Научно-справочный аппарат

     При разработке схемы путеводителей  и кратких справочников по фондам государственных архивов с более  узким профилем учитывается специфика  состава и структуры каждого  архива.

     Основной  частью путеводителя являются характеристики фондов. Характеристика фонда состоит из его названия, справочных данных о фонде, краткой исторической справки и аннотации документов фонда.

     Дифференцированный  подход к описанию документов при  подготовке путеводителя предполагает в зависимости от категории фонда  составление различных видов характеристик фондов, их рациональное сочетание в пределах справочника, а также различное наполнение отдельных элементов характеристики.

     Названия  фондов должны соответствовать их названиям  в учётных документах.

     Для групповой характеристики даётся типовое или обобщённое название группы фондов, включённых в характеристику. Для групповой характеристики, объединяющей последовательно сменявшие друг друга организации с родственными функциями, названием может служить перечисление в хронологической последовательности названий этих фондообразователей.

     В справочные данные о фонде включаются номер фонда, его объём, крайние даты документов, состав научно-справочного аппарата (кроме описей).

     В групповой характеристике к ряду фондов справочные данные приводятся по каждому фонду отдельно после его названия.

     В характеристике на объединённый архивный фонд после общего названия указываются  номер фонда, его объём и крайние  даты всего комплекса документов.

     В историческую справку включаются: даты образования, реорганизации и ликвидации фондообразователя, его переименования, подведомственность и функции, название организаций предшественника и преемника.

     В исторической справке приводятся сведения о наличии в фонде документов других учреждений или документов данного учреждения в других фондах или других государственных хранилищах документов.

     На  объединённый фонд составляется одна историческая справка, в которой  оговариваются особенности исторического  развития отдельных организаций, документы  которых составили этот фонд.

     Для фондов, включённых в групповую характеристику, в общую историческую справку  выносятся общие данные по истории  организаций. Особенности исторического  развития отдельных фондообразователей указываются при перечислении этих фондов.

     Историческая справка для фондов личного происхождения состоит из кратких биографических данных о фондообразователе. В исторической справке на семейные и родовые фонды даются сведения по хронологии степени родства.

     В исторической справке к архивной коллекции указываются сведения по истории её создания, составитель, а также место нахождения коллекции до поступления в архив.

     При отборе состава документов, аннотируемых в путеводителе, учитывается необходимость  отражения информации, дающей представление  о направлении, результатах и специфике деятельности фондообразователя. В аннотации даются сведения о графических материалах, фотографиях, документах, являющихся произведениями искусства.

     Для тематического путеводителя по архиву в аннотацию должны войти сведения обо всех группах документов, содержащих информацию по данной теме.

     Аннотация состава и содержания документов фонда представляет собой краткое  обобщённое описание состава документов и их содержания. В аннотации может быть указана хронология темы, вопросов или отдельных групп документов и обозначены их географические границы. При составлении аннотаций необходимо освещать события и факты, не допускать пересказа содержания документов, соблюдать выбранный для данного фонда признак группировки информации о содержании его документов и принятую последовательность расположения сведений в аннотации, излагать текст четко и лаконично. Допускается аннотирование отдельных уникальных документов.

     Одним из вариантов группировки информации в аннотациях является расположение информации по видам и разновидностям, т.е. по номинальному признаку, в сочетании с авторским. Такая группировка применяется при аннотировании узкоотраслевых фондов, а также коллекций, созданных по одной теме.

     Виды  документов в аннотациях следует  указывать в единообразной последовательности, в порядке их значимости: постановления, решения, приказы, распоряжения, циркуляры, положения, уставы, протоколы заседаний, планы, отчёты, статистические отчёты, статистические таблицы, докладные записки, переписка.

     В аннотации на документы профсоюзной, кооперативной или другой организации, где в основе лежат коллегиальные решения, вначале даётся информация о протоколах заседаний и решениях съездов или других документах коллегиального характера, затем – информация о документах, отражающих сведения по определённым темам или вопросам.

     В групповых аннотациях объединённого фонда при описании документов следует указывать номер фонда, в котором находятся эти документы или название структурной части объединённого фонда.

     Датируются  комплексы документов или отдельные документы, а также наиболее важные факты и события, упоминаемые в аннотации.

     В библиографическом списке литературы о фонде в соответствии с действующим государственным стандартом даётся описание изданий по истории фондообразователя, справочников и исследований о документах и публикаций документов фонда.

     При наличии изданий, включающих сведения по ряду фондов архива, целесообразно  составлять к путеводителю общий  библиографический указатель.

     Вслед за характеристиками фондов помещается список неаннотируемых фондов, в котором указываются: название фонда, номер фонда, объём и крайние даты документов. Однотипные фонды могут быть приведены под общим названием с указанием общего количества фондов, дел и общих крайних дат. Фонды в списке располагаются в соответствии с общей схемой построения путеводителя.

