Научно-справочный аппарат

     Именной каталог. В именном каталоге документная информация классифицирована по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами. Дальнейшая систематизация – в хронологической или иной, удобной для поиска информации последовательности. При значительном объёме карточек они могут быть расположены по специальной схеме классификации. Круг лиц, сведения о которых подлежат включению в именной каталог, определяется каждым госархивом самостоятельно.

     Географический  каталог. В географическом каталоге документная информация классифицируется по алфавиту географических и топографических наименований. В основу классификации может быть положено административно-территориальное деление. Систематизация внутри рубрик может быть хронологической или тематической.

     Каталог по истории учреждений. Каталог по истории учреждений – каталог сведений из архивных документов и опубликованных источников, в котором документная информация по истории развития учреждений классифицирована по отраслям, затем по конкретным учреждениям. Возможна непосредственная классификация учреждений по алфавиту их видовых названий независимо от отраслевой принадлежности. Состав учреждений, сведения о которых отражаются в каталоге, определяется соответствующим государственным архивом.

     Каталог документов по личному  составу. Каталог создаётся для выявления документов социально-правового характера.

     В каталоге информация классифицируется по строгому алфавиту фамилий. Карточки в каталоге документов по личному составу содержат: фамилию, имя, отчество и ссылку на дела, в которых имеются сведения об этом работнике.

     Система каталогов должна обеспечить полноту  сведений о содержании документов фондов архива. Дифференцированный подход при  каталогизации заключается в определении очередности работы с документами и в степени обобщения сведений при их описании на каталожных карточках.

     Целесообразно намечать к каталогизации те фонды, документы которых могут быть использованы при подготовке публикации документов, составлении обзоров, информационных писем и пр.

     Не каталогизируются фонды, описи которых намечаются к переработке. Если к описям имеются указатели, позволяющие вести поиск на уровне отдельного документа, каталогизация этого фонда может быть отложена.

     При выборе структурной части фонда для каталогизации основным критерием является полнота отражения основной деятельности фондообразователя и учреждений его системы. Так, документы коллегии, секретариата, президиума, канцелярии и т.п. наиболее полно и всесторонне освещают основную деятельность фондообразователя. Кроме того, эти подразделения фондообразователя содержат документацию обобщающего характера. Все это определяет первоочередность и обязательность каталогизации указанных структурных частей фонда.

     При отборе дел и документов для каталогизации следует учитывать функции фондообразователя, чтобы заранее наметить необходимые комплексы документов, подвергаемых каталогизации.

     Каталогизации подвергаются:

• организационно-распорядительные, планово-отчётные и другие основные документы учреждения-фондообразователя;
• руководящие документы вышестоящих органов, которые имеют прямое отношение к осуществлению фондообразователем его целевого назначения;
• документы подведомственных учреждений, присланные для; контроля и обобщения;
• документы, в которых отражается существо деятельности учреждения, но подлинники которых в составившем их учреждении не остаются (копии предложений, проектов постановлений, актов проверки и т.д.);
• печатные издания, имеющиеся в фонде и касающиеся деятельности фондообразователя;
• другие документы, по своей ценности и трудности поиска заслуживающие каталогизации.

     В каталог включаются сведения, которые содержат информацию о сущности событий, фактов, явлений, отраженных в документах, раскрывающих закономерности их развития, показывающих характерные особенности их проявления, о деятельности фондообразователя или учреждений его системы. При отборе сведений отдаётся предпочтение сведениям о характере, направлении и итогах деятельности учреждения и его системы, учитывается время возникновения документа или время описываемых в документе событий, когда значение имеет сам исторический период, учитываются авторы (адресаты) документов, степень их сохранности.

     Дифференцированный  подход к описанию при каталогизации заключается в выборе и применении комплекса рациональных приёмов описания для каждой характерной группы документов фонда. Такими приёмами являются – подокументный, поединичный, групповой.

     На  одной каталожной карточке могут  быть описаны:

• при подокументном описании – отдельный документ из дела, посвящённый одному вопросу при условии, если остальные документы этого дела касаются других вопросов, или часть одного документа, если весь документ касается многих вопросов;
• при поединичном описании – дело целиком, касающееся одного вопроса, события, переписка по одному вопросу;
• при групповом описании – группа документов одного дела по одному вопросу, предмету; если по этому же вопросу имеются документы в других делах, то документы каждого дела могут описываться на отдельной карточке;
• группа однородных дел одной описи.

     Приёмы  группировки сведений для описания определяются содержанием документов. Групповая карточка может также  составляться к отдельной описи  или группе описей, если они объединяют тематическую группу документов, а также к фонду в целом.

     Для систематического и предметно-тематического  каталогов основой при описании является вопрос.

     В обозначении вопроса необходимо включать понятие о действии, совершаемом лицом, или характеризующее состояние, развитие объекта. Это делает информацию более конкретной.

