Раздел  по истории фонда содержит также  такие элементы описания, как аннотация, библиография, информация об условиях доступа и использования документов.

     Аннотация включает в себя краткую обобщенную характеристику состава документов по структуре фонда и по видам документов, содержания документов по темам, вопросам, отражающим направления деятельности фондообразователя, с указанием хронологии тем и обозначением их географических (административно-территориальных) границ.

     Библиография включает список опубликованных и неопубликованных справочников по фонду и документальных публикаций, выполненных на его основе.

     Третий  раздел включает обобщенную характеристику фонда по составу и содержанию документов в целом и отдельных  групп документов; сведения о наличии документов, выходящих за хронологические рамки фонда, о научно-справочном аппарате к фонду, о видах носителей информации. Второй и третий разделы исторической справки архивной коллекции строятся по аналогии с соответствующими разделами исторической справки архивного фонда организации.  Справка подписывается исполнителем и заведующим архивом (лицом, ответственным за архив). Историческая справка печатается в четырех экземплярах: три экземпляра передаются в государственный архив при первой передаче документов фонда; один хранится в деле фонда в архиве организации. Историческая справка дополняется при пополнении фонда или в случае реорганизации, изменения структуры и функций организации. Историческая справка (часть ее) представляется в государственный архив вместе с каждой законченной описью.

 

2.1. Система научно-справочного аппарата к документам архива

     Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам архива — это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых  архивных справочников о составе и содержании архивных документов,  создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования.

     Классификация архивной документации. Проблема классификации архивной документной информации — это стержневая проблема современной организации архивного информационного пространства.  Поэтому в настоящее время ведется работа по созданию отраслевого классификатора архивной документной информации.  Работа по созданию научно-справочного аппарата к архивным документам представляет вид научного труда, направленный на обеспечение организаций и лиц необходимой документной информацией. Документная информация — это сведения,  различные данные, содержащиеся в документе. В практике информационной работы архивные документы, являющиеся первоисточниками сведений о предметах объективной действительности и мыслительной деятельности человека, получили название носителей первичной документной информации.

     Различные сообщения о документах, состоящие из описаний,  специальных шифров и кодов, называются информацией об информации,  или вторичной документной информацией. Архивные справочники, содержащие вторичную документную информацию, и сами документы, несущие первичную документную информацию, в совокупности составляют архивную информационную среду.

     Все архивные справочники , описывающие  документную информацию, делятся  на обязательные и дополнительные.

     Обязательные  справочники существуют во всех государственных архивах.  К ним относятся архивные описи и архивные каталоги,  обзоры документов и другие архивные справочники.

     Дополнительные  справочники создаются с учетом специфики документов архива, а также складываются исторически (поступившие на постоянное хранение делопроизводственные картотеки, картотеки и перечни документов, выявленных для публикации).

     К дополнительным справочникам относятся  указатели, обзоры,  тематические перечни, аннотированные каталоги.

Принципы  построения системы  НСА. Основными принципами построения системы НСА являются:

1) взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников, описывающих первичную ретроспективную документную информацию на разных уровнях;

2) неповторяемость  и недублированность информации  различных видов справочников;

3) преемственность  НСА ведомственных, государственных и муниципальных архивов.

Первые  два принципа необходимо соблюдать  для того, чтобы сделать поиск  более эффективным и избегать затрат труда архивиста на дублирование информации.

Если  описание и каталогизация фонда  проведены в соответствии с принципом взаимосвязи и взаимодополняемости информации,  исследователь, ознакомившись с описью фонда и выписав из нее номера единиц хранения по интересующей его теме,  обращается затем к соответствующему разделу каталога для более углубленного поиска. В каталоге он находит не только названия единиц хранения, но и заголовки документов и более подробную информацию с указанием на листы единицы хранения, на которых эту информацию можно найти.  Третий принцип очень важен для организации поисковой работы. Он означает, что к созданию всех типов справочников в ведомственных, государственных и муниципальных архивах применяются единые требования и единые методы. Так, описи дел составляются ещев делопроизводстве учреждений под контролем ведомственного архива.

Сводные описи (годовые разделы) описей дел постоянного хранения ведомственного архива обязательно утверждаются ЭПК государственного архива и хранятся в государственном архиве как контрольные экземпляры до передачи дел на постоянное хранение. Такой же контроль должен осуществляться за составом ведомственных картотек и других справочников. Все элементы описания, все вспомогательные элементы справочного аппарата к описи должны находиться в строгом соответствии с основными правилами работы ведомственных и государственных архивов.

