Описание документов и дел в архивах учреждения

      6.2.1.Описание документов и дел в архивах учреждения и государственных архивах

      Описание  начинается в делопроизводстве учреждений и производится непосредственно на обложках дел в начале делопроизводственного года. Оно представляет собой прогностический спи-^: сок тех документов, которые будут сформированы в дела.

      В архивах учреждения и государственных архивах описание производится, если поступили дела, описанные неудовлетворительно или совсем не описанные.

      При обработке значительного комплекса документов описание В архивах производится на карточках, что помогает не только оперативно исправлять неточности, но и облегчает в дальнейшем классификацию дел внутри архивного фонда.

      На  обложках и карточках указываются  одинаковые и в единой последовательности информационные характеристики документов и дел.

      Информационные  характеристики документов и дел. Информационными характеристиками каждого дела являются:

      название  учреждения с указанием: вышестоящего ведомства:

      название  структурной части (функции, отрасли);

      индекс  дела по номенклатуре;

      заголовок дела;

      аннотация;

      крайние даты документов дела;

      количество  листов;

      архивный  шифр.

      Название  учреждения является в то же время и названием фонда. Дается полное наименование учреждения с указанием ведомства, в систему которого оно входит. Обычно, если есть официально принятое сокращенное наименование, оно дается в скобках после полного наименования учреждения.

      Если  название учреждения менялось или дело из одного учреждения передавалось в другое, то на обложке указывается последнее название.

      Название  структурной части помогает быстро и правильно пронести классификацию дел внутри архивного фонда.

      Если  учреждение не имело структуры, то указываются  функции или отрасли деятельности этого учреждения, например «руководство» и т.д.

      Индекс  дела по номенклатуре облегчает систематизацию дел внутри архивного фонда, показывает степень сохранности и пол-поты материалов.

      Заголовок дела является важнейшей характеристикой описания дела, которая раскрывает состав и содержание его документов.

      Аннотация документов — это краткое изложение содержания: документа, а также краткая характеристика наиболее ценных документов, содержание и особенности которых не охватываются заголовками дела.

      Крайние даты определяются по датам заведения и окончания дела в делопроизводстве. Следует учитывать,, что дела могут начинаться или заканчиваться документами входящими, исходящими или внутренними. На каждом документе, как правило, бывает

      несколько дат; составления, подписания, исходящей  или ва'одч щей регистрации,

      В качестве крайних дат для документов входящих приняты да i w входящей регистрации, для исходящих и внутренних — дат!) см ставления иди подписания документов.

      Особое  внимание следует обратить на датировку  декретов и закона планов и отчетов, книг и копий документов.

      Для декретов, законов, указов, постановлений, приказов крайними да'ьч МИ являются даты подписания или утверждения. Если они не датирон; ны. то дата определяется моментом опубликования или вступления ди кумента в силу.

      Для планов, отчетов, смет крайними датами являются даты, на кот рые или за которые они составлены, а не даты составления или подпп сания. Такие даты достаточно указать только в заголовке, не указывай крайних дат.

      Для книг (кассовых, учета, регистрации) крайние даты определяются первой и последней записями.

      Для копий документов крайними датами являются даты их изготовлс ния, а не даты оригиналов.

      На  практике встречаются случаи, когда  дело было начато в одном учреждении, а затем передано в другое. Особенно это типично для судеб пых дел. В этих случаях указываются 3 даты:

      дата  заведения в первом учреждении;

      дата  поступления в другое учреждение;

      дата  окончания дела во втором учреждении.

      Первые  две даты в таких случаях обозначаются и виде дроби.

      Количество  листов проставляется с целью сохранности документов дела.

      Архивный  шифр — это условное обозначение места хранения дела: название архива, № фонда, № описи, № дела по описи.

      Из  перечисленных информационных характеристик  более 
подробно рассмотрим важнейшие из них - заголовок и анно 
тацию.

      Заголовок должен быть кратким, точным и литературно-грамотным. Не следует механически переносить в заголовки из текстов документов архаичные выражения, нельзя также модернизировать заголовок, заменяя исторические понятия современными терминами.

      Заголовки бывают трех типов: простые, обобщенные и сложные,

      Лростоы заголовок складывается из расположенных в определенной последовательности следующих элементов:

      вид дела, вид или разновидность документов (вид дела: дело, материалы, переписка и др.; вид документов: протоколы, планы и др.);

      автор (дает возможность уяснить смысл  и степень достоверности фактов, определить сущность содержания документов);

        корреспондент (указывает на те учреждения и лица, с которыми, был связан в своей деятельности фондообразоватеяь);

      предмет или вопрос (отражает содержание документов дела, имеет большое значение и его надо четко и ясно формулиро-

      Ыь);

      территория (указывает на территорию, о которой  говорится в ^:)|окументах, или на территорию, на которой были созданы документы, или на территорию, с учреждениями иди лицами кото-:|:К>й переписывался фондообразователь); :|;    время (событий или составления документов); :|    формальные признаки (подлинность или копийность).

