Описание документов и дел в архивах учреждения

      Составление обобщенных заголовков рекомендуется тогда, когда дела были сформированы таким образом, что в них вошли документы разных авторов, разных корреспондентов, разного содержания и т.д.

      Основными условиями образования обобщенных заголовков являются, во-первых, обобщение отдельных элементов заголовка, т.е. обобщение авторов, корреспондентов, содержания и т.д. Например:

      В деле содержится переписка  с Можайским УИКом об организации курсов по ликвидации неграмотности и переписка с Можайским УОШ) о работе школ уезда. 

      Правилмю обобщенный заголовок будет звучать так:

      Переписка с Можайским УИКом и Можайским УОНО об органа зации курсов по ликвидации неграмотности и работе школ уезда.

      Во-вторых, в обобщенных заголовках при наличии  большого количества авторов или  корреспондентов, вопросов и географи ческих понятий возможна замена ряда понятий одним родовым понятием. Например:

      В деле содержатся протоколы  заседаний коллегии Министерств!) общего U профессионального образования Российской Федерации и протоколы заседаний Ученых советов РГГУ, МГУ и других униаерсшп с тов за 1997 г. Документы подлинные и копии.

      Правильно составленный заголовок будет звучать  так:

      Протоколы заседаний коллегии Министерства общего и профес тонального образования Российской Федерации и ученых советов университетов за 1997 г. Подлинники и копии.

      В этом заголовке видовые понятия  — вузы — были сведены к 
однородному понятию. Сложнее обстоит дело с обобщением со 
держания. При обобщении содержания излишне подробный заго 
ловок все-таки лучше излишне схематичного. Следует избегать за 
головков типа «Разные, бумаги по разным вопросам» {лучше «об 
щие материалы, переписка по организационным: вопросам, мате 

      риалы к руководству» и т.п.).

      Сложные заголовки составляются в том случае, когда дело состоит из легко выделяемых отдельных групп документов или было сформировано без всякого учета признаков заведения дел. При этом на одну группу документов можно составить простой заголовок, на другую -~ обобщенный.

      Сложный заголовок составляется путем сочетания: !) простых заголовков, например:

      Протоколы совещании при Управлении делами СЕК СССР по вопросу постановки секретного делопроизводства за 1932 г. (подлинны ки) и акты обследования состояния секретного делопроизводства в аппарате СНК'СССР и СТО СССР за 1927-1936 гг.;

      2) простого и обобщенного заголовков, например: 
Протоколы заседаний Министерства здравоохранения СССР за

      1938 год (подлинники), переписка с иностранными учеными, фирмами и медицинскими учреждениями о взаимном обмене научной информацией;

      3) обобщенных заголовков, например:

      Протоколы заседаний избирательных  комиссий округов  г. .Москвы за ноябрь — декабрь 1997г, (копии), переписка с избирательными комиссиями о проведении выборов в Городскую Думу,

      Для: однородных дел в целях облегчения и достижения единства (унификации) их описания разрабатываются типовые заголовки.

      В типовой заголовок входят элементы, присущие большой группе однородных дел: виды документов или дел и автор, виды доку-

        Ментов или дел и корреспондент, виды документов или дел и ■ содержание и т. д., например:

      Протоколы заседаний коллегии Министерства... за,., год. Подлинники, копии,

      К этой типовой части надо будет  только добавить конкретное плавание министерства, проставить год и указать подлинность или к 01 шйность документа.

      Для облегчения работы.над документами фонда составляется \ перечень типовых заголовков.

      Простые и, тем более, обобщенные и сложные  заголовки¹ не i  нсегда могут раскрыть содержание отдельных, наиболее важных документов дела. Это осуществляется с помощью а н н о т а и. и и. Аннотируются документы, которые содержат сведения о наиболее выдающихся событиях, фактах и деятелях, а также воззвания, лис-тонки, прокламации, брошюры, карты, чертежи, входящие в дела. Таким образом, аннотируются документы, которые могут слу-к ить предметом, самостоятельного поиска. Аннотация составляется, в трех вариантах:

      1) аннотация, представляющая собой заголовок отдельного 
документа, например:

      Письмо  К.Э.Циолковского о  конструировании  металлического 
дирижабля. Л. 17 18;

      2) аннотация, составляющаяся на несколько однородных до- 
_;^: кументов, например:

      Воззвания о заготовке продовольствия для Поволжья. Л. 14—21;

      3) аннотация, содержащая краткое описание содержания до- 
,' кумента, например:

      В списке семей красноармейцев, не получивших картонки «Красная звезда», содержатся сведения о составе семей. Л. 45.

      В конце аннотации обязательно  указываются номера листов документов, на которые составлена аннотация.

      Аннотация помещается за заголовком дела с красной  строки на обложке {карточке) или на отдельном листе, который вкладывается между обложкой и первым листом дела.

      Ценность  документной информации. Степень  подробности на-^: учного описания документов и дел зависит от ценности документной информации, ее уникальности. Дела, содержащие ценные исторические источники, описываются максимально подробно, с аннотированием отдельных документов. На особо ценные, уникальные дела составляется внутренняя документная опись.

