Организация документооборота на предприятии

2-я страница формы № Т-2

 

8.

Стаж работы (по состоянию на

“

31

”

мая

20

05

г. ):

Общий

-

дней

8

месяцев

2

лет

Непрерывный

-

дней

8

месяцев

2

лет

Дающий право на надбавку за выслугу лет

дней

месяцев

лет

дней

месяцев

лет

 

9.

Состояние в браке

Не женат

Код по ОКИН

 

10. Состав семьи:

 

Степень родства   (ближайшие родственники)	Фамилия, имя, отчество	Год рождения
1	2	3
отец	Белобров Николай Викторович	1931
мать	Белоброва Анастасия Васильевна	1931
брат	Белобров Виктор Николаевич	1960

 

11.

Паспорт:

№

18 01 352165

Дата выдачи

“

25

”

мая

1999

г.

Выдан

Отделением УФМС России по Челябинской области в Ашинском районе

наименование органа, выдавшего паспорт

 

 

Дата регистрации по месту жительства		“	30	”	мая		1999	г.
Номер телефона	838-54-69

 

                    II. СВЕДЕНИЯ О ВОИНСКОМ УЧЕТЕ

 

						6.	Наименование военного
1.	Категория запаса					комиссариата по месту жительства
2.	Воинское звание
3.	Состав (профиль)					7.	Состоит на воинском учете:
4.	Полное кодовое обозначение ВУС						а) общем (номер команды, партии)
5.	Категория годности к военной службе						б) специальном
						8.
							отметка о снятии с воинского учета

 

Работник кадровой службы	инспектор				Караваева О.П.
	должность		личная подпись		расшифровка подписи

 

Работник
	личная подпись

 

“

17

”

августа

20

05

г.

 

 

 ОСНОВАНИЕ ПРЕКРАЩЕНИЯ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА (УВОЛЬНЕНИЯ)

 

Дата увольнения

“

”

20

г.

 

Приказ (распоряжение) №

от

“

”

20

г.

 

Работник кадровой службы		Инспектор					Караваева О.П.
		должность			личная подпись		расшифровка подписи
Работник
	личная подпись

 

Рис. 10. Меню

Для организации и проведения экспертизы ценности документов, их отбора и подготовке на государственное хранения, включая управленческую, научно-техническую, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности организации, в каждой организации должна быть экспертная комиссия.

В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения:

1. постоянного хранения в государственных архивах;
2. временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);
3. временного хранения (до 10 лет) подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения;
4. подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

Основным документом, регламентирующим деятельность комиссии по проведению экспертизы ценности документов, является Положение о постоянно действующей экспертной комиссии.

При разработке положения следует учитывать рекомендации действующего законодательства. В структуру этого важного документа должны входить следующие пункты:

• общие положения. Здесь приводится описание состава экспертной комиссии, указывается кто руководитель комиссии; определяются основные нормативные акты, которыми должна руководствоваться в своей деятельности комиссия;
• основные задачи экспертной комиссии;
• основные функции;
• права экспертной комиссии;
• организация работы экспертной комиссии. Здесь фиксируются взаимодействия в рамках совместной работы комиссии и структурных подразделений.

Положение о комиссии по проведению экспертизы должен составлять квалифицированный специалист в области делопроизводства, утверждаться Генеральным директором ЗАО «МИЦ».

В процессе экспертизы ценности документов должны решатся две основные задачи:

• во-первых, отбираться для постоянного хранения ценные документы, а также документы длительных сроков хранения (свыше десяти лет имеющие долговременное практическое значение;
• во-вторых, выявляются к уничтожению документы с истекшими сроками хранения, а также малоценные материалы (черновики, дублеты, отклоненные варианты), утратившие практическое и справочное значение.

3. Внедрить электронную  подпись при пересылке документов вне организации.

Безопасность информации обеспечивается путем организации допуска к ней, защиты ее от перехвата, искажения и введения ложной информации. Можно выделить несколько основных задач, решение которых в информационных системах и телекоммуникационных сетях обеспечивает защиту информации.

Это:

• организация доступа к информации только допущенных к ней лиц;
• подтверждение истинности информации;
• защита от перехвата информации при передаче ее по каналам связи;
• защита от искажений и ввода ложной информации.

 

Таким образом, в организованной информационной конфиденциальной сети каждый абонент должен знать и хранить в тайне свой уникальный закрытый ключ и список открытых ключей тех абонентов, с которыми он должен поддерживать информационную связь.

4. Совершенствование  автоматизации системы электронного  документооборота.

Как уже говорилось ранее, предприятию необходимо использовать программу "1С: Система электронного документооборота "Управление делами" на базе "1С: Предприятие".

Управление организацией основано на следующих процессах:

• получение информации и ее обработка;
• анализ, подготовка и принятие решений;
• выполнение решений;
• учет и контроль принятых решений.

Деятельность служб делопроизводства направлена на организационное и документационно - информационное обеспечение указанных процессов.

Делопроизводственные функции формализованы и закреплены соответствующими государственными и отраслевыми стандартами и нормативными документами, что создает основу их автоматизации с использованием информационных компьютерных технологий. Реализация этой задачи позволяет повысить эффективность делопроизводственной деятельности и как следствие, - управления организацией.

Автоматизация делопроизводства преследует достижение следующих целей в области работы с документами:

• регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;
• регистрация всей исходящей корреспонденции и ее внутренних документов;
• списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
• осуществление контроля за исполнением поручений;
• поиск документов.

Что же касается эффективности, то автоматизация делопроизводства преследует следующие цели:

• создание для исполнителей необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;
• исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;
• повышение оперативности и качества работы документами;
• упорядочение документооборота.

В области контроля над исполнительской дисциплиной:

• обеспечение контроля исполнения;
• обеспечения автоматизированного контроля прохождения документов в подразделениях организации с момента их получения до завершения исполнения;
• обеспечения автоматизированного упреждающего контроля своевременного исполнения документов, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа.

В области организации доступа к информации:

• обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, а также всех поступающих документов с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу;
• обеспечение оперативного поиска документов.

Очевидно, что полнофункциональная система, такая как "Управление делами" умеет не только организовывать сложные маршруты движения документов , но и контролировать их исполнение.

 

Заключение.

 

Обобщая проведенный анализ можно сделать ряд обобщающих выводов.

В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы организационно-правового регулирования документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер. Приоритетными следует сегодня признать документоведческие, правовые, экономические, организационные, кадровые и другие аспекты.

В любой организации существует документооборот. Документация бывает различных типов (систем), основными можно назвать такие типы, как: организационно-правовая документация, распорядительная, информационно-справочная, плановые документы, отчетная документация, договорная документация.

Документооборот предприятия или учреждения, как известно, не должен быть стихийным или произвольным. Для его правильной организации требуется тщательный анализ как документальной, так и управленческой деятельности предприятия.В конечном итоге происходит значительная экономия рабочего времени и материальных ресурсов.

Движение документов на предприятии предопределено его управленческим процессом.

Анализ документооборота позволит определить тип делопроизводства, проанализировать распределение обязанностей между руководителями, четко очертить их права и компетенцию, изучить взаимосвязь разных уровней управления и производства.