     Справочник  об архивах содержит систематизированный  перечень архивов и сведений о  них. Характеристика каждого архива включает полное наименование архива, его адресные данные, краткую историческую справку и аннотацию состава фондов и содержания документов архива.

     В путеводителе по фондам нескольких архивов на однородные фонды составляются групповые характеристики.

     В общей исторической справке отражается направление деятельности данной группы организаций-фондообразователей, общие сведения о них. Специфические особенности по истории отдельных фондообразователей оговариваются специально.

     В аннотации на материалы группы фондов разных архивов после сведений, характерных  только для одного из них, указывается условное обозначение данного архива.

     Характеристика  документов в тематическом путеводителе состоит из названия тематического  раздела, справочных данных и аннотации  документов.

     Названия  тематических разделов соответствуют  схеме построения путеводителя. Справочные данные состоят из номеров фондов, номеров описей по каждому фонду, в котором имеются документы по теме, крайних дат документов. В аннотации даются сведения о составе и содержании документов по теме.

     В конце описания каждой группы документов по одному вопросу указываются даты материалов и номера фондов, в которых они «отложились.

     Внутренняя  систематизация сведений о видах  документов и методика их описания такая же, как в путеводителе по фондам архива.

     В тематический путеводитель включается список фондов, который содержит номера и названия фондов, если он по нескольким архивам, то в списке фондов вначале указывается название архива.

     Характеристика  фонда в кратком справочнике  состоит из его названия, номера, объёма и крайних дат документов фонда. Она может быть дополнена данными о фондообразователе, содержании и составе документов фонда.

     Название  фонда в кратком справочнике  даётся как в путеводителе по фондам архива и дополняется указанием  на даты деятельности учреждения-фондообразователя.

     Названия  объединённого фонда и фондов, включённых в групповую характеристику, даются, как в путеводителе, с  указанием крайних дат деятельности организаций, составляющих объединённый фонд или вошедших в групповую  характеристику. Подчинённость фондообразователя не указывается, за исключением случая, когда в состав фонда входят документы фондообразователей, подчинённых одному и тому же вышестоящему учреждению.

     Если  изменения в названии и подчинённости  организаций касаются всех фондов, объединяемых групповой характеристикой, то сведения об этом указываются после типового названия фондов.

     В справочных данных указывается состав научно-справочного аппарата к документам фонда. Если для всех фондов, включённых в справочник, имеются одни и те же виды научно-справочного аппарата, их наличие оговаривается в предисловии к справочнику, а в справочных данных к фондам опускается.

     Для кратких справочников по фондам нескольких архивов республики, края, области  составляются групповые характеристики на одноимённые фонды любой категории. Они строятся так же, как в кратком справочнике по одному архиву, но в справочные данные перед номером фонда включается сокращённое или условное обозначение архива.

     Основными элементами справочного аппарата для  путеводителя и его видов являются: титульный лист, оглавление, предисловие, указатели.

     К путеводителю составляются указатели: предметный, его разновидности –  именной, географический, указатель  фондов.

     Для краткого справочника целесообразно составлять алфавитный указатель сокращённых названий фондов.

     В состав справочного аппарата к путеводителю по фондам архива и тематическому путеводителю входят также список сокращений и общий библиографический список.

     В качестве приложений к путеводителям могут составляться: справка по истории административно-территориального деления, терминологический словарь, содержащий объяснение и толкование специальных терминов и др.

2.4 Указатели

     В системе научно-справочного аппарата указатели, в том числе указатели  к описям и документам фонда, могут быть самостоятельными архивными справочниками или элементом справочного аппарата к ним.

     Указатели, являющиеся самостоятельными архивными  справочниками, составляются к описям одного фонда или их совокупности и, как правило, без просмотра дел.

     Указатели к описям одного фонда составляются, если фонд содержит большое количество описей, имеет сложную структуру, документы содержат многостороннюю информацию.

     Указатели к описям нескольких фондов составляются на фонды однородных по функциям организаций, последовательно сменявших друг друга; на фонды организаций одной отрасли с аналогичными функциями, одна из которых является вышестоящей по отношению к другим; на фонды организаций одной отрасли.

     Указатели к документам фонда составляются на основе изучения самих документов. Указатель может быть создан к документам одного фонда, нескольких фондов одного архива, нескольких фондов группы архивов.

     Указатель как элемент справочного аппарата к архивному справочнику составляется для ускорения поиска информации по аспектам, не совпадающим с группировкой основного текста справочника.

     Указатели могут составляться ко всем типам  архивных справочников. Они охватывают основной текст справочника и  его приложения.

     Указатели могут быть: предметными, именными, географическими, хронологическими и др.