Оформление документов по трудовым правоотношениям

Исходя из этих критериев, состав и объем сведений, составляющих коммерческую тайну, а также порядок  ее защиты определяются работодателями; служебную тайну – государственными органами управления. Вместе с тем  необходимо учитывать предусмотренные  законодательством ограничения  на отнесение той или иной информации к коммерческой или служебной  тайне.

В соответствии с ч. 2 ст. 15 КЗоТ РФ в трудовом договоре (контракте) могут содержаться условия о  неразглашении работником сведений, составляющих служебную или коммерческую тайну, ставших известными работнику  в связи с исполнением им своих  должностных обязанностей, но только в случаях, предусмотренных федеральными законами и иными нормативными правовыми  актами РФ.

Указание в законе или  ином федеральном нормативном правовом акте на тех или иных работников как на лиц, обязанных не разглашать коммерческую тайну, является основанием для включения в трудовой договор  с ними соответствующего условия. Если же условие о неразглашении служебной или коммерческой тайны включено в трудовой договор без таких правовых оснований, оно должно быть признано недействительным, как противоречащее требованиям ч. 2 ст. 15 КЗоТ РФ.

Включение в трудовые договоры (контракты) соответствующих работников условия о неразглашении конкретных сведений, составляющих служебную или коммерческую тайну и связанных с выполнением ими трудовых обязанностей. Это условие может быть записано как в самом тексте трудового договора, так и в приложении к нему.

В трудовом договоре (или  приложении к нему) не следует ограничиваться общей формулировкой об обязанности  работника не разглашать сведений, составляющих коммерческую или служебную  тайну. Необходимо конкретизировать эти  обязанности в отношении отдельных  категорий работников с учетом характера  и условий выполнения их трудовых функций.

Разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну, может причинить  ущерб организации и после  прекращения трудовых отношений  с работником. Поэтому вполне оправданно включение в трудовые договоры с  соответствующими работниками обязательства  в случае их увольнения передать администрации  все носители информации, составляющей коммерческую тайну (диски, дискеты, распечатки, документы, чертежи, рукописи), которые  находились в их распоряжении во время  работы в организации.

Эту же цель преследует включение в трудовые договоры обязательства работников не разглашать сведения, составляющие коммерческую тайну не только в период работы, но и в течение определенного срока после прекращения трудовых отношений.

Свою специфику имеют  обязанности руководителя организации  по неразглашению коммерческой тайны. Чаще всего в трудовых договорах (контрактах) с ними фиксируется  общее обязательство не разглашать сведения, составляющие служебную или  коммерческую тайну. Но этого недостаточно. Собственник обычно наделяет руководителя правомочиями по организации защиты информации, составляющей коммерческую тайну. Поэтому в трудовых договорах  следует предусмотреть, что руководитель:

– определяет в соответствии с законодательством РФ состав и  объем сведений, составляющих коммерческую тайну организации, а также порядок  ее защиты;

– несет ответственность  за создание необходимых условий  для обеспечения сохранности  коммерческой тайны организации.

Выполнение перечисленных  процедур позволяет рассматривать  сохранение служебной и коммерческой тайны как одну из трудовых обязанностей работников, за нарушение которой  он может быть привлечен к ответственности. В соответствии с п. 2 ст. 139 ГК РФ лица, незаконными методами получившие информацию, которая составляет служебную или коммерческую тайну, обязаны возместить причиненные убытки.

5. Личный список, личная карточка, трудовая книжка, личное дело: назначение, порядок оформления, ведения и хранения.

Приказы по личному составу  должны быть оформлены в соответствии с Трудовым кодексом РФ и являются основаниями для внесения записей  в трудовые книжки, послужные списки, личные карточки по учету кадров, наградные, финансовые и другие документы. Так  в приказе о приёме на работу обязательно  указываются установленный размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация, тарифная ставка); условия приема: отдел, должность, срок; испытательный срок (его продолжительность) и т.п. Приказ по личному составу должен заканчиваться  ссылкой на письменное основание  данного распорядительного действия.

Проект приказа по личному  составу подлежит согласованию с  определенным кругом должностных лиц, определяемым в зависимости от специфики  конкретного рассматриваемого вопроса. Приказы по личному составу обязательно  регистрируются в книге (журнале) регистрации  или регистрационных карточках. Первые экземпляры приказов о приеме на работу, а также приказы о  переводе, увольнении, изменении фамилии  подшиваются в отдельное дело по номенклатуре дел (приказы по личному  составу). Приказы по личному составу согласно ТК РФ доводятся до сведения работников под роспись.

