Описание документов и дел в архивах учреждения

      Если  на фотографии сделаны дарственные надписи, то это отмечается в заголовке с указанием лиц, которым они адресованы. например:

      Фотография А, Павловой с дарственной надписью А, А. Бахрушину.

      Основными изобразительными материалами в  фондах личного происхождения являются рисунки, чертежи и тому подобные материалы.

      В заголовках на рисунки, эскизы, чертежи, гравюры кроме характера материалов указывают автора, корреспондента, дают описание изображения, а также отмечают наличие дарственных надписей и других особенностей, например:

      Офорты  с видами городов  Германии с дарственными надписями А, И. Тургеневу студентов Геттингенского университета.

      Гравюры Т. Г. Шевченко «В шинке» и «Ростовщик»  с дарственными надписями В. М. Лазаревскому.

      Медная  доска с гравированным  портретом В.А.Жуковского работы Ф.Веидрсшини с оригинала О. А. Кипренского.

      При неустановленном авторстве документов и дел личного происхождения в заголовке пишут «неустановленный автор», например:

      Письмо  А. С. Пушкина не установленному дицу с обращением Иван Сергеевич,

      При описании не полностью сохранившихся материалов указывают степень их полноты: отрывок, неполный текст, без конца, например:

      К. С. Семенов. «Воспоминания». Отрывок. Письмо Г. С. Петрова Л. К. Игнатьеву, Без конца.

      При определении способа написания или воспроизведения материалов указывают:

      автограф  или черновой автограф;

      авторская машинопись, машинопись с авторской  правкой или авторизованная машинопись (когда только подпись иди дата —

      автографы);

      машинописная  или рукописная, копия;

      фотокопия иди ксерокопия;

      вырезки из журналов, газет и др.

      Например:

      Пьесы В.М.Киршона, Б. А. Лаврентьева и др., поставленные С. Г. Розановым. Машинопись с: его пометками.

      Статьи  о жизни и творчестве Г. К, Никифорова. Журнальные и газетные вырезки.

      Фотография  В.Гюго с дарственной  надписью Е.А. Черкасской.

      Фотокопия,

      6,2,3,, Описание документов и дел досоветского периода

      Состав  и содержание, документов, созданных  в предшествующие исторические эпохи, а также дел, сформированных в делопроизводстве XVI-XVII и XVIO-XJX вв., обладают рядом' специфических черт и особенностей, которые следует учитывать при

      ■ составлении заголовка.

      Необходимо  знать, что при описании используют имеющиеся в архивоведческой и источниковедческой науке- перечни и списки видов и разновидностей документов, которые адекватно отра-

      ¹ жают функциональное назначение, каждого документа, его бытование и юридическую силу. Поэтому при описании документов и

      : дел периода феодализма не допустима механическая модерниза-

      ; ция понятий и терминов, а также применение современных аналогий, отражающих существо рассматриваемых в документах вопросов.

      Особым  своеобразием отличаются документы  XV—XVII вв., так

      ? как. в них отображается самобытный облик: Российского государ-

      ■ ства и особый стиль русского языка. Реорганизация структур гос 
управления, развитие языка и расширение функций государства 
приближает документы этого периода к современным с точки зре 
ния приема их описания. Однако если своеобразие документов

      I XV—XVII вв. делает возможным включение в состав заголовков I отдельных оборотов речи и даже целых фраз, целиком заимствованных из текста или самоназвания документа, то для документов и дел XVIII—XIX вв. такие заимствования, как правило, не допускаются , например:

      Дело  по челобитной детей  боярских С.Данилова и Ф. Преснякова 
на Осташковского воеводу П. Куницина «в нанесенных им обидах и 
притеснениях». 1623 года 23 апреля  15 мая.

      Нельзя  допускать и неоправданную модернизацию состава и содержания документов.

      При описании документов и дел XV—XVII вв. особое внимание уделяется сохранению транскрипции имен и фамилий упоминающихся в них персоналий, название должностей и титулов.

      При описании комплексов документов, состоящих  из одного и ТО1Т> же вида, например — грамот, само слово «грамота» можно опустить при сохранении разновидности этого вида документов, например:

      Меновая купца П. Смолянинова и однодворца И. Курятникова на мельницу в с. Всесвятском Можайской волости, 1665 года.

      Жалованная  Иосифо- Волоколамскому монастырю на владение сенными угодьями в с. Петрищева, 1664 г.

