Организация документооборота на предприятии

 

 

Содержание

Введение ..……………………………………….………………………..……….3

1. Организация документооборота на предприятии ....……………..……….4
2. Организация учетного процесса осуществляется централизованным способом..……………………………….………………………………………..10

Заключение .……..……………………………………………………………….22

Задача №1.............………………………………………………………………..23

Задача № 2.……………………………………………………………………….24

Список литературы .……………….…………………………………………….26

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

В настоящее время развитие и совершенствование рыночных отношений обуславливает повышение требований оперативности и качества принимаемых управленческих решений. Основой для выработки таких отношений является бухгалтерская информация, которая представляет данные о финансовом состоянии организации, а также состоянии собственного и заемного имущества.

Документ – это обязательная основа всех отчетов (бухгалтерских, статистических, оперативных и т.д.), осуществляемых на предприятиях любого типа. Независимо от масштаба деятельности конкретного предприятия, поток обрабатываемых на нем документов в любом случае будет достаточно объемным. Таким образом, залогом успешной и эффективной работы предприятий является правильная организация его документооборота. Документооборот на предприятии влияет на экономичность, надежность, и оперативность функционирования целого предприятия. Рационально организованный документооборот на предприятии способствует повышению производительности и эффективности выполняемого сотрудниками предприятия труда, а также сокращению затрат, связанных с деятельностью аппарата управления компании. [5]

Целью работы является изучение организации документооборота на предприятии. Для реализации цели требуется решение ряда задач:

- изучить сущность и  понятие документооборота;

-дать характеристику  основным элементам документооборота;

- определить порядок организации документооборота.

 

 

 

 

1. Организация документооборота на предприятии

 

Важнейшим условием рациональной организации бухгалтерского дела является определение порядка и сроков прохождения отдельных видов первичных учетных документов, а также функций каждого исполнителя по составлению, оформлению и представлению документов в установленные сроки и определенные адреса.

Движение первичных учетных документов и документов других типов, необходимых для организации бухгалтерского учета, от момента составления в данном хозяйствующем субъекте или получения от других сторонних клиентов (юридических и физических лиц), а также проверка, группировка, обобщение вплоть до момента сдачи в архив принято называть документооборотом. [3, с. 86]

Процесс управления документооборотом в организации проходит следующие этапы:

1. Разработка Положения о бухгалтерии;
2. Формирование должностных инструкций для работников бухгалтерии и иных работников организации, имеющих отношение к учету;
3. Составление графика документооборота;
4. Подготовка технологии обработки учетной информации;
5. Разработка номенклатуры дел и порядка текущего хранения документов;
6. Экспертиза документов с точки зрения их ценности и подготовка дел к длительному хранению.

Существуют три уровня документов в бухгалтерском учёте, такие как:

• Первичные учетные документы, на основании которых ведется бухгалтерский учет, служат документы, фиксирующие факты совершения хозяйственной операции.
• Регистры бухгалтерского учета – предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к счету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.
• Бухгалтерская отчетность – представляет собой единую систему данных об имущественном и финансовом положении организации и о результатах ее хозяйственной деятельности, составляемую на основе данных бухгалтерского учета по установленным формам.

На каждом уровне документы не однородны. Масштабы учетных работ в организации на всех стадиях обработки документов зависят от объема документооборота: количества документов, поступивших в организацию и созданных ею за период.

Процесс обработки учетной информации при различном сочетании регистров аналитического и синтетического учета, их взаимосвязь и последовательность записи в них предопределяют форму бухгалтерского учета. [4, с. 26-27]

В бухгалтерском учете ко всем документам предъявляются основные требования:

• Своевременность;
• Полнота заполнения;
• Качественное заполнение документа;
• Точность оформления содержания операции.

Любой документ имеет основные и дополнительные реквизиты или показатели, такие как:

• Название предприятия, от имени которых составлен документ;
• Название документа;
• Код документа, дата и место составления;
• Содержание хозяйственной операции и ее измерители в натуральном  и стоимостном выражении;
• Должности, фамилии, подписи лиц, ответственных за разрешение и осуществление хозяйственной операции и составление первичного документа.

Дополнительные реквизиты дополняют основную информацию об объекте учета и о характере операции. [4, с. 25]

 Существует несколько признаков классификации первичных учетных документов, используемых для надлежащей организации бухгалтерского учета. Наиболее распространены группировки документов в зависимости от их назначения, объема обобщения в них фактов хозяйственной деятельности, способа составления и другие.

1. По назначению документы принято классифицировать на :

1. Распорядительные

Документы, предусматривающие поручения (распоряжения) совершить определенную хозяйственную операцию. Такие документы в первую очередь определяют изменения в размерах активов (денежные средства, материально-производственные запасы). Примерами распорядительных документов являются доверенность, расходный кассовый ордер, платежное поручение, приказ (распоряжение) о приеме на работу и другие.

