Научно-справочный аппарат

ВВЕДЕНИЕ

    Создание  поисковых систем в целях обеспечения  ускоренного нахождения ретроспективной  информации является одним из приоритетных направлений в работе Национального  архива Республики Беларусь. Поэтому  целям оперативного и максимально  полного использования документальных материалов призвана служить широкаясистема научно-справочного аппарата.

    Система научно-справочного аппарата - комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых учетных документов, архивных справочников, механизированных и автоматизированных информационно-поисковых систем, информационных документов, создаваемых на единых методологических и научно-методических основах для обеспечения сохранности и эффективного поиска архивных документов и документной информации в пределах архивного фонда, архива, НАФ Республики Беларусь в целях всестороннего использования.

    Система НСА, основываясь на принципах историзма, всесторонности и комплексности, должна строится с учетом системного подхода, и целостный сложноорганизованный объект, включающий необходимые подсистемы учета и описания документов на едином нормативно-методическом обеспечении.

    Систему научно-справочного аппарата можно  разделить по функциям, которые она выполняет:

    1) справочники по учету документов;

    2) справочники по содержанию документов.

    В каждой их этих групп выделяются основные справочники, обязательные для каждого  архива и вспомогательные, создаваемые  по мере необходимости. К основным справочникам по учету относятся книга поступлений, список фондов, листы фондов, описи, реестры описей, к вспомогательным – лицевой счет архива, карточки и книги учета движения фондов и др.

    К основным справочникам по содержанию относятся описи, путеводители и  каталоги, к вспомогательным –  обзоры, указатели, тематические перечни.  

    Таким образом, в системе НСА каждый справочник имеет свое назначение, специфику, дополняет другие справочники  и является необходимой составной  частью СНСА. Однако при этом необходимо заметить, что весь комплекс СНСА не всегда является обязательным для каждого  архива. Количество и состав справочников является различным. Важно, чтобы архив  располагал такой совокупностью  ИПС, которая позволяла бы рационально  выполнять все виды работ с  документами.   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1ЭВОЛЮЦИЯ НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА К ДОКУМЕНТАМ АРХИВНОГО ФОНДА РФ (1991-2005 гг.)

    Время с 1991 по 2005 год - период насыщенный и  во многом уникальный в развитии научно-справочного  аппарата (НСА) к документам Архивного  фонда Российской Федерации (АФ РФ). 
В эти годы интенсивно создавались архивные справочники, которые публиковались как традиционным способом, так и с разнообразным использованием компьютерных технологий. Приводимые ниже сведения по объемам и типам изданных традиционных справочников основаны на библиографической базе данных (БД) по архивным справочникам, которую ведет Росар-хив. БД содержит информацию о 658 изданиях и охватывает период с 1939 по 2006 год.

    За  последние 15 лет было издано 394 справочника, то есть 60% всех опубликованных справочников по документам АФ РФ, хранящимся в государственных  и муниципальных архивах. Федеральные архивы опубликовали 133 справочника, что составило 34% общего прироста. Основную массу прироста количества справочников дали государственные архивы субъектов РФ - они издали 233 справочника, или 59%, оставшиеся 7% - это вклад муниципальных архивов (10 справочников), Росархива и ВНИИДАД. Хотя доля госархивов субъектов РФ превалирует, наибольшую работу проделали федеральные архивы -в среднем 8,9 справочника на архив, госархивы дали прирост в 1,1 справочника на архив. Иногда основой волны архивных справочных публикаций называют справочники по архивохранилищам бывшей КПСС, однако это не так. Реально они внесли 16% общего прироста справочников за указанный период.

    Структура опубликованного справочного фонда  осталась стабильной. Самый массовый из опубликованных - справочник типа путеводителя. И в 1990 г., и в настоящее время такие справочники составляют 63% от всех изданных. Другие виды справочников практически сохранили свой удельный вес в общей структуре: лишь незначительно повысилась доля каталогов (с 8 до 10% ) и указателей (с 6 до 10%), немного снизилась (с 10 до 6% доля обзоров) и опубликованных описей (с 8 до 6%). Из приведенных цифр ясно, что темпы прироста по каждому виду справочников были практически одинаковыми, приоритеты же в справочных публикациях не изменились.

    Основная  доля в приросте именно путеводителей  принадлежит региональным архивам. Федеральные архивы в значительной мере обеспечены путеводителями, то есть произошло определенное насыщение.

