Научно-справочный аппарат

    Наиболее  позднее явление в архивном НСА — представление его в сети Интернет. Этот процесс в России начался 5-6 лет назад и пока в целом находится на довольно элементарном уровне. В российском сегменте сети Интернет размещены 142 справочника - путеводители по фондам архива, краткие справочники, тематические перечни документов, описи, каталоги. Доля каждого вида справочника составляет от 15 до 19% от их общего числа в Интернете. Основной массив представлен архивной отраслью, причем 28 справочников размещены на портале «Архивы России ». В ближайшее время там будет размещена высокофункциональная БД, содержащая 60 путеводителей по фондам архивов. Технология представления справочников в Интернете -почти исключительно гипертекст, затем следуют БД, нередко встречаются и запакованные текстовые файлы (в формате Word) - самый простой и наименее затратный способ размещения информации, не предоставляющий, однако, никаких сервисов, а только возможность их копирования на компьютер. Отметим еще одну черту справочников, представленных в Сети, - многие из них были предварительно опубликованы, что понятно при нынешнем состоянии российской законодательной базы по электронным документам вообще и по их публикациям в сети Интернет в частности.

    Российские  архивы делают первые шаги по представлению  НСА в Интернете. Этот путь осложняется  отсутствием серьезных стимулов, недостатком финансовой основы, нехваткой  квалифицированных специалистов, правовой невнятицей, слабостью телекоммуникационной инфраструктуры.

    Пока  число архивных справочников в Рунете невелико, и в их реализациях мало используются богатейшие возможности  информационных технологий. Российским архивистам предстоит еще многое узнать, хотя бы только для постановки своих задач перед профессиональными  разработчиками сайтов, web-мастерами, web-дизайнерами, web-программистами. В этой связи актуально  включение тематики подготовки, размещения и продвижения архивной информации в сети Интернет в программы курсов по повышению квалификации архивистов.

    Многие  электронные справочники в качестве прототипа или информационной базы имеют справочники традиционные. Вместе с тем появилось и множество  других, которые по своей структуре, информационному наполнению, средствам  поиска не просто отличаются от справочников традиционных, но и не имеют среди  последних аналогов.

    Учитывая  все вышесказанное, уже непозволительно  при определении системы НСА  лишь вскользь упоминать электронные  ресурсы как «базы данных, выполняющие  функции справочников перечисленных  типов и видов», либо «а также  автоматизированные справочники». Ситуация требует осмысления.

    При всей своей сложности, фрагментарности  создания НСА и представления  его в различных формах все  перечисленные явления составляют единый могучий процесс. Речь идет о новом воплощении системы НСА.

    Во  всем многообразии форм, форматов, уровней  созданного электронного НСА видны  четыре основных фактора. Первый - накопленные  справочные электронные ресурсы  в целом содержат все элементы, из которых должны состоять справочники. Второй - увеличение общего объема электронных  справочных ресурсов как по количеству справочников, так и по числу описаний архивных документов на различных уровнях значительно опережает рост традиционного НСА. Третий - электронный НСА по своим функциональным свойствам существенно превосходит традиционный НСА. Четвертый - многие электронные справочные системы по своему наполнению и поисковым средствам не имеют аналогов (взаимного соответствия) в системе традиционного НСА.

    Все эти факторы, анализ структур и функций  накопленных массивов, их объем, особенности  программных наработок, возрастающая обеспеченность архивов компьютерной техникой (в настоящее время общий  ее парк в архивах отрасли составляет более 6,5 тыс. машин и 176 ЛВС), развитие телекоммуникационной инфраструктуры, опыт создания и использования НСА  позволяют определить следующие  основные черты складывающейся системы  НСА архива.

