Организация документооборота на предприятии

2. В результате анализа системы  документационного обеспечения управления ЗАО «МИЦ» были выявлены некоторые недостатки, которые определили основные направления совершенствования делопроизводства. Было выявлено отсутствие положения об экспертной комиссии.

В связи с тем, что в ЗАО «МИЦ» создана комиссия по проведению экспертизы ценности документов, необходимо разработать положение, которое бы регламентировало ее деятельность.

Цель проведения экспертизы — освободить структурные подразделения предприятия от малоценных документов, содержащих повторяющуюся или поглощенную информацию. В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

• обработка документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;
• отбор на временное хранение документов, не представляющих научно исторической ценности, но сохраняющее практическое значение;
• выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;
• установление или изменение сроков хранения документов. Документы оцениваются на основании принципов историзма, системности целостности. Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности.

3. Отсутствие  электронной подписи при пересылке  документов так же является  негативным аспектов в документообороте предприятия, которое нуждается в совершенствовании.

4. Анализируя систему электронного  документооборота был сделан  вывод о том, что предприятию  необходимо комплексно подходить  к проблеме автоматизации деятельности с учетом многопрофильности и объединенности нескольких групп компаний под единым брендом.

3.2 Рекомендации повышения эффективности документооборота компании

          Для повышения эффективности документооборота компании и устранения выявленных недостатков нами разработаны следующие мероприятия:

1. Устранение недостатков в существующем  порядке организации делопроизводства ЗАО «МИЦ».

Указанные недостатки в документообороте могут быть устранены путем полной автоматизации документирования деятельности предприятия. При этом можно внедрить "1С: Система электронного документооборота "Управление делами", что позволит вести раздельно регистрацию документов личного состава и приказов по основной деятельности, при этом у каждого вида документов будет присваиваться своя нумерация. Кроме того, оформление и подготовка документов будет проходить без ошибок и гораздо быстрее.

Функциональные возможности системы "1С: Система электронного документооборота "Управление делами":

• Управление бизнес-процессами предприятия (BPM);
• Внутренний документооборот предприятия;
• Управление отношениями с контрагентами (CRM);
• Прочие возможности.

 

Рис. 6. Меню

Пункт "Приказы".

Документ служит для регистрации приказов предприятия различного вида. Использование категорий документов позволяет удобно организовать работу с разными типами приказов (рис. 7).

В документе реализован механизм подписки, позволяющий оперативно оповещать сотрудников о принятых решениях (рис. 8).

 Рис. 7. Приказы

 

Унифицированная форма № Т-1

Утверждена постановлением Госкомстата РФ

от 5 января 2004 г. № 1

			Код
	Форма по ОКУД		0301001
ЗАО «МИЦ»		по ОКПО
наименование организации

 

		Номер документа	Дата составления
	ПРИКАЗ	26	12.05.2005

(распоряжение) 
о приеме работника на работу

 

	Принять на работу		Дата
		с	13.05.2005
		по	13.05.2006

 

		Табельный номер
Белобров Владимир Николаевич		38
фамилия, имя, отчество
в	Отдел маркетинга
	структурное подразделение
Специалист по маркетинговым исследованиям
должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации
условия приема на работу, характер работы

 

с тарифной ставкой (окладом)		7600	руб.	00	коп.
		цифрами
надбавкой		-	руб.		коп.
		цифрами
с испытанием на срок	Три					месяца (ев)

 

Основание:

Трудовой договор от «

12

»

мая

20

05

г. №

17

 

Руководитель организации	Генеральный Директор				Перунков Г.А.
	должность		личная подпись		расшифровка подписи

 

С приказом (распоряжением) работник ознакомлен		«	13	»	января	20	05	г.
	личная подпись

Встроенные печатные формы, значительно упрощают выпуск бумажных версий документов. При этом уменьшается количество возможных ошибок (рис. 8).

 

 

 

 

 

 

 

Унифицированная форма № Т-6

Утверждена постановлением Госкомстата РФ

от 5 января 2004 г. № 1

			Код
	Форма по ОКУД		0301005
ЗАО «МИЦ»		по ОКПО
наименование организации

 

		Номер документа	Дата составления
	ПРИКАЗ	30	01.06.2005

(распоряжение) 
о предоставлении отпуска работнику

Предоставить отпуск

Табельный номер

Белобров Владимир Николаевич

25

фамилия, имя, отчество

Бухгалтерия

структурное подразделение

Бухгалтер 1 категории

должность (специальность, профессия)

за период работы с

“

31

”

июля

20

04

г. по

“

31

”

мая

20

05

г.

 

А. ежегодный основной оплачиваемый отпуск на

28

календарных дней

 

с

“

01

”

июня

20

05

г. по

“

28

”

июня

20

05

г.

 

и (или)

 

Б.
ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный, без сохранения заработной платы и другие (указать)

 

на

календарных дней

с

“

”

20

г. по

“

”

20

г.

 

В. Всего отпуск на

календарных дней

 

с

“

”

20

г. по

“

”

20

г.

 

Руководитель организации	Генеральный Директор				Перунков Г.А
	должность		личная подпись		расшифровка подписи

 

С приказом (распоряжением) работник ознакомлен		“	31	”	мая	20	05	г.
	личная подпись

 

 

 

 

 

 

                          ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА

                                     работника

 

I. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ

Трудовой договор	номер	20
	дата	01.09.2002

 

1.

Фамилия

Белобров

Имя

Владимир

Отчество

Николаевич

Код

2.

Дата рождения

11.05.1970

день, месяц, год

3.

Место рождения

Город Уфа

по ОКАТО

4.

Гражданство

Россия

по ОКИН

5.

Знание иностранного языка

Английский

Владею свободно

по ОКИН

наименование

степень знания

по ОКИН

6.

Образование

среднее профессиональное

по ОКИН

среднее (полное) общее, начальное профессиональное, среднее профессиональное, высшее профессиональное

Наименование образовательного  учреждения

Документ об образовании, о квалифика-  ции или наличии специальных знаний

Год окончания

ЮУрГУ (УКФ) '15

наименование

серия

номер

2002

Диплом

АБ

123

Квалификация по документу об образовании

Направление или специальность по документу

Экономист по бухгалтерскому учету и аудиту

Код по ОКСО

 

Наименование образовательного  учреждения			Документ об образовании, о квалифика-  ции или наличии специальных знаний							Год окончания
			наименование			серия	номер
Квалификация по документу об образовании			Направление или специальность по документу
								Код по ОКСО
Послевузовское профессиональное образование								Код по ОКИН
					аспирантура, адъюнктура, докторантура
Наименование образовательного,  научного учреждения			Документ об образовании,  номер, дата выдачи							Год окончания
			Направление или специальность по документу
								Код по ОКСО
											Код
7.	Профессия	Менеджер по продажам							по   ОКПДТР
		основная							по   ОКПДТР
		другая