    Многие  региональные архивы еще готовят  свои первые путеводители. Особенно это  относится, разумеется, к архивохранилищам документов КПСС и к муниципальным  архивам. Как представляется, последние  в большинстве своем предпочтут подготовку и издание межархивных справочников, в создании которых координирующую роль должны сыграть органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

    Конечно, количественный рост числа опубликованных справочников впечатляет, хотя это  не совсем адекватный показатель обеспеченности справочниками архивных документов. Более точным (пусть и не идеальным) показателем в этом отношении  применительно к справочникам типа путеводителя было бы не число справочников, а количество фондов, описания которых даны в справочниках. Заметим, что именно этот показатель используется при оценке ведения БД «Архивный фонд».

    Наряду  со стабильным в последнее время  приростом количества справочно-информационных изданий в этой сфере есть еще  один показатель, который, к сожалению, остается неизменным - качество справочников. На это обстоятельство не раз обращалось внимание архивов: см. доклад Росархива на заседании Научного совета Росархива (2000); Инструктивное письмо Росархива о создании и развитии НСА к документам государственных и муниципальных архивов (2001); доклад Росархива на Всероссийской конференции 2003 г. «Тенденции и перспективы развития НСА к документам государственных и муниципальных архивов»; решение коллегии Росархива (2003) «О состоянии работы государственных архивов Российской Федерации по созданию и развитию научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда Российской Федерации в 1996-2001 гг.»; решение коллегии Росархива (2005) «О Сводном плане подготовки документальных публикаций и архивных справочников в архивных учреждениях Российской Федерации на 2006-2010 гг.»; решения коллегии Росархива по итогам отраслевых конкурсов научных работ за 2000—2001 гг. и 2003-2004 гг. К основным недостаткам справочников можно отнести их оформление и структуру, выбор уровня описания, способы унификации описаний, распределение фондов для индивидуального и группового аннотирования. Аннотации зачастую содержат лишь перечень видов документов, а исторические справки - даты существования и функции фондообразователей. В результате - среди изданий большое число кратких справочников, аннотированных перечней и т.п., при этом некоторые из них при отсутствии аннотаций или исторических справок титулуются путеводителями. Решение же проблемы состоит лишь в том, чтобы четко выполнять методические требования к подготовке различных видов НСА, многократно изложенные в правилах и пособиях и не претерпевшие за последние годы никаких изменений.

    Говоря  о приросте количества справочных публикаций и их структуре, следует отметить относительно новое явление в  этой сфере. Публикуются издания, которые, строго говоря, не могут считаться  частью системы НСА. Это биографические и биобиблиографические справочники, региональные энциклопедии, тяготеющие к краеведению, и т.п. Ряд изданий, именуемых справочниками, содержит и обширные подборки документов. Причины  появления их ясны. Как правило, для  этих изданий архивы получают финансирование (предварительное или от продажи  тиража). Публикация изданий, которые  по разным причинам востребованы широкой  публикой, административными органами или коммерческими структурами, располагающими соответствующими средствами, несомненно, является ответом на потребности  общества. Кроме того, они отвечают и насущным нуждам архивов. Одновременно это один из прямых и эффективных инструментов популяризации архивного дела. Широкая публикация такого рода справочных материалов заслуживает одобрения, и оно, в частности, могло бы проявиться на проводимом Росархивом конкурсе научных работ в области архивоведения, археографии и документоведения. Однако по номинации «Справочники о составе и содержании документов» на конкурс поступают работы, которые справедливо квалифицируются жюри конкурса как непрофильные для этой номинации и проигрывают в рейтинге изданиям, в которых достаточно строго выдержан классический жанр. Представляется, что эти издания, иногда выполненные высокопрофессионально, заслуживают отдельной номинации (или преобразования существующей номинации) под названием, скажем, «справочно-информационная литература» Тогда к этой номинации можно было бы отнести и буклеты, которые по нынешним условиям конкурса к рассмотрению не принимаются. По-видимому, в результате нужно будет расширить и название конкурса, то есть обозначить его как конкурс научных и научно-популярных работ.

    Рост  числа тематических справочников (традиционных и автоматизированных) и изменение  их тематики (по документам по личному  составу, по рассекреченным документам, по генеалогическим материалам, по региональной истории по решениям органов  власти и т.п.) неоднократно анализировались  при освещении вопросов использования  архивных документов в современный  период. Поэтому нет необходимости  приводить здесь соответствующие данные. Самого пристального внимания заслуживают изменения форм и структуры НСА.

    1991-2005 годы - период мощного роста и  последовательного развития автоматизированного  научно-справочного аппарата. Термин  «автоматизированный НСА» возник  по историческим меркам совсем  недавно, но стал вполне обиходным. Для уточнения конкретной формы представления НСА уже не добавляют «автоматизированный». Все чаще добавляется: «печатный справочник », « в традиционной форме ». Несколько лет назад приходилось говорить о неизбежности автоматизированного НСА, затем доказывать его преимущества по многим функциям и параметрам, убеждать в необходимости его развития. Приближается время доказывать, почему некоторые справочники следует публиковать также и в традиционной форме.

