Оформление документов по трудовым правоотношениям

Приказы подписывает  руководитель организации. В случае его отсутствия подпись может  проставлять лицо, официально исполняющее  обязанности руководителя. Так, в  Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Минкультуры России от 08.11.2005 N 536) говорится: "Если должностное  лицо, подпись которого заготовлена  на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее  его обязанности или его заместитель. При этом обязательно указывается  фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления  можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам"). Не допускается подписывать документы  с предлогом "за" или проставлением  косой черты перед наименованием  должности". На практике в таких  случаях инициалы и фамилия лица, подписавшего документ, указываются  под фамилией руководителя.

Приказ вступает в законную силу с момента его  подписания (издания). Таким образом, датой приказа по основной деятельности является дата подписания документа, которая  проставляется в заголовочной части  приказа (ГОСТ Р 6.30-2003).

Датой приказа по личному составу также является дата подписания документа, которая  может совпадать, а может не совпадать  с датой вступления в законную силу указанного действия в тексте документа. Например, приказы о приеме и о переводе на другую работу могут  иметь обратную силу. В ч. 2 ст. 67 ТК РФ говорится, что трудовой договор, не оформленный надлежащим образом, все же считается заключенным, если работник приступил к работе с  ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом  допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним  трудовой договор в письменной форме  не позднее трех дней со дня фактического допущения его к работе.

Правила регистрации  приказов.

Регистрационный индекс документа, как правило, включает в  себя несколько элементов. Основным элементом индекса является порядковый номер документа. В дополнение к  порядковому номеру с целью облегчения поиска указывают код места исполнения и хранения документа, принадлежности его к определенному вопросу, корреспонденту, автору, территории, периоду  и т.д.

Приказы по личному  составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности, поэтому  необходимо дополнять индекс приказов по личному составу буквенным  обозначением, например 28-к или 12 л/с (личный состав). Поскольку приказы  по личному составу имеют различные  сроки хранения, а документы с  разными сроками хранения не могут  помещаться в одно дело, то внутри этой категории документов (приказы по личному составу) необходимо при  индексации сделать различия. Так, приказы  о приеме, перемещении, увольнении можно  формировать в одно дело в хронологическом  порядке и присваивать им индекс в пределах данной группы с добавлением  буквенного обозначения л/с, а приказы  о предоставлении отпусков, о командировках  и т.п., имеющие временные сроки  хранения, - в отдельное дело с  присвоением других буквенных обозначений (N 15-к, N 11-о).

Печать на приказах.

Законодательные и  иные нормативные акты не содержат какой-либо информации о заверении  приказов печатью организации или  иной печатью. Следовательно, можно  сказать, что закон не требует  заверять приказы (распоряжения) по личному  составу печатью. Унифицированные  формы приказов (распоряжений), утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных  форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", также не содержат указаний на необходимость  заверения приказов печатью.

Однако копии  приказов, помещаемых в личное дело сотрудника, должны быть заверены отметкой "О заверении копии" с последующим  проставлением на ней печати, так  как личные дела в случае передачи документов на государственное хранение будут храниться вне организации.

4. Документирование служебной командировки.  Оформление обстоятельства о неразглашении  Служебной (коммерческой тайны).

Документирование  служебной командировки. 

Командировкой в соответствии с действующим трудовым законодательством  является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для  выполнения служебного поручения вне  места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

     При направлении  работника в служебную командировку  ему гарантируются (от. 167ТК РФ):

   • сохранение места  работы (должности) и среднего  заработка;

   • возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

   Согласно П.4 Постановления  Правительства РФ от 13.10.2008 №749  срок командировки определяется  работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей  служебного поручения.

В соответствии с п. 4 Положения  днем выезда работника в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного  средства от места постоянной работы командированного  именно от места  работы, а не от места жительства.

   В случае направления  в служебную командировку работодатель  обязан возмещать работнику (ст .168 ТК РФ):

    • расходы по  проезду;

    • расходы по  найму жилого помещения;

    • дополнительные  расходы, связанные с проживанием  вне места постоянного жительства (суточные);

    • иные расходы,  произведенные работником с разрешения  или ведома работодателя.

    Работникам организаций,  финансируемых из регионального  или местного бюджетов, возмещение  расходов, связанных с командировкой,  производится по правилам, устанавливаемым  нормативными правовыми актами  субъекта РФ или органа местного  самоуправления.

    Для организаций,  не получающих бюджетного финансирования, возмещение работникам расходов, связанных с командировкой, осуществляется  по усмотрению работодателя.

    Порядок и размеры  возмещения расходов в этом  случае устанавливаются в локальном  нормативном акте или коллективном  договоре.

В частности, в соответствующем  Положении должны быть определены порядок  оформления командировки, нормы суточных, категории транспорта для следования в командировку, предельные суммы  расходов на проживание, вопросы учета  рабочего времени в командировке.

Ограничения на направление  в служебные командировки

Запрещается направление  в служебные командировки:

    • беременных  женщин (ст. 259 ТКРФ);

    • работников  в возрасте до 18 лет (ст. 268 ТКРФ). Направление в служебные командировки:

    • женщин, имеющих  детей в возрасте до 3 лет, 

    • работников, имеющих детей-инвалидов или инвалидов  с детства до достижения ими  возраста 18 лет,

    • работников, осуществляющих уход за больными  членами их семей в соответствии  с медицинским заключением.

Допускается только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им медицинскими рекомендациями (ст. 259 ТКРФ). Эти же правила распространяются на отцов, воспитывающих детей без матери, а также на опекунов (попечителей) несовершеннолетних (ст. 264 ТКРФ).

В комплект документов для  оформления служебной командировки входят:

   1) приказ (распоряжение) о направлении работника (группы  работников) в командировку - унифицированная  форма № Т-9 (Т - 9а) (см. примеры  заполнения приказов (распоряжений) о направлении работника(ов) в  командировку);

   2) командировочное  удостоверение работника - унифицированная  форма № Т-10 (см. пример оформления );

   3) служебное задание  с отчетом о его выполнении - унифицированная форма № Т-10а  (см. пример служебного задания  для направления в командировку  и отчет о его выполнении);

   4) авансовый отчет  - унифицированная форма № АО-1, утвержденная постановлением Госкомстата  России от 01.08.2001 № 55 (см. пример  авансового отчета).

Основной документ - служебное  задание, которое выдается руководителем  структурного подразделения по разрешению руководителя организации на поданной служебной записке. Именно оно является основанием для приказа о направлении  работника в командировку.

А уже на основании приказа  сотруднику выдается командировочное  удостоверение.

Оформление обстоятельства о неразглашении  Служебной (коммерческой тайны).

Переход к рыночной экономике  и возникновение реальных конкурентных отношений повлекли за собой соответствующие  изменения и в российском законодательстве. Так ст. 10, Закона РСФСР от 22.03.91 № 948-1 “О конкуренции и ограничении  монополистической деятельности на товарных рынках” установлено, что  не допускается недобросовестная конкуренция, включая, в частности, получение, использование, разглашение научно-технической, производственной или торговой информации, в т. ч. коммерческой тайны, без согласия ее владельца. ГК РФ впервые в современном российском законодательстве дал определение понятий служебной и коммерческой тайны и предусмотрел способы их защиты. В соответствии со ст. 139 ГК РФ информация составляет служебную или коммерческую тайну в случае, когда:

– имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам;

– к ней нет свободного доступа на законном основании;

– обладатель информации принимает  меры к охране ее конфиденциальности.