Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов

Страховой фонд создаётся в целях сохранения ценной документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов. Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов документов, с которых изготовлены страховые  копии, в специальных архивохранилищах (Центр хранения страхового фонда  находится в г. Ялуторовске Тюменской области).

Очередность страхового копирования определяется с учетом физического состояния уникальных документов и особо ценных документов и интенсивности обращения к  ним. Первоочередному копированию среди них подлежат наиболее интенсивно используемые, с повреждениями материального носителя и документной информации.

Страховое копирование  проводится с соблюдением систематизации единиц хранения в описи дел, документов, которая копируется перед единицами  хранения. Страховому копированию подлежат все входящие в единицу хранения архивные документы.

При страховом  копировании дела, как правило, расшивке не подлежат. Расшивка дел производится в исключительных случаях по согласованию с руководством архива при полной невозможности копировать переплетенное  дело. По окончании работы дело переплетается  лабораторией или организацией - изготовителем  страховых копий заново.

Страховое копирование  уникальных документов и особо ценных документов осуществляется в соответствии с технологическими регламентами и  другими действующими нормативно-техническими документами.

Страховой копией архивного документа на бумажной основе является негативная микроформа (микрофильм или микрофиша) 1-го поколения, изготовленная на фотографической  галогенидосеребряной пленке соответствующего типа методом оптического фотографирования документов.

Страховой копией кинодокумента является первая совмещенная  копия оригинала, изготовленная  на пленке соответствующего типа методом  контактной печати. Страховой копией фотодокумента является первая копия  оригинала, изготовленная на фотопленке соответствующего типа методом репродуцирования или контактной печати. Страховой  копией фонодокумента является первая копия оригинала, изготовленная современной системой записи. Страховой копией видеодокумента является первая копия оригинала, изготовленная в формате оригинала способом видеозвукозаписи на магнитной ленте.

Совокупность  копий архивных документов, выполненных  на различных материальных носителях  и предназначенных для использования  с целью обеспечения сохранности  оригиналов архивных документов (далее - фонд пользования) создается, как правило, одновременно с созданием страхового фонда, а также целевым порядком на наиболее используемые архивные документы, в процессе других работ (рассекречивание  архивных документов, организация их использования).

Фонд пользования, изготовленный одновременно со страховым  фондом, создается в обязательном комплекте, включающем:

- для архивных  документов на бумажной основе - одну микроформу 2-го поколения  на галогенидосеребряной пленке (негативная или позитивная), изготовленную с негативной микроформы 1-го поколения, и одну микроформу 3-го поколения, изготовленную с микроформы 2-го поколения;

- для фотодокументов - один позитивный фотоотпечаток  и один дубль-негатив;

- для кинодокументов - одну позитивную совмещенную  копию, один промежуточный позитив  изображения и один контратип  фонограммы (для звуковых кинодокументов). Позитивная копия и промежуточный  позитив изображения должны входить  в комплект кинодокумента, принимаемого  на постоянное хранение. Допускается  дополнительное изготовление фонда  пользования кинодокументов в  виде видеофонограмм в форматах  Betacam и VHS;

для фонодокументов - одну копию на магнитной ленте;

для видеодокументов - одну копию в формате VHS.

Включение в  фонд пользования копий архивных документов, в том числе на электронных  носителях, созданных в процессе других работ, осуществляется архивом  самостоятельно.

В фонд пользования  включаются копии полностью скопированных  единиц хранения. Копии отдельных  архивных документов могут быть включены в фонд пользования в составе  тематических подборок архивных документов.

3. Обеспечение физико-химической  сохранности архивных  документов

3. 1 Проверка физического  состояния документов

Проверка физического  состояния документов проводится для  выяснения общей картины состояния  фондов архива и выявления документов с конкретными повреждениями, нуждающимися в срочной или плановой специальной  обработке. В идеальных условиях организация работ по проверке физического  состояния и выявлению поврежденных документов должна быть подчинена задаче последовательного, рассчитанного  на перспективу формирования банка  данных о физическом состоянии документов.

В основе экспертизы физического состояния также  лежит дифференцированный подход. Приоритетными могут являться следующие фонды: содержащие уникальные и особо ценные документы, подвергшиеся экстремальному воздействию (высоких температур при пожаре, воды, пены при тушении пожара и т. д.), I и II категорий, имеющие наибольший спрос у исследователей и сотрудников архива, содержащие документы экстремальных периодов отечественного делопроизводства (Первая мировая война, Великая Отечественная война и т.д.)

Проверка физического  состояния документов всегда проводится путем полистного просмотра дел. Это трудоемкая работа, которую нужно  планировать на годы вперед, контролировать и анализировать ее ход, обеспечивать обязательное обучение сотрудников (экспертов) и преемственность в их работе.

