Научно-справочный аппарат

    Количество  дел в фонде и крайние даты дел фонда;

    состав  документов фонда и крайние даты каждой группы;

    время поступления фонда в архив  организации;

    степень сохранности документов;

    изменения в составе и объеме документов фонда;

    указание (если организация передает документы  на государственное хранение) даты и места передачи дел на государственное  хранение (наименование государственного архива; № фонда, присвоенный государственным архивом, ссылка на акт приема-передачи дел, его дату и номер).

    Третий  раздел-характеристика документов фонда, содержит перечисление видов научно-справочного  аппарата к фонду.

    В третьем разделе-характеристике документов фонда, перечисляют:

    1. основные виды документов;

    2. указывают на особенности документирования  в данной организации;

    3. дают общие сведения об использовании  документов (основное содержание  и количество справок социально-правового  характера, подбора и выдачи  документов в структурные подразделения,  и т. п.

    Справку печатают на общем бланке организации  в 4-х экземплярах (3 экземпляра предназначены  для государственного архива и передаются вместе с описями при приеме-передаче дел.

3. Система научно-справочного аппарата к архивным документам

    Система научно-справочного аппарата к архивным документам архива – это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования.

4. Классификация архивной документации

    Проблема  классификации архивной документной  информации – это стержневая проблема современной организации архивного  информационного пространства. Поэтому  в настоящее время ведется  работа по созданию отраслевого классификатора архивной документной информации.

    Работа  по созданию научно-справочного аппарата к архивным документам представляет вид научного труда, направленный на обеспечение организаций и лиц  необходимой документной информацией. Документная информация – это  сведения, различные данные, содержащиеся в документе.

    В практике информационной работы архивные документы, являющиеся первоисточниками сведений о предметах объективной  действительности и мыслительной деятельности человека, получили название носителей  первичной документной информации.

    Различные сообщения о документах, состоящие  из описаний, специальных шифров и  кодов, называются информацией об информации, или вторичной документной информацией.

    Архивные  справочники, содержащие вторичную  документную информацию, и сами документы, несущие первичную документную  информацию, в совокупности составляют архивную информационную среду.

    Все архивные справочники, описывающие  документную информацию, делятся  на обязательные и дополнительные.

    Обязательные  справочники существуют во всех государственных  архивах. К ним относятся архивные описи и архивные каталоги, обзоры документов и другие архивные справочники.

    Дополнительные  справочники создаются с учетом специфики документов архива, а также  складываются исторически (поступившие  на постоянное хранение делопроизводственные картотеки, картотеки и перечни  документов, выявленных для публикации). К дополнительным справочникам относятся  указатели, обзоры, тематические перечни, аннотированные каталоги.

    Принципы  построения системы НСА. Основными  принципами построения системы НСА  являются:

    взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников, описывающих первичную ретроспективную документную информацию на разных уровнях;

    неповторяемость и недублированность информации различных видов справочников;

    преемственность НСА ведомственных, государственных  и муниципальных архивов.

    Плевые  два принципа необходимо соблюдать  для того, чтобы сделать поиск  более эффективным и избегать затрат труда архивиста на дублирование информации.

    Если  описание и каталогизация фонда  проведены в соответствии с принципом  взаимосвязи и взаимодополняемости информации, исследователь, ознакомившись с описью фонда и выписав из нее номера единиц хранения по интересующей его теме, обращается затем к соответствующему разделу каталога для более углубленного поиска. В каталоге он находит не только названия единиц хранения, но и заголовки документов и более подробную информацию с указанием на листы единицы хранения, на которых эту информацию можно найти.

    Третий  принцип очень важен для организации  поисковой работы. Он означает, что  к созданию всех типов справочников в ведомственных, государственных  и муниципальных архивах применяются  единые требования и единые методы. Так, описи дел составляются еще  в делопроизводстве учреждений под  контролем ведомственного архива. Сводные  описи (годовые разделы) описей дел  постоянного хранения ведомственного архива обязательно утверждаются ЭПК  государственного архива и хранятся в государственном архиве как  контрольные экземпляры до передачи дел на постоянное хранение. Такой  же контроль должен осуществляться за составом ведомственных картотек и  других справочников. Все элементы описания, все вспомогательные элементы справочного аппарата к описи  должны находиться в строгом соответствии с основными правилами работы ведомственных и государственных  архивов.

