Организация документооборота на предприятии

Для достижения своих целей ЗАО «МИЦ» имеет право совершать любые незапрещенные законодательством РФ сделки и другие юридические акты с юридическими и физическими лицами, в том числе осуществлять внешнеэкономическую деятельность.

 

 

 

1.3 Роль документооборота в структуре  управления компанией 

         Согласно основным положениям государственной службы документационного обеспечения управления в состав делопроизводственной службы включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем, секретариат, экспедиция, машинописное бюро, архив.

Служба делопроизводства представлена управлением документационного обеспечения административно-правового департамента ЗАО «МИЦ». В управление документационного обеспечения входят следующие отделы: курьерский отдел, отдел документооборота, отдел архивного хранения документов. Руководит управлением документационного обеспечения Директор.

В обязанности директора управления документационного обеспечения административно-правового департамента входит :

1. Организовывать регистрацию и учет документов (доверенностей, договоров, служебных писем), поступающих в Компанию извне, а также создаваемых в Компании.
2. Контролировать прохождение документов (служебных писем, доверенностей, договоров) в Компании на всех этапах.
3. Еженедельно готовить отчеты о ходе согласования договоров (с разбивкой по конкретным документам и участникам согласования) и предоставлять их Директору административно-правового департамента для последующего доклада Заместителю генерального директора по корпоративной и административной деятельности.
4. Организовывать техническое оформление и подготовку к подписанию Генеральным директором договоров, согласованных в установленном порядке.
5. Организовывать своевременную передачу в административное управление административно-правового департамента документов для представления Генеральному директору на рассмотрение и подписание.
6. Возглавлять работу по ведению баз данных по документообороту.
7. Контролировать своевременность подписания, отправки и получения документов от контрагентов (контрагентам).
8. Руководить работой по ведению архивного дела в Компании.
9. Организовывать работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивать удобный и быстрый их поиск.
10. Участвовать в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов (в составе постоянно действующей экспертной комиссии).
11. Обеспечивать контроль состояния документов, своевременности их восстановления, соблюдения в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.
12. Организовывать выдачу в соответствии с поступающими запросами архивных копий и документов, составление необходимых справок на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготовку данных для составления отчетности о работе архива.

Директору управления документационного обеспечения административно-правового департамента непосредственно подчиняется Начальник отдела документооборота управления документационного обеспечения административно-правового департамента.

Начальник отдела документооборота управления документационного обеспечения административно-правового департамента обязан:

1. Обеспечивать регистрацию и учет документов (доверенностей, договоров, служебных писем), поступающих в Компанию извне, а также создаваемых в Компании.
2. Координировать процесс согласования договоров в электронном и в бумажном виде (включая обработку результатов такого согласования, а также визирование согласованных договоров компетентными должностными лицами предприятия).
3. Обеспечивать техническое оформление и подготовку к подписанию Генеральным директором договоров, согласованных в установленном порядке (распечатывание, скрепление, нумерация страниц).
4. Организовывать своевременную передачу в административное управление административно-правового департамента документов для представления Генеральному директору на рассмотрение и подписание.
5. Обеспечивать ведение баз данных по документообороту.
6. Организовывать работу по обеспечению своевременности подписания, отправки и получения документов от контрагентов (контрагентам).

Менеджер отдела документооборота управления документационного обеспечения административно-правового департамента подчиняется непосредственно Начальнику отдела документооборота управления документационного обеспечения административно-правового департамента.

Менеджер отдела документооборота управления документационного обеспечения административно-правового департамента обязан:

1. Регистрировать и учитывать документы (доверенности, договоры, служебные письма), поступающие в предприятие извне, а также создаваемые на самом предприятии.
2. Участвовать в ведении делопроизводства отдела документооборота управления документационного обеспечения административно-правового департамента.
3. Организовывать согласование договоров в электронном и в бумажном виде (включая визирование согласованных договоров компетентными должностными лицами предприятия).
4. Осуществлять техническое оформление и подготовку к подписанию Генеральным директором договоров, согласованных в установленном порядке (распечатывание, скрепление, нумерация страниц ).
5. Передавать в административное управление административно-правового департамента документы для представления Генеральному директору на рассмотрение и подписание.
6. Вести базы данных по документообороту.
7. Участвовать в работе по обеспечению своевременности подписания, отправки и получения документов от контрагентов (контрагентам).

          8.Составлять описи документов для передачи по назначению.

 

Таким образом, можно сделать вывод, что начав свою деятельность на рынке недвижимости в 1999 году как агентство по продаже недвижимости, сегодня ЗАО «МИЦ» представляет собой группу из шести компаний, объединённых единым брендом.