    В настоящее время самым большим  по объему, универсальности и распространенности справочным архивным электронным ресурсом является массив БД «Архивный фонд». Эти БД вначале, да и сейчас, формально  конституируются как элементы системы  автоматизированного централизованного  государственного учета. По сути уже  в первых версиях этого программного комплекса (ПК), а особенно в действующей, превалируют информация НСА и  средства работы с ней прежде всего (хотя и не только) потому, что ряд  учетных документов выполняют функции  НСА -непосредственно или в пересистематизированном виде. ПК «Архивный фонд» дает возможность вводить описания документов на четырех уровнях: фонд, опись (в целом), единица хранения (единица учета), документ. В ПК «Архивный фонд» можно автоматически формировать тексты путеводителя по фондам архива (с указателями путеводителя), краткого справочника по фондам, десятки видов перечней фондов, описей, дел; можно вести описи, любого вида каталоги, указатели.

    На  практике эта информация (помимо ее учетных приложений) используется непосредственно  как НСА для поиска архивных документов, иногда - для формирования текстов  справочников для последующего их макетирования  и опубликования, в некоторых  случаях данные конвертируются в  другие архивные системы (например, в  автоматизированную систему учета  и контроля движения дел и документов, разработка которой завершается на базе ГА РФ и РГАЭ). А иногда в редуцированном виде эта информация размещается в сети Интернет. 
Ведение архивами БД «Архивный фонд» оценивается двумя основными показателями - числом архивов, использующих эту программу, и объемом введенных данных. Приведем данные на 2005 г. По охвату системой архивной отрасли цифры таковы. Ведут БД «Архивный фонд»: 14 федеральных архивов (с фондовой организацией документов) - 100%; 170 государственных архивов субъектов РФ — 81%; 801 муниципальный архив - 33%.

    Второй  показатель - количество введенных  в БД описаний фондов и процент  по отношению к числу фондов в  наличии (в сопоставлении с паспортными  данными): федеральные архивы — 55,3 тыс. фондов, 82%; государственные архивы субъектов РФ - 310 тыс. фондов, 66%; муниципальные  архивы -91 тыс. фондов, 30%. 
В целом же по документам, хранящимся в этих архивах, введены описания 456 тыс. фондов, т.е. 54%.

    В большом количестве в рамках БД «Архивный  фонд» накапливаются сведения об описях в целом (речь здесь идет об уровне описи, а не о единице хранения). Федеральными архивами введены 63,2 тыс. записей БД на уровне описи (45%), госархивами субъектов РФ - 490 тыс. записей (52%), муниципальными архивами - 110 тыс. записей (26%).

    В объемном отношении процесс накопления указанных видов электронных  ресурсов нужно признать удовлетворительным, однако имеется, естественно, та же проблема, что и в традиционном НСА, - количество и качество аннотаций и исторических справок в описаниях на уровне фонда.

    В последнее время все более  масштабной становится целенаправленная массовая оцифровка описей, которая (наряду с прямым вводом содержания описей в БД «Архивный фонд») проводится преимущественно с одновременным  созданием соответствующих БД с  описаниями на уровне единицы хранения. Сотни тысяч таких описаний в  электронном формате накоплены  в ГА РФ, РГАЭ, РГИА, РГАСПИ, РГАНТД, филиале РГАНТД в г. Самара, РГАНИ, в ряде госархивов субъектов РФ.

    Увеличение  парка компьютерной техники архивами в последнее десятилетие повлекло за собой всплеск создания множества  тематических БД на уровне фонда, дела, документа, части документа. По отчетным сведениям на 2005 год 110 архивов имеют 466 тематических БД, содержащих 11,2 млн. записей (в эти показатели не входят ресурсы БД «Архивный фонд»). Эти БД создавались в ходе реализации международных проектов (тематические комплексы документов Коминтерна, СВАТ, кино-и фотокаталоги, списки военнопленных и места их захоронений), по заказу региональных администраций (картотеки решений исполкомов советов разных уровней), для решения вопросов хозяйствования (списки домовладений, земельные кадастры), в связи с юбилейными датами (хроники событий, региональные энциклопедии, биографии выдающихся деятелей). Накоплен солидный массив генеалогической информации (метрические книги, дворянские списки, адрес-календари), создано множество БД социальной направленности (награжденные, жертвы репрессий: списки узников, раскулаченных, картотеки спецпереселенцев). Как правило, это несложные по структуре локальные БД, содержащие полезный ресурс НСА архива.