    Ядром и наиболее полной реализацией всех информационных ресурсов и функций  системы НСА архива является электронная  система, содержащая иерархически организованные данные на пяти уровнях - фонд, опись  в целом (как комплекс единиц хранения), единица хранения (единица учета), документ, текст (изображение) документа. Последний уровень включен в  систему НСА потому, что его  объекты могут быть использованы не только как конечная цель поиска, но и как средство поиска, как  правило, контекстного, а при XML-разметке - и параметрического. Первые три  уровня содержат исчерпывающие перечни  соответствующих объектов описания, имеющихся в архиве. Уровни же документа  и его текста заполняются по мере создания электронного контента в ходе подготовки тематических перечней, тематических каталогов, документальных публикаций и т.д. На каждом из верхних четырех уровней по каждому объекту описания вводится полный набор элементов описания объекта этого уровня. Например, для уровня фонда это название фонда, справочные данные, информация по истории образования и хранения фонда, аннотация, библиография, информация об условиях доступа и использования (иными словами, совокупность элементов описания, необходимых для формирования полноценной описательной статьи путеводителя по фондам архива). Программно-языковая среда, в которой существует информация, может быть любой, позволяющей устанавливать иерархические связи между разными уровнями данных и набор стандартных видов отношений между записями отдельных информационных файлов.

    Необходимыми  составляющими системы являются также схемы систематизации информации и ключевые слова. Предусматривается  одновременное существование схем систематизации материала для путеводителя, для систематического каталога, для  тематических каталогов, тематических перечней, причем для каждой из перечисленных  целей можно создавать несколько  схем. Ключевые слова вводятся для  описаний каждого уровня.

    Ясно, что в информационном отношении  эта система соответствует всем видам путеводителя по фондам архива, реестру описей, описи, всем видам  каталогов, но при этом намного мощнее по поисковым возможностям каждого  из этих справочников или их полной совокупности.

    В системе могут содержаться тексты путеводителя по архиву и обзоры, но отдельно от ее основной структуры - как  неструктурированные справочники.

    Физическое  расположение системы значения не имеет, хотя свою роль в его выборе играют соображения организационные, финансовые и т.п. Система может быть размещена  на автономном компьютере, сервере  локальной сети архива, сервере вне архива (по принципу аутсорсинга) или на нескольких серверах, если система имеет распределенный характер. Значение имеют точки доступа к системе. Это может быть читальный зал архива, публичная библиотека, научное учреждение, любой компьютер или локальная сеть в случае размещения системы в Интернете. 
Система может формировать исходные тексты любых видов путеводителей, описей, тематических перечней (включая внутренний справочный аппарат через механизм ключевых слов) для их публикации - в печатном виде, на компакт-дисках, на микроносителях. Очевидно, отпадет необходимость вывода на отдельные носители каталогов и указателей.

    Традиционно система НСА архива определяется как комплекс взаимосвязанных и  взаимодополняемых архивных справочников, БД о составе и содержании документов. Это конструкция, в которой информационная взаимодополняемость реализуется в физически разделенных справочниках различных типов, содержащих описания архивных документальных комплексов разных уровней, а информационные взаимосвязи имеют логический характер. В этом смысле взаимодополняемость и взаимосвязи в традиционной системе НСА можно назвать виртуальными. В описываемой электронной системе НСА эти взаимосвязи материализуются в конкретных внутренних связях между различными уровнями и сегментами системы, которые составляют единый информационный организм. Традиционные справочники не являются информационным или инструментальным дополнением к электронной системе как к справочнику того же ряда, они не содержат никакой информации, которой нет в системе, не обладают дополнительными поисковыми возможностями. Традиционный справочник (на любом носителе) - одномоментная плоская проекция части электронной системы НСА архива. 
Однако можно говорить о взаимодополнениях архивной электронной системы, ее версиях в Интернете и в традиционных справочниках, но в ином, не информационном плане, а как взаимодополнениях по отношению к привычкам, индивидуальным предпочтениям, способам восприятия информации пользователей - в работе с бумажным справочником, его CD-версией, с локальной электронной системой или ее интернет-версией.