2. Оправдательные (исполнительные)

Данным видом документов оформляют исполнение поручения и удостоверение о совершении факта хозяйственной деятельности. Их составляют в момент совершения хозяйственной операции или сразу после ее завершения и свидетельствуют о ее выполнении. Примерами таких документов могут послужить приходные ордера, накладные, акты и так далее.

3. Документы бухгалтерского оформления (бухгалтерские справки)

Третий вид документов составляют в основном работники бухгалтерской службы, используя для этого распорядительные и оправдательные (исполнительные) документы для систематизации, обеспечения и ускорения учетных записей на счетах бухгалтерского учета. К таким документам относятся ведомости начисления и распределения сумм амортизации, расчет резервов на оплату отпусков и другие.

2. Исходя из объёма содержащейся в документах информации делят на:

1. Первичные

Документы, оформляемые в момент совершения факта хозяйственной деятельности и потому представляющие собой первое свидетельство его существования.

2. Вторичные (сводные)

Документы, составляющиеся на основе первичных документов, содержащих информацию об уже совершенных фактах хозяйственной деятельности, как правило, однородных по содержанию. Подобные документы иногда называют документами последующего оформления.

3. По месту их составления можно классифицировать на:

1. Внутренние

К данному виду относятся первичные учетные документы, составляемые в пределах хозяйствующего субъекта. По количеству они составляют подавляющее большинство. Это и кассовые документы, документы по отпуску материально – производственных запасов в производство, документы (акты) по вводу в эксплуатацию объектов основных средств, по оплате труда и так далее.

2. Внешние

Таковыми являются документы, составленные в сторонних организация и поступившие в хозяйствующий субъект в подтверждение факта предпринимательской деятельности между юридическими лицами. По количеству составляя меньшинство, по содержанию они оказывают существенное влияние на изменение состава активов хозяйствующего субъекта. Примером могут послужить расчетные документы поставщиков и подрядчиков (платежные поручения, платежные требования-поручения, векселя и другие), документы по взаимоотношениям с кредитными организациями (выписки из расчетных и валютных счетов с приложенными документами, подтверждающими списание со счетов или зачисление на счета денежных средств.)

4. По признаку количества зарегистрированных фактов хозяйственной деятельности первичные документы делятся на:

1. Однопозиционные

Относят приходные ордера и лимитно-заборные карты по одному номенклатурному номеру материалов, наряды на выполнение конкретной производственной операции и так далее.

2. Многопозиционные

Такими документами считаются приходные ордера и лимитно-заборные карты, в которых фиксируется поступление материалов нескольких видов (номенклатурных номеров). [3, с. 79-87]

Документооборот регламентируется графиком (табл. 1.1).  График документооборота – важнейший организационный регламент, обеспечивающий создание стройной системы бухгалтерского учета в организации. График документооборота представляет собой средство обслуживания рабочего места и обеспечения качества работы бухгалтерии, а также финансовой деятельности путем определения лиц, ответственных за составление и использование документов по целевому назначению, их обработке.

График документооборота разрабатывает главный бухгалтер и утверждает руководитель организации, после чего его доводят до всех структурных подразделений и исполнителей, связанных с составлением тех или иных документов. [2, с. 176-178]

Документооборот призван обеспечить нормальный ритм деятельности хозяйствующего субъекта, получение своевременной и достоверной информации для управления и принятия решений (особенно в случаях появления отклонений от заданных параметров деятельности), удовлетворения потребностей внутренних и внешних пользователей информации, прежде всего в части финансового состояния хозяйствующего субъекта и финансовых результатов за отчетный период. Следовательно, порядок представления документов в установленные сроки и адреса имеет первостепенное значение.

Таблица 1.1 – Примерный график документооборота в организации

Систематизация (текущий учет)	Срок	13-00               13-00
	Кто осущес-твляет	Ст. бухгал-тера Петрова И. А.         Ст. бухгал-тера Саврасова Г. Г.
Обработка	Срок	11-00               11-00
	Кто осущес-твляет	Бухгал-тер Иванова А. И.(на компю-тере)     Бухгал-тер Райкова Л. В. (на компью-тере)
Проверка оформления	Срок	10 час. 30 мин.           10 час. 30 мин.
	Кто осущес-твляет	Бухгал-тер Иванова А. И.           Бухгал-тер Райкова Л. В.
Порядок представ-ления		Сгруп-пирован-ные по номен-клатур-ным номерам       При реестре ф. М-18
Кому пред-став-ляет		Произ-водствен-ной группе  бухгал-терии (бухгал-теру Ивановой А. И.)   Мате-риальной группе бухгал-терии (бухгал-теру Райковой Л. В.)
Когда пред-став-ляет		Ежед-невно в 10.00         Ежед-невно в 10.00
Кто пред-ставляет		Цех, отдел         Зав. складом  Волошин Н. Н.
Наиме-нование докумен-та		Требова-ние-каеладная       Первый экземпляр         Второй экземпляр