    Структура системы НСА. Система НСА структурного подразделения на вертикальный и  горизонтальный уровни. Горизонтальный уровень системы основан на функциональном различии справочников. По функциям справочники  системы НСА подразделяются:

    на  справочники по учету;

    справочники по раскрытию содержания документов (информационно-поисковые системы).

    Вертикальный  уровень системы основан на иерархии классов справочников к следующим  комплексам архивных документов:

    АФ  РФ в целом;

    сети  архивов;

    архиву;

    фонду;

    делу  или отдельному документу.

    В соответствии с таким делением можно  назвать наиболее распространенные справочники и справочные комплексы  к архивным документам.

  1. АФ РФ:

  Центральный фондовый каталог Росархива и разрабатываемая ранее на его основе автоматизированная система НТИ.

  2. Группа архивов отдельного региона:

  фондовой  каталог субъекта РФ или муниципального образования.

  3. Архив:

  путеводитель  или краткий справочник;

  книга поступлений;

  список  фондов;

  листы фондов;

  описи;

  каталоги;

  тематические  обзоры;

  указатели;

  паспорт архива;

  4. Фонд:

  лист  фонда;

  опись;

  обзор фонда;

  каталоги;

  указатели;

  5. Отдельное дело или отдельный  документ:

  тематические  путеводители;

  каталоги;

  указатели;

  обзоры  фондовые и указательные;

  внутренняя  опись дела;

  аннотация;

  заверительная надпись.

  В практической работе все справочники  в результате их классификации по уровням документов получили названия:

  межархивные (на уровне АФ РФ и его части); внутриархивные и межфондовый (на уровне фондов или их частей);

  внутирфондовые (на уровне фонда или его части).

  Подробный перечень справочного аппарата каждого  федерального архива России по указанным  группам (внутриархивной, межфондовой, внутрифондовой справочники) дается в справочнике «Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат»,опубликовано в 1994 году.

  Перспективы развития СНСА. Разработка перспектив дальнейшего оптимального развития системы НСА, опираясь на решение  следующих основных проблем.

  Оптимизация системы НСА АФ РФ в целом как  подсистемы общегосударственной системе  научно-технической информации (НТИ).

    Оптимизация отдельных подсистем и элементов  системы НСА АФ РФ на различных  уровнях организации документов: архив - фонд – дело – документ –  это уровни «входа» в систему  НСА; а также оптимизация системы  НСА каждого архива.

    Всестороннее  обеспечение преемственности НСА  государственных архивов и архивов  учреждений.

    Дальнейшее  совершенствование методики создания отдельных типов справочников с  учетом их взаимодействия и взаимодополняемости в системе НСА архива.

    Система НСА должна строиться на основе единства методов учета и описания документов на едином нормативно-методическом обеспечении, что определяет следующие требования, предъявляемые к ним:

    удовлетворят  все потребности общества в ретроспективной  информации по мере возникновения и  поступления запросов в архиве;

    ориентироваться в основном на тематический поиск  информации;

    быть  универсальной, т.е. охватывать всю  совокупность документов АФ РФ (текстовых, КФФД, технических и др.), независимо от способа закрепления информации;

    иметь единую методику составления всех типов  и видов справочников;

    отличаться  взаимосвязью, взаимодополняемостью справочников;

    развиваться с учетом дальнейших перспектив применения новейших достижений науки и техники, т.е. автоматизированного ввода и  поиска информации.

    Исходя  из этих требований, основу системы  НСА должно составлять «двойное единство»: единство организации документов, которое  достигается единством научно-методических основ классификации документов (единая система НСА закрепляет организацию  документов и их учет по единицам хранения, фондом, комплексом фонда, архивом);

    Единство  описания документов, которое достигается  единством методики составления  справочника.

    В настоящее время создание и усовершенствование НСА в каждом архиве происходит дифференцированно. Это означает, что архивисты по разному – подходят к созданию и усовершенствованию справочников фондов различной информативности.

    Зависимости от информативности архивные фонды  разделяют на 3 категории. Под категорией архивного фонда при этом понимают различную степень информативности  материалов этого фонда. Так, к значимым, много аспектным по содержанию и большим фондам, к которым часто обращаются следователи, создаются сложные, высококачественные виды архивных справочников, отличающиеся глубинной и детализацией сведений о содержании документа. Такие справочники создаются фондом I категории.

    Более упрощенной НСА создается к фондам II и III категории.