СОДЕРЖАНИЕ 
 

 

ВВЕДЕНИЕ

     Совершенствование системы научно-справочного аппарата (НСА) государственных архивов России, направленное на обеспечение общества достоверной ретроспективной документной  информацией, остается одной из главных  задач. Эффективность функционирования НСА к документам любого государственного архива напрямую зависит от результатов описания этих документов.

     В данной курсовой работе я ставлю перед  собой цель исследовать научно-справочный аппарат архива и автоматизацию его информационной деятельности. 
 
 

 

      1. Автоматизация информационной деятельности научно-справочного аппарата

     Автоматизированный  научно-справочный аппарат архива - комплекс электронных справочников (база данных описаний документов), предназначенных  для эффективного поиска архивных документов и информации.

     Автоматизированный  научно-справочный аппарат может  базироваться на информационно-поисковой  системе, создаваемой в текущем  делопроизводстве организации, и прежде всего таких ее элементах, как  электронные справочные картотеки, номенклатуры дел, классификаторы (корреспондентов, структурных подразделений, названий видов документов и др.).

     Основными полями электронной регистрационно-контрольной  карточки (РКК) являются: автор (корреспондент), название вида документа, дата, индекс документа, заголовок (краткое содержание), резолюция, срок исполнения, отметка об исполнении, архивный шифр.

     Поиск информации о документе может  осуществляться как по одному полю РКК, так и по комбинации полей.

     Поле  РКК "номер дела по номенклатуре" является связующим поисковым реквизитом при переходе от поиска информации на уровне документа к поиску на уровне дела.

     При наличии электронной номенклатуры дел в автоматизированном режиме осуществляется списание документов в  дело и извлечение документов из дела.

     Если  пользователь осуществляет поиск информации по номенклатуре дел, а ему требуется  перейти к конкретному документу, автоматически могут создаваться  перечни документов, вошедших в дела.

     Основными поисковыми реквизитами номенклатуры дел являются: индекс дела, заголовок дела (тома, части), количество дел (томов, частей), срок хранения и статья по перечню.

     На  основе электронной номенклатуры дел  в автоматизированном режиме осуществляется формирование описей дел. При этом "фильтром" для отбора информации являются сроки хранения документов (постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу).

     В электронной описи содержатся реквизиты  описания информации на уровне дела. Обязательными  реквизитами описания являются: порядковый номер записи (номер дела), индекс дела, заголовок дела, указание на подлинность (копийность), крайние даты документов, количество листов в деле, аннотация документов.

     Совокупность  электронных описей дает информацию о фонде в целом.

     Электронные РКК являются основой для создания автоматизированного каталога.

     Если  в традиционном НСА виды и разновидности  каталогов (систематический, тематический, именной, по истории учреждений и  др.) связаны между собой системой отсылок, то в автоматизированном режиме формируется один электронный каталог, содержащий описание на уровне документа или дела.

     Каталог снабжается ключевыми словами, отражающими  тему, географическое название, персоналии и т.д. Предусмотренная в каталоге схема классификации позволяет  отнести документ к одной или  нескольким рубрикам. Поиск информации по схеме классификации позволяет использовать электронный каталог как систематический, каталог по географическим названиям - как географический и т.д.

     При отсутствии в организации автоматизированной системы регистрации документов создается база данных описаний на уровне документа (электронный каталог).

     Основными реквизитами описаний в электронном  каталоге являются: индекс, рубрика, подрубрика, дата события, место события, содержание, название фонда, номер фонда, номер  описи, номер дела, номер листа. Реквизиты: название фонда, номер фонда, номер описи, номер дела, номер листа содержат учетные характеристики и могут трансформироваться из учетной автоматизированной системы.

     Ключевые  слова, характеризующие объект описания, вводятся в систему в процессе описания или после его завершения. Ключевые слова дают пользователю возможности быстрого поиска информации на уровне фонда, описи, дела, документа.

     Поиск информации по полнотекстовым базам  данных, включающим полные тексты материалов (архивные документы, журнальные статьи, книги, законодательные акты) предусматривает обращение пользователя прежде всего к реферату (введению) и заголовкам разделов документа с переходом, при необходимости, к соответствующему тексту. Пользователю при необходимости предоставляется оперативная возможность получения копии полного текста документа.

     Поиск информации по полнотекстовым документам может осуществляться по дескрипторам, которые выбираются из печатных версий тезауруса, или по классификационным  индексам, а также по словам естественного языка из текста документа.

       Документы, подлежащие передаче  на постоянное хранение, передаются  в государственный архив вместе  с автоматизированным научно-справочным  аппаратом. 

     Наличие обязательных реквизитов в структуре баз данных автоматизированного  научно-справочного аппарата и предоставление информации по этим реквизитам в электронном формате обеспечивает совместимость БД архива организации и автоматизированного научно-справочного аппарата государственного или муниципального архива.