     При каталогизации протоколов нельзя выносить на карточку только пункт повестки дня. Необходимо отразить содержание постановляющей части протокола по данному вопросу  и результат обсуждения.

     При обозначении лиц на каталожной карточке для именного каталога следует помимо вопроса указывать также имеющиеся в документе сведения о профессии, звании или другие данные, характеризующие их общественное положение. При отсутствии таких сведений на карточку выносятся фамилия, имя, отчество и вопрос.

     Карточка для именного каталога имеет графическое выделение фамилии, имени лица, которые составляют основу информации на карточке. Вопросная же часть информации может отсутствовать.

     Для предметных каталогов основой при  описании является предмет, хотя в ряде случаев может быть отражена и вопросная сторона информации документа.

     Указатели к каталогам создаются краткие  или глухие, заключающие в себе лишь обозначение предмета или название рубрики со ссылкой на индекс.

     К систематическому каталогу могут быть составлены предметный, географический и именной указатели.

     Каталоги  создаются в процессе самостоятельного вида работы – каталогизации, а также в процессе других видов работ.

     Выявление и описание документов фондов для  систематического каталога проводится в соответствии со схемой классификации  систематического каталога. Вначале  разрабатываются методические пособия  по каталогизации отдельных фондов, рабочие схемы с учётом специфики документов. После завершения описания документов на каталожной карточке проводится индексирование.

     Индексирование – процесс проставления условных обозначений и составления указателей, служащих для упрощения доступа к документам и (или) информации⁸. Индексирование осуществляется путём анализа содержания каталожной карточки и отнесения её к определённому структурному подразделению схемы классификации.

     Карточки  систематизируются по индексам и  рубрикам и расставляются в каталоге. Кроме основных карточек в каталоги помещаются отсылочные карточки для связи с другими разделами этого же каталога или с другими архивными справочниками. В отсылочных карточках графы «Рубрика» и «Подрубрика» заполняются в обычном порядке. В графе «Содержание» пишется: «см. также...» и указываются индексы названий соответствующих подразделений каталога или другого справочника, к которым даётся отсылка.

     При индексировании проводится объединение  однородных по содержанию карточек, а  также экспертиза карточек – выделяются некачественные, малозначительные карточки. Вторично экспертиза осуществляется в процессе систематизации карточек по индексам, при этом выделяются дублетные и поглощенные карточки.

     Периодически  проводится проверка систематического каталога. При этом проверяется правильность размещения карточек между разделителями, определяется необходимость введения новых разделителей.

     Завершение  каталогизации документов архивного  фонда оформляется справкой, которая  включается в дело фонда. В справке указывается номер и название фонда, кто и когда проводил каталогизацию, количество составленных карточек, делается отметка о включении карточек в каталог архива, проставляется дата, должность составлявшего справку и его подпись. Если каталогизация проводилась по части архивного фонда, в справке вслед за номером и названием фонда указываются номера и названия описей, по которым проводилась разработка. В журнале или картотеке архива ведётся централизованный пофондовый учёт дел, подвергнутых каталогизации.

     Учёт  поступлений карточек в каталог следует вести по каждому каталогу отдельно в специальных книгах, в которых отмечаются дата поступления карточек в каталог, название фонда, номер фонда, фамилия составителя, отметка о включении массива карточек в каталог. Ежегодно устанавливается количество карточек, поступивших и включённых в каталог. В целом по архиву учёт составленных и включённых в каталог карточек ведётся в паспорте.

     Для учёта использования каталогов  в архиве ведётся журнал.

2.3 Путеводители

     Путеводитель – архивный справочник, содержащий краткие сведения о документах архива⁹. В него включаются сведения об основных фондах архива.

     Видами  путеводителя являются: путеводитель по архивам, путеводители по фондам архива, краткий справочник по фондам архива и тематический путеводитель по фондам архива.

     Путеводитель по архивам – систематизированный перечень архивов с характеристикой хранящихся в них документов¹⁰.

     Путеводитель по фондам архива – систематизированный перечень наименований архивных фондов с их характеристиками¹¹.

     Краткий справочник – систематизированный перечень наименований архивных фондов со справочными данными о них¹².

     Тематический путеводитель – систематизированный перечень характеристик документов, расположенных по тематической схеме¹³.

     Путеводитель, краткий справочник и тематический путеводитель могут создаваться  по фондам всех государственных архивов РФ в целом, по фондам всех или нескольких архивов республики, края, области, по фондам отдельного государственного архива, по отдельному комплексу фондов государственного архива.

     Путеводитель  состоит из характеристики фондов (документов) и справочного аппарата.

     Схема расположения характеристик в путеводителе зависит от состава фондов архива.

     Внутри  разделов фонды группируются в подразделы по отраслям или характеру производственной деятельности. В пределах подразделов характеристики объединяются по признаку ведомственного подчинения или однотипности учреждений.