Нормативно-правовая база документоведения

Информация (Краткий словарь архивной терминологии) – результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Задание 5. Определить функции следующих документов:

Челобитная вологжанина Якова Шетилова (XVII в.) – памятник культуры 17 в., отражает социально-экономические, политические отношения в 17 в.

Указ Президента РФ «О внесении изменений и дополнений в Положение о порядке рассмотрения вопросов гражданства РФ» от 27 декабря 1993 г. – управленческая функция. Устанавливается порядок рассмотрения заявлений по вопросам гражданства Российской Федерации, принятия, исполнения и отмены решений по указанным вопросам, а также приводятся формы заявлений и перечень необходимых документов, соответствующих конкретным основаниям приобретения или прекращения гражданства Российской Федерации.

ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 г.

Федеральный закон регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, при применении информационных технологий, а также при обеспечении защиты информации, за исключением отношений, возникающих при охране результатов интеллектуальной деятельности и приравненных к ним средств индивидуализации.

Разработка нового базового законодательного акта в данной сфере обусловлена необходимостью унификации как с понятийной, так и содержательной точки зрения принципов и правил регулирования информационных отношений, устранения ряда пробелов в регулировании и приближения законодательства РФ к международной практике регулирования информационных отношений.

Федеральный закон приводит понятийный аппарат и механизмы регулирования в соответствие с практикой применения информационных технологий, определяет правовой статус различных категорий информации, закрепляет положения о регулировании создания и эксплуатации информационных систем, общие требования к использованию информационно-телекоммуникационных сетей, устанавливает принципы регулирования общественных отношений, связанных с использованием информации.

Закрепляется принцип свободы поиска, получения, передачи, производства и распространения информации любым законным способом. При этом ограничения доступа к информации могут устанавливаться только федеральными законами.

Закон содержит положения, направленные на защиту от недобросовестного использования или злоупотребления возможностями средств распространения информации, при которых пользователям навязывается ненужная информация. В частности, информация должна включать в себя достоверные сведения о ее обладателе или об ином лице - распространителе в форме и в объеме, которые достаточны для идентификации такого лица. При использовании для распространения информации средств, позволяющих определять получателей информации, в том числе почтовых отправлений и электронных сообщений, лицо, распространяющее информацию, обязано обеспечить получателю возможность отказа от такой информации.

Установлены основные правила и способы защиты прав на информацию, защиты самой информации путем принятия основных правовых, организационных и технических (программно-технических) мер по ее защите. Права обладателя информации, содержащейся в базах данных информационной системы, подлежат охране независимо от авторских и иных прав на такие базы данных.

Информация в зависимости от категории доступа к ней подразделяется на общедоступную информацию, а также на информацию, доступ к которой ограничен федеральными законами (информация ограниченного доступа). Устанавливается перечень информации, доступ к которой не может быть ограничен (например, о деятельности органов власти и об использовании бюджетных средств), информации, представляемой на безвозмездной основе.

Закреплен прямой запрет на требование от гражданина (физического лица) предоставления информации о его частной жизни, в том числе информации, составляющей личную или семейную тайну, и на получение такой информации помимо воли гражданина (физического лица) Исключение могут составлять только случаи, прямо предусмотренные федеральными законами.

Письмо ГОУ ВПО «Российский государственный гуманитарный университет» с приглашением принять участие в заседании Учебно-методического объединения.

Задание 6. Привести примеры документов, выполняющих следующие функции:

Управленческая функция - устав, служебная инструкция, инструкция по технике безопасности.

Правовая функция – кодекс, конституция.

Социальная функция – бухгалтерские счета, смета.

Культурная функция – Библия, Коран.

Исторический источник - книга, карты событий.

Информационная функция – Книга, акт, кодекс, конституция.

Учетная функция – перепись, табельный расчет, школьный журнал.

Задание 7. Изучить этапы текстового документирования. Зарисовать 2-3 образца логограммы и пиктограммы и определить преимущества и недостатки логограмм.

Логографические знаки используется и в настоящее время (знаки доллара, фунтов-стерлингов и т.п.). Достоинством логографического письма является его большая емкость (компактность), так как знак – это целое слово. Для передачи одного и того же текста требуется в 4 раза меньше знаков, чем Русских слов. Например, √9 = 3. Недостаток такого способа запечатления состоит в трудности передачи абстрактных понятий и имен, многозначности языка, его консервативности.

