Организация документооборота на предприятии

Каждый тип документов, в свою очередь, состоит из нескольких видов.

1. Документы  по инвестиционной (производственной) деятельности:

• инвестиционные соглашения, контракты и договоры (включая предварительные), приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;
• договоры о долевом участии в строительстве объектов недвижимости (включая предварительные), приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;
• договоры уступки прав и (или) перевода долга (включая предварительные) по инвестиционным соглашениям, контрактам и договорам, по договорам о долевом участии в строительстве объектов недвижимости, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;
• договоры купли-продажи объектов недвижимости (включая предварительные), приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;
• агентские договоры, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним, агенты отчета;
• договоры по рекламе и маркетингу, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;
• иные договоры по инвестиционной (производственной) деятельности, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;
• соглашения о зачете встречных требований по вышеперечисленным договорам;
• стратегии реализации инвестиционных проектов;
• бизнес-планы, технико-экономические обоснования, заключения, справки;
• планы продаж и рекламных мероприятий;
• положения, инструкции, регламенты, а также письма и служебные записки по вопросам инвестиционной (производственной) деятельности.

2. Документы по строительству:

• договоры аренды земли (под строительство и реконструкцию объектов недвижимости), приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;
• договоры строительного подряда, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;
• иные договоры по строительству, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;
• документы унифицированных форм № КС-2, № КС-3 (акты приемки выполненных работ, справки о стоимости выполненных работ и затратах);
• исходно-разрешительная и проектно-сметная документация;
• положения, инструкции, регламенты, а также письма и служебные записки по вопросам строительства.

3. Документы по финансовой и внешнеэкономической деятельности:

• договоры об участии в целевом финансировании, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;
• кредитные договоры, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;
• договоры залога по финансовым обязательствам, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;
• договоры поручительства по финансовым обязательствам, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;
• договоры о предоставлении банковских гарантий, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;
• договоры займа, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;
• договоры купли-продажи векселей, других ценных бумаг и акты к ним, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;
• акты предъявления векселей для погашения;
• договоры об открытии счетов, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;
• иные договоры по финансовой и внешнеэкономической деятельности, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;
• финансовые обоснования по проектам и по себестоимости проектов;
• положения, инструкции, регламенты, а также письма и служебные записки по вопросам финансовой и внешнеэкономической деятельности.

4. Документы по вопросам кадровой политики:

• договоры по кадровой деятельности, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;
• договоры по повышению квалификации работников, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;
• приказы по кадрам;
• должностные инструкции, положения о структурных подразделениях;
• положения, инструкции, регламенты, а также письма и служебные записки по вопросам кадровой деятельности.

5. Документы по общим вопросам:

• договоры о допуске работников к информации, отнесенной к коммерческой и служебной тайне, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;
• договоры о соблюдении противопожарной безопасности, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;
• договоры по материально-техническому обеспечению (хозяйственной деятельности), приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;
• договоры аренды зданий, помещений и имущества (в том числе транспортных средств), приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;
• положения, инструкции, регламенты, а также письма и служебные записки по общим вопросам (вопросам безопасности и материально-технического обеспечения).

6. Документы  по корпоративной и административной  деятельности:

• договоры купли-продажи акций, долей в уставном капитале Общества и других юридических лиц, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;
• реестр владельцев ценных бумаг (журнал учета входящих документов, журнал лицевых счетов, регистрационный журнал);
• протоколы заседаний общего собрания акционеров, совета директоров, попечительского совета;
• решения, принимаемые Обществом в качестве единственного участника дочерних обществ;
• приказы генерального директора по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам;
• распоряжения генерального директора по основной деятельности;
• протоколы совещаний, проводимых генеральным директором;
• договоры по информационному обслуживанию (базам данных), автоматизации и программному обеспечению, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;
• положения, инструкции, регламенты, а также письма и служебные записки по вопросам корпоративной и административной деятельности.

 

2.2 Этапы документооборота компании

Документооборот предприятия можно разделить на следующие этапы:

• Регистрация и учет поступающих в организацию документов
• Подготовка и регистрация отправляемых документов
• Прохождение внутренних документов
• Учет объема документооборота
• Контроль за исполнением документов

I. Регистрация и учет поступающих в организацию документов

Доставка документов в ЗАО «МИЦ» осуществляется, как правило, средствами почтовой связи и по электронным каналам, а также нарочным.

С помощью почтовой связи в ЗАО «МИЦ» доставляется письменная корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электронной связи поступают факсограммы, телефонограммы, электронные документы.

Письма, поступающие в ЗАО «МИЦ» на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение в административном управлении, регистрацию, рассмотрение генеральным директором и доставляются ответственным лицам. Прием, обработка и распределение поступающих писем осуществляются в административном управлении.

Конверты с письмами, адресованными генеральному директору, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения, вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки писем. Ошибочно доставленные письма пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.