      Вопрос  о ценности информации источников, конечно, слож 
но решить однозначно. Один из подходов к решению был разра 
ботан в I960- 1970-е гг., когда было введено категорирование фон- 
дон учреждений, т.е. разделения их на категории (1, 2, 3) в зави 
симости от места учреждения-фондообразователя в системе госу 
дарственного управления:

      1-я категория — высшие и центральные органы власти,у правде ним, суды и др.;

      2-я категория — учреждения среднего звена (краевые, областные, губернские и др.);

      3-я категория — местные низовые учреждения (районные, волост ные, сельские, поселковые и др.).

      К. фондам 1-й категории составлялись наиболее подробный справочники.

      6.2.2. Описание документов и дел личного происхождения

      При описании документов и дел личного происхождения учитывается особенность этих материалов.

      В фондах личного происхождения, как  правило, откладывают ся творческие материмы, переписка, альбомы, записные книжки, материалы биографического, служебного и. имущественно-хозяйственного характера, а также материалы членов семьи и других лиц. В составе; фонда могут быть коллекции документов или иных материалов.

      В процессе описания документов и дел  личного происхождения на карточках фиксируются следующие информационные характеристики:

      фамилий, имя, отчество фондообразователя, которые являются и названием фонда;

      заголовок дела;

      крайние даты документов дела;

      количество  листов;

      архивный  шифр.

      Основная  специфика, при описании документов личного происхождения заключается в сое т а в л е и и и з а г о л о в к. а.

      В основе заголовков лежат уже известные  элементы; виды документов или дел, автор, корреспондент, вопрос. Значительно реже в заголовке указывают территорию и время, а также особенности материалов.

      При составлении заголовков необходимо учитывать, на что они составляются: на рукописи или переписку, альбомы или другие материалы.

      Рассмотрим  приемы составления заголовков на основные материалы фондов личного происхождения,

      В заголовке на рукопись указывают автора, название произведения, жанр, а также наличие дарственных надписей, правок и других приписок с указанием их авторства, например:

      А, II. Островский. «Доходное место». Пьеса.

      Если  в рукописи отсутствует название, то в заголовке- указывается ее первая строка, например:

      Ш       В. П. Корнилов. «Без тоски, без грусти, без оглядки...». Опихитвщшиа', 
В заголовке на переписку указывают вид документ;!, автора и 
корреспондентов, содержание, если оно касается одного ропро 
% ' сп, а также наличие приложений, приписок и других особенное 
{<: теЙ, например: '

      Письма  А. М. Коллонтай В. Д. Юреневой,

      В письмах родственников рекомендуется  указывать их родствен-V ные связи, а в письмах, замужних женщин — фамилию писать по мужу, указывая в скобках их девичью фамилию, а также фами-!,_:: лию их первого мужа, например:

      Письма  В,А. Жуковского М. А. Вяземской (урожденной Столыпи-Щ ной, по первому мужу Бек).

      В заголовке на альбомы указывают автора альбома и краткое coil' держание записей, фотографий и других материалов с обозначе-s нисм их авторства, а также отражают внешние особенности аль-| бома, например:

      Альбом  К. Кн Олимпова со стихотворениями С.Д.Дрожжшш, А. А. Коринфского и др.;рисунками Й. Е. Репина, С. И. Пичугина. В бйр-$,' хот ном переплете.

      В'тех случаях, когда альбом имел конкретное название, оно ■'!;■ указывается до раскрытия его содержания, например:

      Альбом  П. И. Карпова «'.Книжка 44 уродов — портретов писате-Щ лап с их автобиографиями» с зарисовками и записями Д. М. Алтаузе-|i на, В. В. Вишневского, Я. Купалы и др.

      Заголовок на записные книжки составляется очень кратко: в нем |.. указывают вид дела и автора, например: |      Записные книжки Н. С. Каржановского.

      В фондах личного происхождения очень  часто на книгах, аль-| бомах и других материалах встречаются дарственные надписи вы-| дающихся лиц. В этих случаях составляют заголовок но дарственные | надписи, в котором указывают автора надписи, корреспондента | (кому она предназначена) и на чем она сделана, например: Дарственные надписи Ф. И. Шаляпина и Иолы Торнаги. В заголовках на биографические, служебные, имущеапвешю-хозяй-| швенные материалы, а также на материалы общественной дея-\ телыюсти и бытового характера указывают виды документов или ;'■■ дела, автора, краткое содержание и особенности материалов: ав-;' горские правки, газетные вырезки и т.д., например:

      Рецензии  о творчестве М. В. Исаковского. Газетные вырезки. И заголовке на названные материалы после основных элементов | Необходимо указать в круглых скобках виды документов, например: Материалы о праздновании дня рождения и 50-летия литератур-•ной деятельности И.А.Крылова (тексты приветствии и тостов, телеграммы),

      В заголовках на фотографии указывают вид документа, инициалы и фамилии изображенных лиц, событие, например:

 

       

      Фотография  Т. Л, Щепкиной-Куперник.

      При описании фотографии местностей и пейзажей в заголовке ■кроме вида документа дается описание изображения.