Нормативно-правовая база документоведения

Задание 2. На примере документов местных учреждений проанализировать сложившиеся правила написания автора, выявив:

– особенности оформления автора документов;

– опишите правила его оформления в зависимости от расположения реквизита «адресат».

Вид документа и адресат выделялись в отдельную строку над текстом, автор указывался в подписи, дата составления документа ставилась над текстом. Изменился порядок адресования: документы должны были адресоваться в конкретные учреждения и  имели авторскую подпись.

Задание 3. По документам местных учреждений описать порядок оформления реквизита «адресат», отметить отличительные особенности порядка адресования документов по сравнению с XVI-XVII вв.

Документ начинался с обозначения адресата, который писали вдоль верхнего поля листа. Формуляр документов периода приказного делопроизводства представлял сплошной текст, реквизиты из него практически не выделялись, однако в зависимости от вида документа они располагались в строго определенной последовательности. Текст документов чаще всего начинался  с обозначения автора – царского титула, затем указывались адресат, должность, имя, фамилия лица,  которому предназначался документ, или группа лиц; дата проставлялась после текста.

Задание 4. Проанализировать все имеющиеся даты в документе и определить их назначение, выписать примеры и описать место расположения каждой даты.

Декабря 10 дня 1790 г. – в конце документа, перед подписью.

1789 г. –  в начале документа, дата отделена  от текста

Июня 10 дня 1790 г. – в начале документа, над текстом

Июля 12 дня 1790 год –в конце документа, после текста, внизу страницы

1780 год  октября 21 дня – вначале страницы.

Задание 5. Описать состав подписи по документам местных учреждений.

Подпись состоит в основном из полного имени и фамилии или указывается должность: секретарь, канцелярист.

Задание 6. Выписать все отметки на документах, указав, какие из них появились в XVIII в.

Делопроизводственные отметки:

• Регистрационный номер – вдоль поля документа.
• В левом верхнем углу проставляли входящий номер.
• Указывается наименование вида документа.
• Подпись должностного лица.

Задание 7. По Генеральному регламенту 1720 г. на примере правил составления протокола определить требования, предъявляемые к тексту (гл. XXX).

Записывается дата, указываются присутствующие, далее идет текст протокола, в котором отображается суть дела, и касающиеся этого дела факты. Подписывается всеми членами.

Занятие 2.4 Формуляр документа XIX – начала XX вв.

Задание 1. Выявить и выписать названия видов документов, выписать определения.

Уложение  - свод законов 

Устав - свод правил, регулирующих деятельность учреждений, их взаимоотношения с другими организациями, их права и обязанности в определенной сфере государственного управления.

Предписание – документ, содержащий распоряжение должностного лица или организации своим подчиненным или подведомственным организациям о выполнении изложенных в нем требований.

Докладная записка - документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Рапорт – донесение или заявление.

Задание 2. Выявить особенности оформления реквизита «автор», описать состав бланка и его виды. Описать порядок оформления реквизита «автор» в различных видах документов, выписать несколько типов бланковых надписей и определить их состав. По комплексу документов проследить, какие виды документов пишутся на бланках, какие без обозначения бланковых надписей.

Бланк включал в себя следующие реквизиты: наименование учреждения, дата подписания документа, исходящий регистрационный номер, краткий заголовок.

Автор оформлялся в печатном виде углового бланка слева в верхнем углу.

Задание 3. Проанализировать несколько видов документов, указав структуру текста, выписав примеры применения канцеляризмов. Отметить, насколько усилилась тенденция трафаретизации (выписать примеры трафаретных и типовых текстов).

Текст документа состоял из вступительной части, кратком содержании. Документы обязательно имели подпись и скрепу.

Примеры канцеляризмов: согласно предложению, во исполнение предложения.

В трафаретном тексте информация фиксируется с пробелами для того чтобы в дальнейшем можно было внести необходимую информацию.

Типовой текст – образец, на основе которого может быть построен другой текст.

Задание 4. Описать порядок адресования документа. При описании порядка адресования установить зависимость оформления реквизита «адресат» от иерархии учреждений. Привести примеры адресования в вышестоящие, равные и нижестоящие учреждения.

Правила написания адресата определялись в зависимости от того, кому они были направлены. Так, равные друг другу и нижестоящие учреждения использовали предлог «в», например: «В палату гражданского суда». Если документ направлялся к конкретному лицу или нижестоящему учреждению, то добавлялся титул.

Задание 5. Выписать даты составления, обработки, подписания и другие, указать место их расположения.

Дата составления расположена (23 января 1890 года) под наименование автора в верхнем углу. Дата составления под наименованием автора (18 июля 1907 года), дата обработки (23 июля 1907 г) – в левом верхнем углу в виде штампа, дата подписания (31 июля 1907 г.) проставляется с пометкой согласен и стоит в начале текста.