      При описании документов и дел XVIII-XIX ив. надо помнить о соблюдении и следовании тем видим и разновидностям документов, которыми документы сами себя называют, и не прибегать к 

      произвольным  заменам., уточнениям и модернизациям  термине и сложившимся в делопроизводстве того времени, например;

      «доношение», а не «донесение»;

      «наставление», а не «инструкция»;

      «объявление», а не «информация»; '

      «рапорт», а не «служебная записка».

      При описании документов и дел предшествующих и стершее ких эпох с особым вниманием надо подходить к фиксации того или иного должностного или церковного звания историческом' лица, упоминаемого в документах, для того чтобы оно соответ ствовало занимаемому им положению именно в тот период, к которому относится документ, например:

      неправильно: Рапорт генералиссимуса А. В. Суворова в Государ ственную Военную коллегию о прибытии в г. Царицын для преследп вания отрядов Е. И. Пугачева. 1774 г., август.

      правильно: Рапорт генерал-поручика А. В. Суворова.

      Следует избегать вульгаризированных эпитетов и определений* носящих отпечаток исторического или идеологического про тивостояния. В равной степени это относится как к представите лям правящих классов и сословий, так и к их подданным. II последнем случае следует воздержаться от идеологических перекосов, содержащихся в тексте самих документов, поскольку они могут искажать подлинный смысл и значение самих документов, например:

      неправильно: Письмо царского фаворита Потемкина с просьбой

      выдать  ему денег, 1775 г.;

      правильно: Прошение Президента Государственной Военной кол 

      легии Г.А.Потемкина с просьбой увеличить ассигнования на содержание 1-й Прыдунайской армии. 1775 г.;

      неправильно: Сообщение Писарской воеводской канцелярии гене ралу МЛ. Волконскому о кровопролитиях, произведенных злодейской шайкой Емельки Пугачева. 1774 г., 21 июля;

      правильно: Рапорт Писарской воеводской канцелярии московскому генерал-губернатору М. И. Волконскому о боевых действиях по встанческих отрядов Е.И. Пугачева и жертвах среди местного на селения. 1774 г., 21 июля.

      6.3. Архивные описи

      Архивная  опись— это архивный справочник, предназначенный

      для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.

      Архивная  опись выполняет три важнейшие  функции: информационную (раскрывает состав и содержание документов), f ную (обеспечивает учет дел), классификационную (закрепляет систематизацию дел внутри фонда).

      Информационная  функция описи реализуется в процессе описания каждого дела на карточках при составлении такого важного элемента, как заголовок дела, раскрывающего видовой состав документов и содержание единицы хранения. Архивная опись, законченная и правильно оформленная, дает представление о составе и содержании документов фонда, в целом.

      Учетная функция описи состоит в указании количества единиц хранения в фонде. Этим обеспечивается сохранность документов, контроль за изменением объема фонда. Кроме того, наличие порядковых номеров дел способствует и быстрому поиску необходимой исследователям информации.

      Классификационная функция описи закрепляет и отражает наиболее рациональное и логическое расположение дел в фонде. Под классификацией документов и дел в пределах архивного фонда понимается их научная группировка в соответствии с исторически сложившейся структурой фондообразователя или основными направлениями и вопросами его деятельности.

      Архивная  опись состоит из двух частей: собственно описи, т.е. перечня дел (описательных статей) и справочного аппарата к описи. Как правило, архивные описи составляются еще в учреждениях. Но и в государственных архивах описи составляются при усовершенствовании системы научно-справочного аппарата, при переработке неудовлетворительно описанных документов.

      Опись является одним из самых древних архивных справочников: 
самая ранняя русская опись, дошедшая до нас, относится к ХШ в. 
Однако наиболее ценный опыт составления описей, выработки тео 
ретических основ описания относится к XIX в. Единая форма архив 
ной описи сложилась сравнительно поздно, в 1940 1950-х гг.

      6"..?./. Влияние классификации документов и дел в лределах

      архивного фонда на составление архивной описи

      Архивная  опись строится в соответствии с  классификацией дел архивного фонда.

      | Поэтому прежде чем перейти к составлению описи, рассмотрим организацию работы по классификации дел в пределах архивного фонда, которая состоит из двух этапов:

      разработки  схемы классификации дел фонда;

      распределения дел в соответствии со схемой классификации.

      Разработка  схемы классификации дел фондов является важным шагом для практического осуществления научной организации документов государственных архивов. Кроме того, классификационная схема -— это основа структуры описи.

      Схема классификации (организации) дел архивного фонда представляет собой систематизированный список наименова-» иий структурных подразделений учреждения-фондообразовате- 
 

            •