Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов

1. Обеспечение нормативных  условий хранения  архивных документов

1. 1 Создание оптимальных  условий хранения  документов 

Оптимальные условия  хранения документов обеспечиваются: строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов; оборудованием хранилищ средствами пожаротушения, охранной и  противопожарной сигнализации; применением  технических средств для создания оптимального температурно-влажностного режима хранения, проведения санитарно-гигиенических мероприятий в помещениях хранилищ; применением специальных средств хранения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и тому подобное).

Здания для  государственных архивов могут  быть построены специально или переоборудованы  из других помещений. Они должны быть удалены от промышленных предприятий, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и т.п.), от объектов и сооружений, опасных в пожарном отношении (нефтехранилища, бензоколонки, автостоянки, гаражи и т.п.), а также  в соответствии с требованиями строительных норм и правил.

Пригодность месторасположения  архива определяется с учетом заключений службы пожарной охраны и санэпидемстанции о степени загрязненности воздуха.

Строительство и реконструкция здания архива производятся в соответствии с нормативными правовыми  актами, содержащими требования к  объектам технического регулирования  и проектной документацией, согласованной  с соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти в  сфере архивного дела. Здание архива представляет собой комплекс основных и вспомогательных помещений, предназначенных  для выполнения задач архива по хранению, обработке, использованию архивных документов и задач административно-хозяйственного, технического, бытового характера, отвечать требованиям рациональной планировки помещений.

Состав, расположение, оборудование помещений основного  назначения должны обеспечивать сохранность  архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение требований технологии работ, охраны труда, техники  безопасности и производственной санитарии, а также рациональное взаимодействие подразделений архива.

Архив обеспечивается архивохранилищами, читальным залом, рабочими комнатами, помещениями для  автоматизированной библиотеки съемных  электронных носителей, серверного и коммуникационного оборудования.

Предназначенные для хранения архивных документов помещения  в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений  здания. Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими  пожароопасные и агрессивные  вещества или применяющими пожароопасные  и химические технологии.

Архивохранилища нумеруются арабскими цифрами в  валовом порядке и располагаются  изолированно в отдалении от лабораторных, производственных, складских помещений, связанных с применением (хранением) химических веществ, продуктов питания, а электронного архива - от источников электромагнитных излучений и силовых полей.

Хранилища рекомендуется  располагать в зданиях окнами на северную сторону. Естественное освещение  допускается только с обязательной защитой документов от прямого попадания  солнечных лучей. Допускается рассеянное освещение с применением на окнах  жалюзей, защитных фильтров, штор или окрашенных стекол. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах или люминесцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра излучения.

Хранение архивных документов осуществляется в темноте. Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплётах, применением на окнах светонепроницаемых и светорассеивающих штор и т. п. Документы на электронных носителях хранятся в условиях, исключающих прямое попадание света, и подлежат дополнительной защите от агрессивных примесей в воздушной среде (сернистого газа, сероводорода, паров ртути, окислов азота, аммиака), электромагнитно-ионизационного (радиационного) воздействия.

Защита архивных документов от разрушающего действия естественного и искусственного света осуществляется во всех помещениях архива при любых видах работы с архивными документами.

Архивохранилища обеспечиваются современными средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией. Общие и поэтажные  рубильники располагаются вне архивохранилищ. Здания архивов оборудуются противопожарным  водоснабжением, углекислотным огнетушителями, охранно-пожарной сигнализацией.

Не допускается  размещение архивохранилищ в подвальных, полуподвальных и цокольных помещениях. Через архивохранилища не должны проходить газовые, водопроводные  и канализационные трубопроводы.

Охранный режим  архива обеспечивается комплексом мер  по обеспечению инженерно-технической  укрепленности, оборудованию здания (помещения) архива средствами охранной сигнализации, организации поста(ов) охраны, опечатыванию помещений, соблюдению внутри объектового и пропускного режимов, хранению ключей от служебных помещений.

Обязательному оснащению средствами охранной сигнализации и опечатыванию подлежат архивохранилища  и помещения, в которых постоянно  или временно хранятся архивные документы, а также материальные ценности, аварийные  и запасные выходы из здания архива, основной вход при отсутствии круглосуточного  поста охраны.

Архивохранилища и другие помещения, где постоянно  или временно хранятся архивные документы, оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности.

Вынос из архива архивных документов, материальных ценностей  и книг научно-справочной библиотеки, а также научно-справочного аппарата разрешается только по специальным  пропускам, выдаваемым в установленном  порядке.

Хранение документов осуществляется в условиях, обеспечивающих нормативные параметры светового, температурно-влажностного и санитарно-гигиенического режимов.

В архивохранилищах, оборудованных системами кондиционирования  воздуха, поддерживается следующий  оптимальный температурно-влажностный  режим для хранения документов на:

1) бумажных носителях - температура +17 - +19оС, относительная влажность воздуха 50-55 процентов;

2) черно-белых  пленочных носителях - температура +15оС, относительная влажность воздуха 40-55 процентов;

3) цветных пленочных  носителях - температура +2 - +5оС, относительная  влажность воздуха 40-55 процентов;

4) электронных  носителях - температура +15 - +25оС, относительная влажность воздуха 40-60 процентов.[9]

В архивохранилищах с нерегулируемым климатом осуществляются рациональное отопление, проветривание  здания и увлажнение (осушение) воздуха. Резкие колебания (сезонные и в течение  одних суток) температуры (+-5.С) и  относительной влажности воздуха (+-10%) не допускаются.

