовых книжках, в которые заносятся общие сведения о работнике, сведения о работе с начала трудовой деятельности, поощрениях и награждениях.

Одним из основных документов по учету личного состава в учреждении является личная карточка рабочих и служащих. Форма карточки типовая (форма Т2). Все записи в карточке должны быть документально обоснованы. На основании паспорта указываются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, национальность, номер, серия и срок действия паспорта, кем и когда он выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника указываются на основании записей в трудовой книжке. 

 

В обязательном порядке проставляются дата заполнения карточки и подпись лица, на которое она заведена. При увольнении работника в карточке проставляются дата и номер приказа и указываются причины увольнения. Эти сведения должны заполняться с особой тщательностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа.  

 

Заполняются личные карточки от руки или машинописным способом. Графы, в которых возможно частое внесение изменений, заполняют карандашом.  

 

По краям личной карточки предусмотрена зона для кодирования содержащейся в ней информации о работнике, что дает возможность оперативного поиска нужной карточки с помощью соответствующих технических средств.  

 

Характеристика – это официальный документ, который выдает администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств. 

 

Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А4. Она имеет следующие реквизиты: название вида документа (характеристика); указание должности лица, которому выдается характеристика; наименование организации, выдающей характеристику; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст; подписи; печать. 

 

В тексте характеристики можно выделить логически взаимосвязанные составные части. Первая – это анкетные данные, следующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученую степень и звание (если они имеются), год рождения, образование сотрудника. В некоторых видах характеристик эти данные располагают от 4-го расположения табулятора, столбиками, через один межстрочный интервал. Однако если это требование специально не оговорено в инструкции по ведению делопроизводства учреждения, первая часть может быть оформлена как обычный текст, т.е. начинаться от 1-го положения табулятора и через 1,5 межстрочного интервала.  

 

Вторая часть текста характеристики – данные о трудовой деятельности (сведения о специальности, продолжительности работы на данном предприятии или в организации, продвижении по службе, уровне профессионального мастерства и т.п.). 

 

Третья часть – собственно характеристика, т.е. оценка морально-психологических и деловых качеств сотрудника: его отношения к работе, повышения профессионального уровня, поведения в быту. 

 

Четвертая, заключительная, часть содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики.  

 

Текст характеристики излагается от третьего лица. 

 

Подписывает характеристику, как правило, руководитель учреждения. 

 

Автобиография – документ, который автор составляет самостоятельно. Типового формуляра для автобиографии не существует, и составляется она в произвольной форме. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги формата А4 либо на специальном бланке (при поступлении на работу и учебу). Форма изложения – повествовательная, от первого лица. Все сведения в хронологическом порядке и так, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественно-политической деятельности данного человека. 

 

Основные реквизиты в автобиографии: название документа (автобиография); имя, отчество, фамилия автора; число, месяц и год рождения, место рождения; сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы); образование и специальность по образованию; вид трудовой деятельности; последнее место работы и должность; награды и поощрения; участие в общественной работе; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дата; личная подпись. 

 

Контракт – это один из документов, отражающих условия трудовых взаимоотношений сотрудника с администрацией. Контрактная форма оплаты труда широко применяется в цивилизованных странах уже не одно десятилетие и даже столетие. Для государств СНГ, в частности для России, контракт – явление новое, возникшее с развитием рыночных отношений. Контрактная форма оплаты труда еще только прокладывает себе дорогу в нашем народном хозяйстве, причем в негосударственных структурах (кооперативах, товариществах, акционерных предприятиях и т.п.) с большим успехом, нежели на государственных предприятиях.  

 

По сравнению с действующей в нашей экономике тарифной системой оплаты труда в ее повременной и сдельной формах контрактная система имеет два несомненных преимущества. Во-первых, труд работников можно оплачивать в значительно большем размере, чем это предписано окладами, тарифными ставками и расценками в рамках существующей государственной системы оплаты, и реализовывать на практике рыночный принцип: за хорошую работу – большие деньги, за плохую работу – никаких денег. Во-вторых, контрактная система позволяет легко и просто избавиться от нерадивого работника путем расторжения контракта, не вступая при этом в противоречие с Кодексом законов о труде и не согласовывая это увольнение с профсоюзом. Эти преимущества делают контрактную систему чрезвычайно привлекательной для тех предприятий, где действительно желают добиться резкого повышения эффективности производства.  