Конверты с корреспонденцией, поступившей в адрес конкретного работника с пометкой «лично», передаются работнику без вскрытия. Конверты с обращениями граждан сохраняются всегда.

Все поступившие документы проходят стадию предварительной обработки. Обработка документов должна проводиться в течение суток с момента поступления в организацию. При поступлении в организацию срочной корреспонденции допускается передавать ее руководителю, минуя этапы предварительной обработки.

 Документы, адресованные  конкретным должностным лицам, как правило, после регистрации передаются им.

Полученное письмо регистрируется в журнале регистрации поступающих писем с указанием следующих сведений: корреспондент, номер и дата письма, входящий номер и дата поступления, краткое содержание, исполнитель.

На полученном письме, в правой нижней части лицевой стороны первой страницы, проставляется регистрационный штамп установленной формы.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются в журнале регистрации поступающих писем, а затем передаются на рассмотрение генеральному директору и исполнение.

Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем, регистрируется в журнале регистрации поступающих писем и оперативно передается генеральному директору или иному должностному лицу, которому она адресована.

При поступлении в компанию договора/соглашения/контракта (приложения, дополнительного соглашения или акта к любому из вышеперечисленных документов) на бумажном носителе действует следующий порядок:

Договоры могут поступать в ЗАО «МИЦ» как с сопроводительными письмами (в виде приложений к ним), так и без сопроводительных писем, (например, от работников Общества и/или контрагентов).

Договоры, поступающие без сопроводительных писем, передаются в управление документооборота, где учитываются с использованием автоматизированной системы согласования документов. Отдельно ведутся базы данных: по юридическим и физическим лицам, по группам, типам и видам документов.

Все поступающие в ЗАО «МИЦ» документы (независимо от их вида), передаются на рассмотрение генеральному директору централизованно – работниками административного управления.

Перед представлением на рассмотрение генеральному директору документы должны быть отсортированы по видам и разложены по соответствующим папкам.

Рассмотренные генеральным директором документы возвращаются в административное управление. Письма передаются на исполнение - подлинники писем хранятся в административном управлении, а исполнителям передаются копии под роспись на обороте первой страницы подлинника письма.

При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

• ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и ответственное должностное лицо;
• подлежащие передаче документы регистрируются в журнале регистрации отправляемых факсов;
• подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;
• поступившие факсограммы регистрируются в журнале регистрации поступающих писем, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;
• поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель.

Документы в электронном виде, поступающие в ЗАО «МИЦ», проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение генеральным директором и доставляются исполнителям.

Прием и регистрация документов в электронном виде в журнале регистрации поступающих писем, поступивших на электронный адрес ЗАО «МИЦ», осуществляется административным управлением.

II. Подготовка и регистрация отправляемых документов

Исходящие документы создаются в организации и предназначены для отправки другим организациям или частным лицам. Основные этапы обработки исходящих (отправляемых) документов довольно просты:

• составление проекта документа;
• согласование проекта;
• проверка правильности оформления документа, печать;
• подписание (согласование, утверждение, простановка оттиска печати);
• регистрация;
• тиражирование;
• отправка первого экземпляра документа адресату;
• подшивка второго экземпляра в дело.

Составленный проект документа передают на подпись руководителю учреждения или структурного подразделения. До передачи на подпись исполнитель проверяет правильность содержания, составления и оформления документа, наличие виз и приложений, а также материалов, на основании которых он готовился. Эти материалы передают руководителю вместе с проектом документа или же они находятся у исполнителя и передаются руководителю по его требованию.

После подписания руководителем документа, отправляемого организацией, на первом листе документа, который оформляется на бланке, ставится дата отправления и регистрационный номер.

Документы, отправляемые ЗАО «МИЦ», передаются почтовой и электронной связью, а также силами курьерского отдела управления документооборота.

Документы для курьерской доставки передаются в курьерский отдел полностью оформленными, зарегистрированными (по необходимости), с приложением заполненной заявки на доставку

Важный момент в делопроизводственном процессе — текущее хранение и использование в справочно-информационных целях внутренней, поступившей и исходящей документации. Для быстрого поиска документов в организации создаются СЭД, при помощи которых осуществляется контроль за местонахождением документов в организации. Основой для создания таких систем служит номенклатура дел, система документооборота и сложившиеся традиции ведения делопроизводства в конкретной организации. Номенклатура включает в себя перечень всех дел, заведенных в организации для реализации целей управления производством и кадрами. Сроки хранения документов, указанные в номенклатуре, определяются нормативными документами. По истечении сроков текущего хранения документы передаются в архив или подлежат уничтожению.

III. Прохождение внутренних документов

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих, а на этапе исполнения (использования) – входящих документов. Регистрируются внутренние документы после их рассмотрения (подписания) руководством.