      Рассмотренные элементы заголовка одновременно все  вместе никогда не применяются. Их набор зависит от состава и содержания документов дела. Документы в дело подбираются на основе признаков заведения; предметного, номинального, авторского, .^корреспондентского, географического, хронологического, а так-

      ке формальных признаков подлинности и копийности. _:;     Если в делопроизводстве правильно были сформированы дела ио признакам их заведения, то не представляет труда составить ■ «головок, с наибольшей полнотой отражающий состав и содер-\ жание документов этого дела.

      |;     Протоколы, приказы, циркуляры и другие организационно-распоряди 

      :': тельные документы в делопроизводстве формируются по номинаяько-| му, авторскому, иногда предметно-вопросному, а также хронологмчес-::;;кому признакам. Соответственно заголовки будут содержать указание вида ^■документов, название автора и дату, а также будет указан формальный | признак подлинности или копийности. В том случае, если при формиро-| ван^и был использован предметно-вопросный признак или заголовок | составлен на отдельный документ, тогда в заголовке будет указано coll держание документов. Например:

      протоколы № 1 — 15 заседаний коллегии Министерства экономики Рос-

      в еийской Федерации за январь июль 1996 г. Подлинники.

      Приказы ректора РГГУ по личному составу за 1997 г. Подлинники, Циркуляры Управления Можайской уездной рабоче-крестьянской мили-\ ции о внесении в основной оклад милиционеров самогонной премии за март

      \  1926<г. Копии.

      Йланы и отчеты также описываются с указанием автора, иногда со-1 держания, и времени ~ периода составления документа. Например:

      План  работы коллегии Министерства общего и профессионального об-| разования Российской Федерации на 1996 г.

      Отчеты  о работе, секции ВО политкаторжан  и ссыльнопоселенцев но ;  изучению декабристов и их времени за 1924 г.

      Сведения, ведомости, сводки, справки, таблицы  и другая информационно-аналитическая документация описывается с указанием в заголовке автора, содержания, территории и времени. В некоторых случаях указания автора и территории можно опустить, что зависит от состава и содержания самих документов. Например 

Сведения  о положении военнослужащих Красной  Армии в немецком 
плену, о деятельности испанской «Голубой дивизии» за 1940- 1942 гг.

      Ведомости на выдачу заработной платы профессорско-преподаватсш., скому составу РГГУ за январь--июнь 1994 г.

      Сводки  удовлетворенных и отклоненных  ходатайств о принятии в граж данство СССР за 1925- 1.927 г.

      Самым сложным при составлении заголовков является опредс ление характера дела по составу документов. Иногда в деле собри ны разные виды документов, и необходимо, в первую очередь, определить вид дела: материалы, дело, переписка.

      Понятие материалы применяется тогда, когда описывается комплекс, состоящий из документов разных видов и не связан ных между собой последовательностью делопроизводства. Их, как правило, объединяет вопрос, содержание. Например:

      Материалы об организации выставок советской  литературы в Лондоне, Париже, Харбине, Нью-Йорке в 1925 г. (положение, протоколы, докладные записки).

      Понятие материалы применяется и в тех случаях, когда обозначаются документы-приложения к какому-либо документу. Например:

      Протоколы заседаний Комитета по присуждению  международных премий за 1991 г. (подлинники) и материалы к ним (стенограммы, представления, переписка).

      При описании материалов после указания, всех элементов заголовка в круглых скобках по значимости перечисляются основные виды документов, включенных в дело.

      Понятие дело применяется при описании личных дел, когда указываются только фамилия, имя и отчество, а также при описании дел, в которых документы разных видов связаны единством вопроса и последовательностью делопроизводственного рассмотрения. Как правило, это судебные, следственные или по рассмотрению споров дела. Например:

      Дело  об авторском праве наследников  Н. А, Римского-Корсакова. Следственное дело об Игнатии, митрополите Крутшпском, и Кириане, архимандрите Суздальского Спасо-Ефимъего монастыря, обвиненных в оказывании чести и разных услуг инокине Елене, бывшей царице Евдокии, во время заточения ее в Суздальском Покровском девичьем монастыре. Из: Описания документов и дел, хранящихся в архиве Св. Синода. Т. 1. С. 81.

      Понятие переписка применяется к комплексу документов, являющихся запросами и ответами, возникающими в процессе взаимодействия нескольких учреждений. В заголовке указывается лишь корреспондент и содержание. Например:

      Переписка с ЦИК СССР, ПК РКП СССР, секретариатом И, В. Сталина, Главлитом о переводе и популяризации национальной литературы, од изъятии книг из печати.

      Для личной переписки уместно указать и автора. Например: Переписка 10, С. Нечаева-Мальцева с И. В. Цветаевым и В.Д. Ламповым об архитектурном убранстве и росписи залов Музея изящных искусств художниками В. Д. Поленовым, В, М. Васнецовым, НА, Серовым, П.В.Жуковским,

      После того как определен характер дела, составляется заголовок кз определенных' элементов, вытекающих из признаков заведения $йл. Ниже приведена примерная схема расположения заголовка.

       Простые заголовки наиболее полно  отражают порядок формирования документов в дела. Они являются основой составления обобщенных, сложных и типовых заголовков.