После подписания руководителем  организации приказа о приеме на работу на рабочего или служащего  заводится личная карточка (унифицированная  форма № Т-2, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1), необходимая для анализа состава  и учета движения кадров. Основанием для записей являются соответствующие  документы (паспорт, трудовая книжка, военный  билет, документы об образовании  и др.). Все последующие изменения  в анкетно-биографических и учетных  данных работника должны своевременно отражаться в личной карточке.

Затем на всех сотрудников  фирмы, за исключением принятых на временную  работу, рабочих и лиц младшего обслуживающего персонала (на них ведется  только личная карточка по форме №  Т-2) оформляется личное дело.

Личное дело — это совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Порядок работы с личными делами не регламентирован общими нормативами, в связи с чем предприятия по-разному решают вопросы их формирования и ведения. Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально-ответственных лиц и т.п. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу, а впоследствии — все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника на предприятии.

На документы личного  дела составляется внутренняя опись. Личные дела учитываются в журнале учета  личных дел, который является основным учетным документом. В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Личные дела уволенных  работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет.

Таким образом, прием на работу обычно сопровождается созданием следующих  важных документов: заявления от работника; при необходимости — анкеты; трудового договора; приказа о приеме на работу; личной карточки (форма № Т-2), и если это необходимо, личного дела (после издания приказа о приеме на работу).

Таким образом, на предприятиях, в учреждениях, организациях документация, сопровождающая такие процессы движения кадров, как прием, перевод и увольнение работников, должна обязательно оформляться  и вестись в соответствии с  общегосударственными нормативными актами, важнейшим из которых является ТК РФ.

Согласно статье 66 ТК РФ трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочего или  служащего. Трудовые книжки ведутся  на всех работников, проработавших  свыше 5 дней, в случае, если работа в  этой организации является для работника  основной.

Лица, поступающие на работу, обязаны предъявлять администрации  предприятия трудовую книжку, оформленную  в установленном порядке.

При оформлении на работу по совместительству, по трудовому соглашению, по договору подряда трудовая книжка не предъявляется, однако по желанию  работника запись в трудовую книжку может производиться.

Все записи, внесенные в  трудовую книжку на последнем месте  работы, должны быть заверены подписью руководителя или работника отдела кадров и печатью предприятия  или отдела кадров. В трудовую книжку вносятся все записи о приеме, переводе на другую постоянную работу, увольнении, награждениях и поощрениях. Записи вносятся после издания приказа (но не позднее недельного срока, а  при увольнении – в день увольнения) и должны производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ. Порядок заполнения, ведения и  хранения трудовых книжек подробно изложен  в Инструкции по заполнению трудовых книжек (Приложение N 1 к постановлению  Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69). В  соответствии с Инструкцией в трудовую книжку вносятся: сведения о работнике; сведения о работе; сведения о награждениях и поощрениях; сведения об открытиях.

При оформлении трудовой книжки сначала заполняется ее титульный  лист, содержащий сведения о работнике. Указываются фамилия, имя, отчество работника и дата его рождения; образование; профессия или специальность. После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений. Титульный  лист подписывает лицо, ответственное  за выдачу трудовых книжек, затем ставится печать предприятия (или печать кадровой службы).

Сведения о работе включают в себя: прием на работу, перевод  на другую постоянную работу, увольнение. Раздел Сведения о работе представляют собой таблицу из 4 граф: графа 1 – # записи; графа 2 – дата (число, месяц, год); графа 3 – сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении (с указанием  причин и со ссылкой на статью, пункт  закона); графа 4 – на каком основании  внесена запись (документ, его дата и номер).

Записи о причинах увольнения должны производиться в трудовой книжке в точном соответствии с формулировками действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона. При увольнении рабочего или служащего все записи о  работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время  работы в организации, учреждении, фирме, заверяются подписью руководителя организации  или начальника отдела кадров, самого работника и печатью. Организация  обязана выдать работнику его  трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью  об увольнении.

Если работник выходит  на пенсию, то производится на основании  списка работников пенсионного возраста подборка трудовых книжек, по данным личной карточки и трудовой книжки – уточнение  общего стажа работы, в том числе  стажа непрерывного и льготного, регистрация заявления работника, консультации уходящего на пенсию, запись в заявлении о предоставляемых документах, заполнение и подпись Представления, комплектование документов для представления в органы социального обеспечения, запись в книгу учета лиц, уходящих на пенсию. В трудовой книжке органами социального обеспечения ставится штамп «Пенсия назначена» в разделе cведения о назначении пенсии.

В тех случаях, когда в  трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем. Он вшивается  в трудовую книжку, заполняется и  ведется в том же порядке, что  и трудовая книжка, и без нее  он недействителен.