Оформление документов по трудовым правоотношениям

По требованию работника  работодатель обязан выдать ему заверенную копию приказа.

На основании приказа  в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется  личная карточка (форма № Т-2), а  в бухгалтерии открывается лицевой  счет работника.

Приказы по личному составу  хранятся 75 лет.

Приказы по личному составу  готовятся работниками кадровой службы организации по поручению  руководителя.

Приказы по личному составу, как правило, визируются юрисконсультом и должностным лицом, ответственным  за работу с персоналом организации.

2. Унифицированные формы первичных учетных материалов по учету труда и его оплаты, утвержденные Госкомстатом России от 05.01.2004 №1.

В целях реализации требований Трудового кодекса Российской Федерации  от 30 декабря 2001 г. N 197-ФЗ Государственный  комитет Российской Федерации по статистике постановляет:

1. Утвердить согласованные  с Министерством финансов Российской  Федерации, Министерством экономического  развития и торговли Российской  Федерации, Министерством труда  и социального развития Российской  Федерации унифицированные формы  первичной учетной документации  по учету труда и его оплаты:

1.1. По учету кадров:

N Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу", N Т-1а "Приказ (распоряжение) о  приеме работников на работу", N Т-2 "Личная карточка работника", N Т-2ГС(МС) "Личная карточка государственного (муниципального) служащего", N Т-3 "Штатное  расписание", N Т-4 "Учетная карточка  научного, научно-педагогического работника", N Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе  работника на другую работу", N Т-5а "Приказ (распоряжение) о  переводе работников на другую  работу", N Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику", N Т-6а "Приказ (распоряжение) о  предоставлении отпуска работникам", N Т-7 "График отпусков", N Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении)  трудового договора с работником (увольнении)", N Т-8а "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового  договора с работниками (увольнении)", N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении  работника в командировку", N Т-9а  "Приказ (распоряжение) о направлении  работников в командировку", N Т-10 "Командировочное удостоверение", N Т-10а "Служебное задание для  направления в командировку и  отчет о его выполнении", N Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении  работника", N Т-11а "Приказ (распоряжение) о поощрении работников".

1.2. По учету рабочего  времени и расчетов с персоналом  по оплате труда:

N Т-12 "Табель учета  рабочего времени и расчета  оплаты труда", N Т-13 "Табель  учета рабочего времени", N Т-49 "Расчетно-платежная ведомость", N Т-51 "Расчетная ведомость", N Т-53 "Платежная ведомость", N Т-53а  "Журнал регистрации платежных  ведомостей", N Т-54 "Лицевой счет", N Т-54а "Лицевой счет (свт)", N Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику", N Т-61 "Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)", N Т-73 "Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы".

2. Распространить унифицированные  формы первичной учетной документации, указанные в п. 1.1 настоящего Постановления,  на организации независимо от  формы собственности, осуществляющие  деятельность на территории Российской  Федерации, в п. 1.2 - на организации  независимо от формы собственности,  осуществляющие деятельность на  территории Российской Федерации,  кроме бюджетных учреждений.

3. С введением указанных  в п. 1 настоящего Постановления  унифицированных форм первичной  учетной документации признать  утратившими силу унифицированные  формы первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата  России от 06.04.2001 N 26.

3. Приказы по личному составу (о приеме на работу, переводе, предоставлении отпуска, прекращении трудового договора).

Приказ является самым распространенным видом распорядительного  документа в управленческой деятельности организации. Он издается для решения  основных и оперативных задач. По юридической природе приказ может  быть как актом управления, содержащим нормы права, регулирующие определенные сферы общественных отношений, так  и актом применения норм права.

В делопроизводстве принято разделять два вида приказов: приказы по основной деятельности и  приказы по личному составу.

Словарь кадрового  делопроизводства. Приказ по основной деятельности - правовой акт, издаваемый руководителем органа управления, действующего на основе единоначалия, для осуществления  исполнительной и распорядительной деятельности в ходе решения задач, возложенных на организацию, или во исполнение законов, постановлений и распоряжений Правительства РФ, вышестоящих органов власти и управления.

Приказ по личному  составу - правовой акт, издаваемый администрацией для регулирования правоотношений между гражданами и органами управления.

К приказам по основной деятельности относятся: приказы по финансовым вопросам, по материально-техническому обеспечению, по организационно-правовым вопросам, по регулированию управленческой деятельности.

К приказам по личному  составу относятся: приказы о  приеме, переводе, увольнении, поощрении, изменении фамилии, об очередных  и учебных отпусках, о дежурствах, о взысканиях, о командировках  и др.

В Перечне типовых  управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием  сроков хранения (М., Росархив, 2002) к  отдельной группе приказов отнесены приказы по административно-хозяйственным  вопросам (ст. 6), т.е. приказы о соблюдении правил внутреннего трудового распорядка, об эксплуатации зданий, сооружений, транспортном обслуживании, внутренней связи, охране (разд. 10 Перечня).

Так как приказы  по основной деятельности и по административно-хозяйственным  вопросам входят в состав унифицированной  системы организационно-распорядительной документации, то оформляться они  должны в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (М., ВНИИДАД, 2003). В соответствии с указанным ГОСТом приказ оформляется  на специально разработанном бланке "Приказ" или на общем бланке с указанием вида документа "Приказ" (см. Приложения к ГОСТу).

В 2004 г. Госстандарт  утвердил унифицированные формы  большинства приказов по личному  составу. Текст таких приказов представлен  в табличной форме и имеет ряд отличий от традиционного способа их оформления. Например, в соответствии с требованиями приказы оформляются не на несколько распорядительных действий, а на одно: отдельный приказ о приеме на работу, отдельный - о переводе, увольнении, командировании.

Приказы, не вошедшие в разработанный унифицированный  комплекс документов, в целях внесения единообразия в оформление желательно оформлять с учетом требований ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы  документации. Унифицированная система  организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Следует также учитывать, что  приказы по личному составу должны соответствовать Трудовому кодексу  Российской федерации (ТК РФ) и Кодексу  об административных правонарушениях  с изменениями и дополнениями.

Все приказы по личному  составу оформляются на бланках  формата А 4 и имеют следующий  состав реквизитов:

- наименование организации  - автора документа;

- наименование вида  документа - "Приказ";

- дата и номер  приказа;

- место издания;

- заголовок к  тексту;

- текст (распорядительная  часть и основание издания);

- подпись;

- визы согласования;

- отметка об ознакомлении  с приказом работника;

- отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело.

Также хотелось бы отметить, что организация может  вносить дополнительные реквизиты  в унифицированные формы первичной  учетной документации, а вот реквизиты  этих форм, утвержденные Госкомстатом России, должны оставаться без изменений. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.