    Следует отметить, что в действующей третьей  версии ПК «Архивный фонд» реализованы  структура и большинство функциональных возможностей описанной электронной  системы НСА. В четвертой версии, разработка которой будет завершена  в следующем году, будут сделаны  дальнейшие шаги по построению данной системы.

    Очевиден  путь дальнейшего развития системы  НСА. Нет никаких технических  или технологических препятствий  к объединению электронных систем разных архивов в единую систему. Необходимо, конечно, при этом соблюдение единой методики построения и заполнения объединяемых систем, единых электронных  форматов описаний архивных документов и использование единых или совместимых  классификационных схем (для каталогов, для подготовки в случае необходимости  межархивных справочников). Таким образом, после объединения мы получим систему НСА Архивного фонда РФ (разумеется, по тем архивам, которые участвуют в единой электронной системе). 
Возможны два пути ее реального существования: централизованный и распределенный. Централизованный вариант означает концентрацию всей информации на одном сервере, в распределенном варианте информационные массивы НСА архивов (групп архивов) физически расположены на разных серверах, и их объединение осуществляется с помощью сети Интернет.

    Магистральное направление в развитии НСА на современном этапе - движение к реализации представленной модели полной системы  НСА, и на повестке дня - адаптация  к конкретным архивным нуждам уже  созданных технологических и  программно-аппаратных средств и  целенаправленное информационное наполнение электронной системы НСА. 

2 Научно-справочный  аппарат к документам  архива

    Картотека – справочник, который содержит сведения о содержании документов на карточках. Карточки располагают в  картотеках в зависимости от потребностей организации в информации. Как  показывает практика работы архивов  организаций, наиболее употребляемой  является информация по содержанию организационно-распорядительных документов (приказов по основной деятельности, протоколов, договоров, соглашений, писем  и т.д.).

    В зависимости от задач по использованию  документов могут создаваться предметные и предметно-тематические картотеки.

    В предметной картотеке карточки группируют по алфавиту понятий (например, для  приказов – по алфавиту наименований участков деятельности: акционирование, производство, сбыт, охрана труда; для  писем – по алфавиту наименований организаций-корреспондентов и т.п.)

    Целесообразным  является создание картотек по личному  составу для поиска сведений о  трудовом стаже, зарплате и других данных социально-правового характера.

    Карточки  должны содержать фамилию, имя, отчество сотрудника организации и поисковые  данные (номер фонда, описи, дела и  листов) документов, в которых имеются  сведения о нем. Карточки систематизируют  по фамилиям в порядке алфавита в  пределах одинаковых фамилий по алфавиту имен и отчеств.

    При создании и применении автоматизированных систем поиска документов и дел в  архивах организаций, традиционные правила регистрации и учета  документов и дел, как на стадии делопроизводства, так и в архиве, должны быть использованы при разработке программ для ЭВМ.

    Такая преемственность облегчит переход  работы в архивоведении на новый  технический уровень.

    Особое  место среди архивных справочников занимает историческая справка. Справку  составляют при первом поступлении  документов фонда в архив организации. В последующем по истечении 5-7 лет целесообразно составлять дополнение к исторической справке.

    Историческую  справку составляет и подписывает  заведующий архивом. В организациях с небольшим объемом дел, образующихся за год, историческую справку можно  заменить предисловием к описи дел  постоянного хранения.

    Историческая  справка состоит из трех разделов:

    истории фондообразователя;

    истории фонда;

    характеристики  документов фонда.

    Первый  раздел - история фондообразователя, (в хронологической последовательности) содержит следующие сведения:

    даты, номера и заголовки распорядительных документов о создании, преобразованиях  и ликвидации организации;

    крайние даты деятельности организации;

    изменения в названии и деятельности организации;

    задачи  и функции организации и их изменения;

    масштаб деятельности организации и ее место в системе государственного аппарата, отрасли;

    структура организации и ее изменения (с указанием дат).

    Второй  раздел-история фонда, содержит следующие  сведения: