Научно-справочный аппарат

     На  титульном листе описи помещаются следующие данные:

• полное название государственного архива,
• название фонда,
• номер фонда,
• номер описи (по листу фонда),
• название описи,
• крайние даты документов, внесённых в опись.

     На  начальном листе графленой формы  описи ставится специальный штамп  с указанием на утверждение описи: ЭПК (ЭК) и гриф утверждения описи  руководителем архива.

     При составлении титульного листа описи необходимо учитывать:

• название фонда пишется в виде официального названия учреждения-фондообразователя со всеми его переименованиями, изменениями подчинённости и сокращёнными названиями (в круглых скобках), относящимися к периоду, за который документы включены в опись, в хронологической последовательности. Для объединённого фонда следует указывать его полное название;
• если в опись внесены дела за несколько лет с перерывами, то на титульном листе проставляются только те годы, за которые имеются документы.

     В оглавлении (содержании) перечисляются: предисловие, список сокращений, названия всех разделов, подразделов и более мелких групп дел, включённых в опись, указатели, переводные таблицы шифров. Против каждого названия ставятся номера соответствующих листов описи.

     К описи составляется предисловие, в котором излагаются:

• история учреждения-фондообразователя; история фонда;
• состав и содержание документов описи (фонда);
• особенности формирования, описания и систематизации дел;
• состав справочного аппарата к описи и порядок пользования им.

     Предисловие может составляться как общее  ко всем описям, так и к каждой описи.

     Общее предисловие к описям фонда помещается в первой описи. При составлении  отдельных предисловий к каждой описи фонда все общие данные по истории учреждения-фондообразователя и истории фонда помещаются в предисловии к первой описи.

     К описям объединённых фондов составляется общее предисловие, если фонды, входящие в них, включены в одну опись. В предисловиях к описям отдельных фондов излагаются сведения, касающиеся лишь этих фондов и даются ссылки на общее предисловие.

     Для составления предисловия используются законодательные источники и справочная литература, официальные издания учреждения и документы фонда, историческая литература, освещающая период существования фондообразователя и посвящённая данному учреждению. Определённые сведения для предисловия содержат исторические справки о фондообразователях, методические пособия по работе с материалами фонда. При отсутствии достаточных данных по истории фондообразователя, фонда и других необходимых сведений в указанных выше источниках, следует изучить материалы фондов вышестоящих учреждений, руководивших системой или отраслью, в которую входил фондообразователь.

     В первой части предисловия кратко излагаются:

• исторические условия, в которых возникло и действовало учреждение-фондообразователь;
• дата возникновения учреждения-фондообразователя со ссылкой на законодательные акты, а также название учреждения-предшественника, подчинённость учреждения-фондообразователя;
• компетенция, структура и функции учреждения-фондообразователя;
• изменение названия, функций, структуры и подведомственности учреждения-фондообразователя с указанием основных вызвавших их причин;
• дата ликвидации или реорганизации учреждения-фондообразователя со ссылкой на законодательные акты, а также название учреждения, унаследовавшего его функции.

     Для фондов первой категории, имеющих сложную  структуру, дополнительно к предисловию  целесообразно составление схемы  структуры учреждения-фондообразователя.

     В краткой характеристике состава и содержания дел в описи отмечаются наиболее типичные группы дел, как по их видам и разновидностям документов, так и по их содержанию.

     В предисловии должны быть указаны основные принципы формирования дел, приёмы раскрытия содержания документов, особенности описания и оформления дел. Указываются также принципы построения описи без воспроизведения схемы систематизации, особенности систематизации дел, содержащих документы за несколько лет.

     Заключительная  часть предисловия содержит характеристику справочного аппарата к описи, основные принципы его составления и указания о порядке пользования им.

     Предисловие подписывается составителем и помещается в начале описи после оглавления (содержания).

     Все сокращения, применяемые в тексте описи, вносятся в список сокращённых слов. Назначение списка сокращений – унифицировать приёмы описания в описи и в справочном аппарате к ней и уменьшить её объём. В список не включаются общепринятые сокращения слов, а также хорошо известные сокращённые наименования учреждений.

     К описи составляются указатели: предметный (общий, географический, тематический и др.), хронологический.

     К описи составляется заверительная  надпись, которая делается на отдельном  листе-заверителе. В заверительной надписи указывается количество листов описи. Листы описи и справочный аппарат к ней нумеруются в валовом порядке в пределах каждого тома описи. Заверительная надпись составляется и подписывается составителем описи.

     Переработка описей допускается лишь в случаях, когда описи не отвечают необходимым требованиям в качестве учётного и поискового документа. В итоге переработки создаются новые описи, которые должны соответствовать требованиям учёта и поиска дел в фондах определённой категории.