Перспективы развития СНСА. Разработка перспектив дальнейшего оптимального развития системы НСА опирается на решение следующих основных проблем.

1. Оптимизация  системы НСА АФ РФ в целом  как подсистемы в общегосударственной системе научно-технической информации (НТИ). 2. Оптимизация отдельных подсистем и элементов системы НСА АФ РФ на различных уровнях организации документов: архив — фонд — дело — документ — это уровни «входа» в систему НСА; а также оптимизация системы НСА каждого архива.

3. Всестороннее  обеспечение преемственности НСА  государственных архивов и архивов учреждений.

4. Дальнейшее  совершенствование методики создания  отдельных типов справочников с учетом их взаимодействия и взаимодополняемости в системе НСА архива.

Система НСА должна строиться на основе единства методов учета и описания документов и на едином нормативно-методическом обеспечении, что определяют следующие требования, предъявляемые к ней:

1) удовлетворять  все потребности общества в  ретроспективной информации по мере возникновения и поступления запросов в архивы;

2) ориентироваться  в основном на тематический поиск информации ;

3) быть  универсальной, т.е. охватывать  всю совокупность документов АФ РФ (текстовых, технических и др.), независимо от способа закрепления информации;

4) иметь  единую методику составления  всех типов и видов справочников;

5) отличаться  взаимосвязью, взаимодополняемостью  справочников;

6) развиваться  с учетом дальнейших перспектив  применения Новейших достижений науки и техники, т. е. автоматизированного ввода и поиска информации.

Исходя  из этих требований, основу системы  НСА должно составлять двойное единство:

• единство организации документов, которое достигается единством научно-методических основ классификации документов (единая система НСА закрепляет организацию документов и их учет по единицам хранения, фондам, комплексам фондов, архивам);
• единство описания документов, которое достигается единством методики составления справочников.

В настоящее  время создание и усовершенствование НСА в каждом архиве происходит дифференцированно. Это означает, что архивисты по-разному подходят к созданию и усовершенствованию справочников к фондам различной информативности.

     В зависимости от информативности  архивные фонды подразделяют на три категории. Под категорией архивного фонда при этом понимают различную степень информативности материалов этого фонда. Так, к значимым, многоаспектным по содержанию и большим фондам, к которым часто обращаются исследователи, создаются сложные, высококачественные виды архивных справочников, отличающиеся глубиной и детализацией сведений о содержании документов.

 

      2. Понятие и определение научно-справочного аппарата к документам

     Научно-справочный аппарат (НСА) - структурированная совокупность элементов описаний документов (вторичной документной информации), представленных в различных видах архивных справочников, базах данных, предназначенных для поиска документов и документной информации.

     Опись дел, документов - архивный справочник, предназначенный  для раскрытия состава и содержания единиц хранения, единиц учета, закрепления их систематизации внутри фонда и их учета. Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи. Объектом описания в описи является единица хранения, единица учета.

     Описательная  статья описи включает: порядковый номер единицы хранения, единицы  учета; делопроизводственный индекс или  старый инвентарный номер; заголовок  единицы хранения, единицы учета, крайние даты документов, количество листов в единице хранения; язык, указание на подлинность, копийность, способ воспроизведения, степень сохранности документов, внешние особенности. Описательная статья может быть дополнена аннотацией отдельных документов (группы документов) единицы хранения, единицы учета.

     В справочный аппарат описи входят: титульный лист; содержание (оглавление), предисловие; список сокращений; переводные таблицы шифров (в случае переработки описи); указатели. На титульном листе описи помещаются: полное название архива организации, название фонда, номер фонда, номер описи, название описи, крайние даты документов, внесенных в опись. Предисловие может составляться как общее ко всем описям фонда, так и к отдельной описи. Общее предисловие к описям фонда помещается в первой описи. В предисловии, общем ко всем описям фонда, излагаются: история фондообразователя, история фонда; аннотация состава и содержания документов фонда (при этом выделяются наиболее типичные группы единиц хранения по их видам и разновидностям, по содержанию); состав справочного аппарата к описям. При составлении отдельных предисловий к каждой описи фонда все общие данные по истории учреждения-фондобразователя и истории фонда помещаются в предисловии к первой описи. К описи могут составляться указатели (как общие, так и специальные). Ссылочные данные указателя к описи даются на порядковые номера единиц хранения, единиц учета.

     Каталог - межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным  в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации. Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива. Совокупность работ по подготовке, созданию и ведению каталогов называется каталогизацией документов.

     Каталогизация в архивах может проводиться как самостоятельный вид работы (тематическая разработка) и в процессе других видов работ, связанных с описанием и выявлением документов (попутная каталогизация). При каталогизации применяется дифференцированный подход, который заключается: в определении очередности выбора архивных фондов, их структурных частей; отборе дел и документов и сведений из них; применении соответствующих приемов описания документной информации.