 

Контрактная форма оплаты труда – это веление времени, она должна повсеместно прийти на смену существующей тарифной системе. В нашей стране контрактная система была рекомендована к вводу в 1991 г., в первую очередь для того, чтобы затормозить утечку высококвалифицированных, талантливых специалистов за пределы страны. Контракт (соглашение, договор) с этой категорией работников возник как средство установления более высокой по сравнению с определенной законодательством оплаты труда и создания других, более выгодных условий работы в пределах оговоренного контрактом срока.  

 

Все документы по личному составу (заявления, копии документов об образовании, копии приказов по конкретному работнику) группируются в личные дела, которые, как и личные карточки, хранятся в учреждениях до достижения человеком 75-летнего возраста, что обеспечивает возможность наведения справок. 

 

Задания

 

 

1.     Напишите приказ генерального директора закрытого акционерного общества «Д и О» о приеме вас на работу бухгалтером.

2.     Составьте приказ об освобождении вас от работы в фирме «Орбита» в связи с переездом на новое местожительство.

3.     Составьте приказы: а) о приеме на работу бухгалтером Ивановой И.П.; б) об увольнении переводом в другую организацию. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.

4.     Составьте характеристику-рекомендацию на работника вашего предприятия для поступления его в аспирантуру Новосибирского института народного хозяйства.

5.     Напишите заявление о приеме вас на работу экономистом в государственное предприятие по связи и информатике «Россвязьинформ».

6.     Напишите заявление о предоставлении вам административного отпуска по семейным обстоятельствам. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

7.     Напишите автобиографию, необходимую для оформления документов при поступлении на работу.

8.     Оформите запись в трудовой книжке об увольнении вас: а) по собственному желанию; б) в связи с ликвидацией предприятия; в) в связи с несоответствие выполняемой работы предъявляемым требованиям вследствие недостаточной квалификации.

9.     Составьте приказ о переводе на работу внутри организации.

10.            Составьте приказ об увольнении работника в связи с ликвидацией предприятия. 

 

Контрольные вопросы:

 

 

1.     Что включает в себя распорядительная деятельность управления?

2.     Заявление, его оформление и состав реквизитов.

3.     Приказы, их особенности оформления и состав реквизитов.

4.     Укажите на особенности оформления и состав реквизитов личной карточки, характеристики, автобиографии и контракта. 

 

 

 

 

ГЛАВА 7.ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ  ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН

 

 

В соответствии с Конституцией РФ все граждане Российской Федерации имеют право направлять личные и коллективные обращения в государственные органы и должностным лицам, которые в пределах своей компетенции обязаны рассмотреть эти обращения, принять по ним решения и дать мотивированный ответ в установленный срок. 

 

Существуют три основных вида обращения: предложение, заявление, жалоба. 

 

Предложение – вид обращения, цель которого, во-первых, обратить внимание на необходимость совершенствования работы тех или иных государственных органов, предприятий, учреждений или общественных организаций, а во-вторых, рекомендовать конкретные пути и способы решения поставленных задач. 

 

Заявление – вид обращения, направленный на реализацию предоставленных законом субъективных прав и интересов граждан. Выражая просьбу личного или общественного характера, заявление может сигнализировать и об определенных недостатках в деятельности государственных органов и об определенных недостатках в деятельности государственных органов, предприятий, учреждений, общественных организаций. В отличие от предложения в нем не раскрываются пути и не предлагаются способы решения поставленных задач. 

 

Жалоба – вид обращения, в котором идет речь о нарушении субъективных прав и охраняемых законом интересов граждан. Как правило, в жалобе содержатся не только информация о нарушении субъективных прав и просьба об их восстановлении, но и  критика в адрес государственных или общественных органов, предприятий, учреждений, организаций, должностных лиц и отдельных граждан, в результате необоснованных действий которых либо необоснованного отказа в совершении предусмотренных законом действий произошло, по мнению заявителя, нарушение его субъективных прав. 

 

В многих случаях предложения, заявления, жалобы выступают в чистом виде, т.е. в самом их содержании имеются признаки обращения только одного определенного вида. Так, например, заявление о назначении пенсии является заявлением в чистом виде, жалоба на грубость работника отдела писем администрации области также является жалобой в чистом виде и т.п. Однако часто встречаются обращения, носящие смешанный характер. Так, в одном обращении может быть заявление об освобождении от налога и жалоба на неправильные действия работника финансового органа и т.д. 

 

Работа с обращениями граждан ведется на основании типового положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях и в организациях и законов краев, областей.