Логограммы:

[pic] [pic] ♪ ™

Пиктографическое письмо в настоящее время применяется в изображении товаров на вывесках магазинов и мастерских, условных знаках на погонах, гербах и т.д. Целые инструкции о порядке пользования различными приборами стали "писать" в картинках, чтобы эту информацию понял покупатель в любом уголке мира. Самым ярким примером использования пиктографического письма сегодня могут служить компьютерные программы, рассчитанные на использование в любой стране земного шара. Пиктографические картинки подсказывают вам, какое действие вызывает нажатие на ту или иную кнопку

Достоинства пиктографического письма в том, что его понимают все жители земного шара, не переводя на свой язык.

Недостатки пиктографического письма в том, что оно передает лишь общий смысл, а не конкретное предложение.

Пиктограммы:

[pic][pic][pic]

 

Занятие 2.2 Формуляр документа XVI–XVII вв.

Задание 1. Изучить виды и разновидности документов,  выписать названия видов документов по группам.

 

Документы от вышестоящего органа к нижестоящему	Документы от нижестоящего органа к вышестоящему	Документы переписки	Документы, регулирующие гражданские правоотношения.
Наказ Предписание Указ	Доклад Рапорт	Переписка Письмо Память	Акт; Грамота ввозная; Грамота духовная Договор

Задание 2. Из предложенных видов документов определить традиционно сложившуюся структуру текста и особенности изложения содержания отдельных видов документов, требований к тексту для челобитной, отписки, грамоты, памяти.

Наименование вида и разновидность документа обозначалась в тексте (за редким исключением).

 

Вид документа	Характерные элементы текста
Грамота	Для обозначения актов феодального землевладения и хозяйства – данные, деловые, духовные, купчие и др. Они фиксировали передачу, раздел имущества, завещательные распоряжения, запись займа, обеспеченного залогом имущества, запись купли-продажи и обмена имущества. Автор указывался в начале текста или в самом тексте документа. Адрес указывался вначале текста. Авторская подпись была редким явлением и лишь со временем с развитием делопроизводства появляется «припись». Печать прикладывалась на отгибе грамоты. Помета (резолюция) – подклеивался к отпуску документа ответ. Помета писалась на обороте сверху, в редких случаях на лицевой стороне в левом нижнем углу. По форме были распространены столбцы и книги и развернутый лист александрийской бумаги.
Челобитная	Текст начинается с адресата. Автор документа в начале текста и в редких случаях - в подписи. Имели авторскую подпись. Помета (резолюция) - на обороте сверху, в редких случаях - на лицевой стороне в левом нижнем углу. Предполагает этикетное обращение к адресату, этикетное, часто самоуничижительное обозначение автора документа, изложение сути дела, изложение просьбы после обстоятельства дела, этикетная концовка документа, на оборотной стороне написано решение по данной челобитной другим почерком.
Отписка	Отписки обычно поступали в приказ от официального лица - воеводы, посла, епископа. Наименование этого вида документа давалось в конце текста. Текст начинается с адресата. Имели авторскую подпись. Часто являлась ответом на документы, которые не требовали дальнейших действий.
Память	Вид такого документа как память указывается в начале и в конце текста. Автор документа в начале документа и в подписи. Адресат и дата в начале текста. Имели «припись» дьяка.  Часто таким видом документа оформлялась переписка.

Задание 3. Изучить «Дело Поместного приказа по челобитной вологжанина Якова Шетилова», ознакомиться с видами документов приложенных в дело.

Сыскная грамота на Вологду от 3 апреля 1625 г. – документ служебный, автор индивидуальный, автор указан в начале текста: От царя и великого князя Михаила Федоровича всеа Русии на Вологду воеводе нашему Петру Васильевичу Волынскому да дьяку нашему Василью Ларионову. Автор установлен путем изучения реквизитов грамоты.

Отписка в Поместный приказ вологодского воеводы П.В. Волынского от 16 августа 1625 г. – документ личный, автор коллективный. Форма обозначения автора – название титула и за ним адресат. Расположен вначале документа: холопи твои Петрушка Волыньской, Васка Ларионов челом бьют. Автор определем путем изучения реквизитов документа отписки.