     При переработке допускается объединение нескольких описей в одну новую опись. При переработке описей составляется переводная таблица шифров дел. Уничтожение старых описей после их пересоставления запрещается. Старые описи должны учитываться по новым описям на правах дел и помещаться в конце описи за последним номером под своим заголовком и с отметкой «Опись пересоставлена. См. оп. № ... ».

     К пересоставленным описям фондов прилагаются переводные таблицы старых и новых шифров дел. Переводные таблицы отсылают от старых шифров к новым. Если новая опись включает в себя дела нескольких переработанных описей, то в переводную таблицу включается графа с номерами описей. В случае передачи дела в другой фонд, объединения его с другим делом в пределах фонда, в переводной таблице указывается его новый шифр. В графе «Примечание» указывается основание записи.

     Переводная  таблица шифров дел может составляться:

• ко всем описям фонда, если его материалы были пересистематизированы и количество описей изменилось;
• к каждой описи, если пересистематизация материалов проводилась только внутри каждой описи.

     Для составления переводной таблицы  шифров используется карточка, на которой  производилось описание. Карточки систематизируются  по порядку старых шифров.

     Если  имеются дела, ранее находившиеся в других фондах, то первыми помещаются карточки основного фонда, а вслед  за ними других фондообразователей. В пределах каждого фонда карточки систематизируются по порядку номеров описей, а каждой описи – по номерам дел. Систематизированные карточки перепечатываются в таблицы.

     Усовершенствование  описей – комплекс работ, направленных на повышение их информационно-поискового уровня⁵. Проведение усовершенствования возможно для фондов любой категории. Категория фонда обусловливает очередность работы с описями, определяет степень необходимого повышения информационно-поискового уровня конкретной описи, состав справочного аппарата к описи.

     Усовершенствование  описей включает следующие виды работ: редактирование заголовков, составление необходимого справочного аппарата к описи, перепечатку описи.

     Редактирование  заголовков проводится с просмотром дел. Необходимость просмотра определяется при предварительном анализе качества заголовков. При редактировании заголовков проводится уточнение их по содержанию, установление корреспондента, места события, уточняется датировка, фондовая и структурная принадлежность дел.

     Редактирование  заголовков проводится по тексту второго  экземпляра описи с последующей  её перепечаткой или на карточках, с которых затем печатается новая опись. Первоначальная опись сохраняется и присоединяется к фонду. Все уточнения заголовков переносятся на обложки дел.

     В целях повышения информативности описей проводится составление указателей. С помощью указателей устраняются также отдельные недостатки систематизации и формирования дел.

     Для вошедших в научный оборот фондов, включающих материалы других фондообразователей, с целью обеспечения поиска документов определённого фондообразователя  допускается составление специальных указателей фондовых включений. В них указываются номера и названия фондов и перечисляются номера дел, относящихся к этим фондам.

     Описи дел, неудобные для пользования, а также имеющиеся в одном экземпляре, перепечатываются.

     По  завершении описания неописанных документов или переработки описей составляется акт, утверждаемый руководством архива и служащий основанием для внесения необходимых изменений в учётную документацию.

2.2 Каталоги

     Каталог – архивный справочник, в котором информация об архивных документах расположена в соответствии с выбранной схемой классификации⁶.

     Каталогизация архивных документов – это совокупность работ по созданию каталогов: составление схемы классификации, выявление и отбор документов, описание их содержания на каталожных карточках, систематизация карточек, оформление и ведение каталогов ⁷.

     Совокупность различных взаимосвязанных и взаимодополняющих каталогов представляет собой систему каталогов архива. В зависимости от схемы построения каталога, в соответствии с которой организуются их общая структура и основные подразделения, каталоги могут быть систематическими, предметно-тематическими или предметными. Основой системы является систематический каталог.

     Основные  требования к системе каталогов  госархива следующие:

• соответствие принципов построения каталогов их целевому назначению;
• рациональная структура каталогов, обеспечивающая оптимальное разнообразие аспектов информационного поиска;
• исключение параллелизма в группировке информации в различных каталогах системы;
• исключение неоправданного дублирования и широкое применение отсылочных карточек и указателей.

     Систематический каталог. В систематическом каталоге документная информация классифицирована по отраслям знаний и практической деятельности общества. Систематический каталог отражает связи между событиями и явлениями, содержит сведения по конкретным вопросам.

     Систематические каталоги строятся по схемам единой классификации  документной информации в систематических  каталогах государственных архивов. Методические указания по применению схем содержат методику организации  и проведения работ по созданию и ведению систематических каталогов.

     Предметно-тематический каталог. В предметно-тематическом каталоге документная информация классифицируется внутри темы по предметному признаку.

     Предметный  каталог. В предметном каталоге документная информация классифицируется по алфавиту предметных понятий и лиц. Дальнейшая систематизация осуществляется в логической или хронологической последовательности.