Глава 2. Организация документооборота в компании ЗАО «МИЦ»

  2.1 Общие положения организации документооборота в компании

           В любой организации существует документооборот. Документация бывает различных типов (систем), основными можно назвать такие типы, как: организационно-правовая документация, распорядительная, информационно-справочная, плановые документы, отчетной документации, договорной документации.

Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения.

Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

Система плановой документации. Общим назначением плановой документации является установление целей и задач деятельности организации, определение необходимых ресурсов и распределение их по целям и задачам.

Плановые документы – это программы, планы, графики. Планироваться может деятельность организации в целом, по отдельным направлениям деятельности и подразделениям.

Система отчетной документации. Документы, входящие в систему отчетной документации, – это документы, с помощью которых реализуется управленческая функция контроля за деятельностью. Система отчетной документации представлена такими видами документов как отчет, справка (отчетного характера). На рисунке 2 представлены основные документы перечисленных выше систем документирования.

 

Рис. 2. Системы документации организации.

Система договорной документации. В процессе осуществления своей деятельности любая организация вступает во взаимоотношения с другими организациями и лицами. Эти взаимоотношения необходимы, прежде всего, для реализации целей и задач организации. Ее взаимоотношения с внешними контрагентами (организациями, лицами) осуществляется с помощью договоров.

Рациональная организация документооборота чрезвычайно важна для каждой организации. При этом необходимо соблюдать следующие принципы:

1. оперативность движения документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами труда и времени;
2. однократность пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя;
3. параллельность выполнения различных операций по обработке документа с целью сокращения времени его пребывания в сфере делопроизводства и повышения оперативности исполнения.

Выделяются следующие группы документов, участвующих в документообороте.

По месту изготовления назначают документы:

• получаемые извне (входящие документы);
• созданные в организации, функционирующие в данной организации (внутренние документы) или отправляемые в другие организации (исходящие документы).

Входящие документы различаются по корреспондентам (авторам документов, от которых они получены):

• от вышестоящих инстанций (руководящие документы, предписания, приказы);
• подведомственных организаций (отчеты, информация о состоянии дел, предложения, просьбы);
• других организаций: клиентов, поставщиков, покупателей (деловая переписка);
• частных лиц (письма, заявления, жалобы).

Эти данные используются при направлении в эти организации ответных документов и при установлении связи с руководством этих организаций по телефону.

Документы, созданные в организации, разделяются:

а) по видам документов:

• организационно-распорядительные;
• информационно-справочные;
• учетно-отчетные и др.;

б) по характеру содержания:

• инициативные (требующие ответа или исполнения);
• присланные / отправляемые для сведения;
• ответные;

в) по направлению движения:

• направляемые руководителю организации;
• направляемые в структурные подразделения;
• направляемые конкретным исполнителям;

г) по сфере функционирования:

• внутренние;
• исходящие.

Внутренние документы разделяются по направлению движения:

• отправляемые в подразделения (филиалы);
• функционирующие внутри организации.

Таким образом, документы организации можно изучать с различных точек зрения и каждый отток будет иметь особенности в движении и обработке. Анализ документооборота можно выразить графически:

 

 

 

 

 

Рис. 3. Документооборот в организации

Документооборот ЗАО «МИЦ» регулируется инструкцией по делопроизводству .Инструкция по делопроизводству в ЗАО «МИЦ» разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации, уставом ЗАО «МИЦ» и иными внутренними нормативными документами ЗАО «МИЦ».Инструкция по делопроизводству устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в ЗАО «МИЦ». Положения инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.  При применении ЗАО «МИЦ» электронного документооборота административно-правовым департаментом (административным управлением, управлением документооборота совместно с управлением информационных технологий) разрабатываются маршруты движения документов.В деятельности ЗАО «МИЦ» образуются следующие группы документов:  организационно-распорядительные документы - локальные нормативные документы Общества, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности Общества, его подразделений и должностных лиц:приказы генерального директора по основной деятельности; приказы генерального директора по административно-хозяйственным вопросам;

распоряжения генерального директора по основной деятельности;

• протоколы совещаний;
• положения, инструкции, правила, регламенты;
• внутренние документы (служебные записки);
• служебные письма (поступающие в ЗАО «МИЦ» и создаваемые в компании);
• договоры (поступающие в ЗАО «МИЦ» и создаваемые в компании).

Каждая из вышеперечисленных групп, исходя из содержания конкретных документов, подразделяется на типы :

• Документы по инвестиционной (производственной) деятельности.
• Документы по строительству.
• Документы по финансовой и внешнеэкономической деятельности.
• Документы по кадровой деятельности.
• Документы по общим вопросам (по вопросам безопасности и материально-технического обеспечения).
• Документы по корпоративной и административной деятельности.