Задание 6. Проанализировать характер удостоверения документа. Выписать примеры подписания документа в инстанциях разной подчиненности и описать состав подписи.

Документы удостоверялись подписью с наименование должностей, фамилией и инициалами. В доношениях расписывались все служащие и обязательно в конце документа. 

Задание 7. Описать виды отметок. Выписать отметки на документах и указать их назначение, место проставления.

Отметками проставляется дата обработки  (над названием учреждения) и принятия документа (в центре).

Занятие 2.5. Современные требования к формуляру документа

Задание 1. Изучить разделы ГСДОУ, государственный стандарт на организационно-распорядительную документацию и отметить, как в этих документах решаются вопросы документирования (записи информации по установленным правилам).

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях.

Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.

Задание 2. Выявить виды реквизитов, установленных ГСДОУ, и перечислить эти реквизиты.

Обязательными реквизитами документов всех систем являются: наименование организации - автора документа; код организации - автора документа; название вида документа или унифицированной формы документа (включая заголовок); заголовок к тексту; код формы документа; дата документа; индекс; текст; визы; подпись; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Дополнительными реквизитами документа являются: наименование структурного подразделения - автора документа; резолюция; гриф утверждения; отметка о заверении копий; печать; гриф внешнего согласования; отметка о наличии приложения; государственный герб СССР или республики; эмблема организации или предприятия; изображение наград; адресат; индекс предприятия связи; почтовый и телеграфный адрес; номер абонентского телеграфа, номер телефона, номер счета в банке; место составления или издания; фамилия исполнителя и номер его телефона (для писем - обязательно); отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о поступлении; ссылка на индекс и дату входящего документа; отметка о переносе данных на машинный носитель и др.

Задание 3. Изучить ГОСТ Р 6.30-2003 с требованиями к оформлению документов, определить его структуру, состав разделов.

Распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации.

ГОСТ Р 6.30-2003 уточняет порядок оформления отдельных реквизитов. Данным ГОСТом, установлены также требования к нумерации документов, датированию документов, адресованию документов, заголовку к тексту, требования к текстам документов и т.д.

Представлены требования к текстам документов.

ГОСТ установил в качестве основных два вида бланков: общий бланк (для оформления приказов, протоколов, актов и др.) и бланк писем.

Задание 4. Изучить требования государственного стандарта к бланкам документов, определить различия: общего бланка и бланка для письма; варианты расположения реквизитов в бланке (угловое, центрованное). Выяснить, в соответствии с требованиями, каких нормативных документов проектируются бланки государственных организаций и организаций и предприятий нового типа.

Различие между этими бланками состоит в том, что в бланке для писем содержится реквизит: индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке и постоянная часть реквизита - ссылка на индекс и дату входящего документа (на № ______от______ ), а на бланках для других документов эти площади используются для заполнения реквизитами: наименование вида документа и место составления или издания.

Угловое расположение реквизитов наиболее рационально для оформления писем, так как в этом случае правый верхний угол бланка используется для указания адреса получателя. Угловое расположение также удобно для документов, которые требуют утверждения, поскольку гриф утверждения тоже располагается в правом верхнем углу.

Центрированный вариант расположения реквизитов используется при типографском способе изготовления бланков.

Нормативные документы в соответствии, с которыми проектируются бланки государственных организации и предприятий нового типа: приказы, решения, акты и др.

Задание 5. Изучить предложенную коллекцию (3-5 документов) и, анализируя документы, выявить недостатки в оформлении бланка (отсутствие необходимых реквизитов и правильность оформления имеющихся).

Выполняли на лекции.

Задание 6. Изучить предложенную коллекцию (3-5 документов) и, анализируя документы, выявить недостатки в оформлении бланка (отсутствие необходимых реквизитов и правильность оформления имеющихся).

Документ: бланки (в этой же папке)

Раздел 3.  Составление и оформление организационно- распорядительных и информационно-справочных документов

Занятие 3.1 Документирование распорядительной деятельности

Задание 1. Изучить требования, предъявляемые к составлению и оформлению распорядительных документов: уточнить состав реквизитов, входящий в формуляр приказа; изучить требования государственного стандарта к оформлению реквизитов, входящих в формуляр приказа.

В состав реквизитов приказа входят следующие: Государственный герб РФ; герб субъекта РФ; эмблема организации; наименование организации с указанием ее организационно-правовой формы и наименования  Министерства   или   ведомства   (для   учреждений   и организаций в случае прямого подчинения); наименование вида документа (ПРИКАЗ); дата документа; регистрационный номер документа; место составления или издания документа; заголовок к тексту; текст документа; отметка о наличии приложения; подпись; гриф согласования документа; визы согласования документа; отметка об исполнителе; отметка об исполнении документа и направлении его в дело; идентификатор электронной копии документа.