Челобитная вологжанина Як. Ив. Шетилова от 24 февраля 1625 г. Документ личный, автор индивидуальный и указан в начале текста: бьет челом холоп твой Якушко Иванов сын Шетилов.

Приговор Поместного приказа, писанный по скрепам от 24 марта 1625 г. Документ служебный, автор индивидуальный. В тексте автор не указан, но он становится известен после изучения текста, автор сам Государь от имени которого пишут служилые люди.

Сказка у приказной выписки Як. Ив. Шетилова. Документ личный, автор индивидуальный. В документе сказка автор обычно обозначается в начале текста и в подписи, но здесь автор только в подписи: К сей сказке Яков Шетилов руку приложил.

Примеры адресования документов:

В памяти адресат указан в начале текста вместе с указанием чинов: князю Ондрею Васильевичу Ситцкому, да Якову Михайловичю Бобарыкину, да дьяком Третьяку Корсакову, да Венедикту Махову, к писцом к Тимофею Безобразову да к подъячему к Ивану Петрову. В челобитной: Царю, государю и великому князю Михаилу Федоровичю всеа Русии. Сыскная грамота: воеводе нашему Петру Васильевичу Волынскому да дьяку нашему Василью Ларионову. Отписка в Поместный приказ вологодского воеводы П.В. Волынского от 16 августа 1625 г.: Государю, царю и великому князю Михаилу Федоровичю всеа Русии. Адресат всегда указывается вначале документа.

 

Занятие 2.3  Формуляр документа XVIII в.

Задание 1. Изучить виды и разновидности документов: выписать виды документов, установленные Генеральным регламентом 1720 г., найти их определения в «Кратком словаре видов и разновидностей документов»;  из «Краткого словаря видов и разновидностей документов» выписать виды документов XVIII в.

Регламент – свод правил, определяющих порядок работы учреждения, предприятия.

Книга – совокупность записей по какой-либо теме, вопросу или видам документов, объединенных в общий переплет (иногда книгой назывались аналогичные записи, оформлявшиеся в форме «столбца»).

Указ – распоряжение главы государства, имеющее законодательный или распорядительный характер, как по общему, так и частному делу; распоряжение вышестоящего учреждения нижестоящему учреждению или должностному лицу; вид судебного решения.

Челобитная – прошение, заявление, жалоба.

Патент – свидетельство о чине, сане, воинском звании.

Грамота – обобщающее название различных по содержанию и юридическому значению документов, исходящих от органов государственной власти и управления древней Руси или от частных лиц в период с XII в. и в основном до XVIII в., в которых фиксировались сношения с главами иностранных государств, имущественные права, привилегии, обязанности отдельных лиц (физических и юридических) и взаимоотношения между ними, а также оформлялись судебные решения и различные сделки; распоряжение верховной власти или центрального учреждения (приказа) местным учреждениям и должностным лицам.

Доношение (Донесение) – сообщение нижестоящего учреждения или должностного лица вышестоящему учреждению или должностному лицу по какому-либо вопросу.

Реляция – военный или дипломатический доклад.

Письмо – обобщающее название некоторых публичных частных актов; синоним записи; послание неофициального характера; грамота иностранного посла или монарха.

Список – обобщающее название некоторых публичных актов; перечень документов или предметов; копия документа.

Мемориал – памятная записка; журнал (см.).

Выпись – выписка из какого-либо дела или документа, составленная в учреждении и соответствующим образом удостоверенная.

Квитанция – расписка.

Повседневная записка – в этом журнале регистрировались все дела, рассматриваемые в коллегиях, так же он служил для справочной работы.

Доклад – изложение обстоятельств дела и соображений по нему для принятия решения руководителем учреждения.

Диплом – документ, удостоверяющий принадлежность лица.

Роспись – список, опись чего-либо.

Регистратура – служила для учета входящих и исходящих дел.

Протокол –

Рескрипт – распоряжение главы государства должностному лицу.

Выпись, грамота, доношёние (донесение), повседневная записка, закладная крепость, запись, книга, кондиция, конфирмация, лист, мемориал, мнение, ордер, отпись, память, патент на чин (звание), письмо, регламент, реляция, рескрипт, речи, роспись, сентенция, сказка, список, трактат, указ, челобитная.