Проводить оценку физического состояния крупных  массивов документов можно тремя  способами:

1) сплошная проверка  всех объектов изучаемого массива  (например, всех документов фонда). Достоинство метода - дает полную  информацию о состоянии всех  документов фонда. Недостаток - большие  временные затраты;

2) выборочный  способ, когда из всего объема  массива выбирают лишь небольшую  часть (случайная малая выборка)  и по ней судят о состоянии  всего массива (фонда). Достаточно 2% выборки от всего массива  для вывода о состоянии массива  в целом. Достоинство - временные  затраты значительно меньше, чем  при сплошной выборке. Недостаток - дает усредненную информацию  о состоянии всего массива  без конкретной оценки состояния  документов, не попавших в выборку;

3) попутное выявление  документов с дефектами бумаги  и текста всеми сотрудниками  архива в ходе выполнения ими  служебных обязанностей (если их  обязанности связаны с полистными  просмотром дел). В таком случае предпочтительнее кодирование физического состояния документов сотрудниками одного отдела - отдела обеспечения сохранности документов. Достоинство - наименьшие временные затраты. Недостаток - результаты попутного выявления документов с дефектами в многочисленных фондах не дает возможности сделать выводы о физическом состоянии каждого отдельного архивного фонда, свести результаты в статистические таблицы.

Физическое состояние  документов оценивают по отсутствию или наличию типовых дефектов бумаги или текстов. Наличие и  вид дефекта бумаги и текста определяется визуально при полистном просмотре  каждого отдельного документа. При  этом необходимо обращать внимание на «возраст» документа (год его  создания), что помогает судить о  природе бумаги и текста. При оценке текста обращают внимание на способ его  нанесения, цвет текста, на локальный  или общий по всему листу характер повреждения.

Проверка и  оценка физического состояния документов связана с выявлением качественных признаков (степень угасания, цвет, способ написания текста, прочность  бумаги и т. п.), а не количественных показателей (вес, длина, число и  т. п.) Это определяет некоторую субъективность оценок эксперта. Поэтому особую важность приобретает подготовленность эксперта. Он должен отработать технику экспертизы на моделях. Эксперт не должен пропускать дефекты, даже если они однотипны.

Учет физического  и технического состояния архивных документов на бумажной основе осуществляется в: листе-заверителе; листе и акте проверки наличия и состояния  архивных документов; карточке учета  архивных документов с повреждениями  носителя; карточке учета архивных документов с повреждениями текста; картотеке (книге) учета физического  состояния архивных документов.

Учет физического  и технического состояния аудиовизуальных  документов осуществляется в: карточке учета технического состояния кинодокумента; карточке учета технического состояния  фотодокумента; карточке учета технического состояния фонодокумента; карточке учета технического состояния видеодокумента.

Для учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, ведется специальная  книга. Соответствующие отметки  проставляются также в других документах учета физического и  технического состояния архивных документов.

Учет физического  и технического состояния архивных документов может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами контрольно-учетных  документов.

3.2 Физико– механическая и техническая обработка архивных документов

Физико-химическая и техническая обработка архивных документов проводиться с целью: устранения причин ускоренного старения  и разрушения архивных документов;Восстановления их свойств, технических характеристик, долговечности,; воспроизведения документной информации на более устойчивых носителях.

Основными видами этой обработки архивных документов на бумажной основе являются :

- дезинфекция,  дезинсекция, дератизация архивохранилищ  как совокупность мер биопрофилактики, биозащиты и уничтожения биологических вредителей в архивохранилищах и на архивных документах;

- реставрация  (реставрационно-консервационная обработка), как комплекс работ и технологических  операций по восстановлению свойств  и долговечности оригиналов архивных  документов;

- воспроизведение  архивных документов с целью  создания страхового фонда копий  уникальных документов и особо  ценных документов и фонда  пользования; фотореставрация архивных документов с угасшим и слабоконтрастным текстом; замена оригиналов с недолговечными или разрушенными носителями копиями для сохранения документной информации и др.;

- переплет архивных  документов;

- обеспыливание архивных документов;

- обработка архивных  документов в режиме аварийно-спасательных  работ, в том числе с применением  средств и способов сушки, дезинфекции,  дезинсекции, замораживания, реставрации,  воспроизведения, дезактивации и  других видов целевой обработки.

Аудиовизуальные и электронные документы в  зависимости от физической природы  носителя подвергаются следующим реставрационным  и консервационно-профилактическим работам:

а) архивные документы  на магнитной ленте:

- очистке поверхности  от пыли и частиц грязи на  специальном очистительном оборудовании;

- замене пересохших  и покоробленных склеек;

- оформлению  рулонов магнитной ленты защитной  магнитной лентой с двух сторон  по 2-2,5 м;

- перемотке с  целью снятия внутренних напряжений  в рулонах магнитных лент, возникших  из-за перепадов температуры и  влажности при хранении и транспортировании  архивных документов;б) архивные документы на дисковых носителях: обеспыливанию; протирке антистатиком;

в) кинофотодокументы, микроформы и фонограммы к кинофильмам:

- обеспыливанию;

- удалению восковых, жировых и иных загрязнений;

- укреплению  склеек и просечек;

- ремонту перфорации;

- переделке грубых, коробленных заплат и склеек;

- ремонту поврежденных  полей кадров.

Граморигиналы фонодокументов подвергаются электрохимической очистке.

Работы по физико-химической и технической обработке архивных документов подразделяются на плановые и внеплановые.

Плановая обработка  архивных документов проводится по результатам  проверки их состояния в порядке  очередности, установленной в архиве с учетом принадлежности их к различным  ценностным группам, особенностей физического  состояния архивных документов различных  видов и возможностей архива. Приоритет  отдается уникальным документам и особо  ценным документам.

К внеплановым относятся работы, выполняемые в аварийно-спасательных ситуациях, связанных с локальным или массовым поражением архивных документов огнем, водой, химическими или радиоактивными веществами.