Температурно-влажностный  режим контролируется путем регулярного  измерения температуры и относительной  влажности комнатного и наружного  воздуха в одно и то же время: в  кондиционируемых помещениях - не реже 1 раза в неделю; в архивохранилищах с нерегулируемым климатом - 2 раза в  неделю; при нарушениях режима - 1 раз  в сутки.

Контрольно-измерительные  приборы температурно-влажностного режима (термометры, психрометры, гигрометры) размещаются в отдалении от отопительных и вентиляционных систем. Показания  контрольно-измерительных приборов фиксируются в специальных регистрационных  журналах, в которых также отражаются проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения.

Помещения хранилищ должны поддерживаться в образцовом порядке и чистоте, исключающих  возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли. В архивохранилище обеспечивается свободная циркуляция воздуха, исключающая  образование непроветриваемых зон  устойчивого микроклимата. Не допускается  размещение архивных документов на полу, подоконниках, в не разобранных кипах.

Основными средствами хранения документов являются стационарные или передвижные металлические  стеллажи, деревянные стеллажи, обработанные огнезащитными средствами. В качестве вспомогательного или специального оборудования могут использоваться металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, а также стационарные отсеки-боксы  с металлическими перегородками  и полками.

Кинодокументы, рулонные микрофильмы хранятся в  горизонтальном положении в металлических  или пластиковых коробках на стеллажах  типа "елочка" либо на стационарных стеллажах. Кинодокументы на негорючей  триацетатной основе хранятся в неплотно закрывающихся металлических или  пластиковых с отверстиями коробках для предотвращения скапливания  внутри коробки паров уксусной кислоты, выделяемых основой кинопленки. Видеодокументы хранятся в вертикальном положении в заводской упаковке.

Не допускается  хранение архивных документов на носителях  с магнитным рабочим слоем  на ферромагнитных металлических стеллажах; стальные стеллажи могут быть использованы в исключительных случаях, только при условии размагничивания и замыкания контуров стеллажа (соединение металлических частей стеллажа электропроводом и их эффективное заземление).

Каждая единица  хранения аудиовизуального или электронного документа укладывается в негерметичную  индивидуальную упаковку. При этом должно быть исключено свободное  перемещение архивного документа  внутри упаковки.

Архивные документы  на бумажной основе размещаются на стеллажах, в металлических шкафах горизонтально или вертикально  в коробках или других первичных  средствах хранения (папках, футлярах и т.п. ). Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, лестничных площадках или в не разобранных кипах.

Средства хранения устанавливаются перпендикулярно  к стенам с оконными проемами. Не допускается их размещение вплотную к наружным стенам здания и источникам тепла.

Расстановка средств хранения осуществляется в соответствии со следующими нормами: расстояние между их рядами – 120см; средствами хранения – 75см; наружной стеной здания и параллельными ей средствами хранения – 75см; стеной и торцом средства хранения – 45см; полом и нижней полкой средства хранения - 15 см.

1. 2 Размещение документов  в хранилище. Топографирование

Размещение документов в хранилищах должно быть рациональным. Документы должны размещаться в  соответствии с учетными документами  в порядке, обеспечивающем их оперативный поиск.

Для оперативного поиска документов в архиве создается  научно-справочный аппарат к документам архива:

- описи дел  и заменяющие их номенклатуры  дел;

- предметные, предметно-тематические  картотеки;

- картотеки по  личному составу;

- указатели;

- исторические  справки;

обзоры документов.

Документы постоянного  хранения размещаются отдельно от документов долговременного (свыше 10 лет) хранения и документов по личному составу.

Порядок размещения фондов в архиве определяется планом (схемой) их размещения. Схема предусматривает  распределение комплексов фондов по хранилищам с указанием (при необходимости) номеров фондов по каждому стеллажу хранилища.

В одном архивохранилище  могут размещаться архивные документы  разного вида, но требующие одинаковых режимов хранения (например, архивные документы на магнитных лентах и  дисковых носителях с магнитным  слоем; архивные документы на кинопленке и микроформы и др.).

Все помещения  архива (здания, корпуса, этажи, ярусы, комнаты), а также стеллажи, шкафы  и полки нумеруются. Средства хранения нумеруются самостоятельно слева направо от входа в архивохранилище, их полки - сверху вниз слева направо.

В целях закрепления  места хранения и поиска документов в хранилище составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели. Они составляются на карточках. Карточка пофондового топографического указателя составляется отдельно на каждый фонд, эти карточки располагаются в порядке номеров архивных фондов.. На ней указывается название фонда, номер фонда, корпус, этаж (ярус), архивохранилище, комната, опись №, дел с № по №, стеллаж №, шкаф №, полка №, примечания.

Карточки постеллажного топографического указателя заводятся на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения. Один экземпляр топографических указателей хранится у работника(ов), ответственного(ых) за учет документов архива, второй - в архивохранилище.

Ведение топографических  указателей может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами. Изменения в размещении документов своевременно отражаются во всех экземплярах, а также в схеме  размещения фондов.

2. Применение специальных  средств хранения и перемещения документов