Структура системы НСА. Система НСА структурно подразделяется на вертикальный и горизонтальный уровни.

Горизонтальный  уровень системы основан на функциональном различии справочников. По функциям справочники  системы НСА подразделяются на справочники по учету, справочники по раскрытию содержания документов (информационно-поисковые системы).

Вертикальный  уровень системы основан на иерархии классов справочников к следующим  комплексам архивных документов:

• АФ РФ в целом;
• сети архивов;
• архиву;
• фонду;
• делу или отдельному документу.

В соответствии с таким делением можно назвать  наиболее распространенные справочники и справочные комплексы к архивным документам.

1. АФ  РФ:

Центральный фондовый каталог Росархива и  разрабатываемая ранее на его основе автоматизированная система НТИ;

2. Группа  архивов отдельного региона: фондовый каталог субъекта Российской Федерации или муниципального

образования;

3. Архив:

• путеводитель или краткий справочник;
• книга поступлений;
• список фондов;
• листы фондов;
• описи;
• каталоги;
• тематические обзоры;
• указатели;
• паспорт архива.

4. Фонд:

• лист фонда;
• опись;
• обзор фонда;
• каталоги;
• указатели;

5. Отдельное  дело или отдельный документ:

• тематические путеводители;
• каталоги;
• указатели;
• обзоры фондовые и тематические;
• внутренняя опись дела;
• аннотация;
• заверительная надпись.

В практической работе все справочники в результате их классификациипо уровням документов получили названия:

• межархивные (на уровне АФ РФ и его части);
• внутриархивные и межфондовые (на уровне фондов или ихчастей);
• внутрифондовые (на уровне фонда или его части).

     Подробный перечень справочного аппарата каждого  федерального архива России по указанным группам (внутриархивные, межфондовые, внутрифондовые справочники) дается в справочнике «Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат».

     Дополнительные  справочники системы  НСА

     В архиве могут создаваться дополнительные справочники системы НСА — указатели, тематические картотеки и перечни документов и дел, аннотированные реестры описей.

     Указатель — архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием поисковых данных этих документов. Основными видами указателей являются: тематические, предметные (общие и специальные), именные, географические (разновидности предметных), хронологические.

     Указатели могут быть межархивные, межфондовые, внутрифондовые.

     По  форме указатели могут быть листовыми  или карточными. Указатели могут составляться к делам (без просмотра дел) или документам (с просмотром дел).

     Указатели к делам одного фонда или к  нескольким описям одного фонда составляются в том случае, если фонд многопрофильный, имеет сложную структуру и большое количество описей.

       Тематические картотеки могут создаваться самостоятельно, но, как правило, формируются на основе делопроизводственных картотек, поступивших из учреждения - фондообразователя вместе с документами. В таком случае на них проставляется новый архивный шифр — по законченной описи дел. Наиболее распространенные виды картотек — картотеки документов по личному составу учреждения, картотеки приказов, картотеки по истории учреждений и др.

     Тематические  перечни документов и дел создаются при подготовке ответов на сложные тематические запросы, требующие большой работы по выявлению документов. Они могут создаваться в карточной форме (карточки заполняются в процессе выявления дел) или в виде таблицы со следующими графами: номер по порядку, заголовок документа (дела), дата документа, архивный шифр документа. Один экземпляр перечня обязательно остается в архиве и служит для поиска информации по теме, сходной с темой запроса. Перечни состоят из заголовков документов или дел.

     Аннотированные  реестры (списки) описей составляются к фондам, к которым составлено много описей. В аннотированных реестрах приводятся крайние даты каждой описи, дается характеристика состава и краткого содержания документов каждой описи.

 

      3.СИСТЕМА ШИФРОВ

      Архивный  шифр – обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью  обеспечения ее учета и идентификации.

      Архивный  шифр состоит из номеров: архивного  фонда по списку фондов архива организации (архивный фонд организации состоит из документов, образовавшихся в процессе ее деятельности) и через дробь – по списку фондов государственного архива, источником комплектования которого является организация, описи, единицы хранения.

      Номер архивному фонду присваивается  государственным архивом после оформления первого поступления документов организации на постоянное хранение.

Несмотря  на спонтанность формирования шифров, можно заметить несколько наиболее часто используемых правил, которые  до некоторой степени ограничивают набор возможных сокращений. Это имеет важное значение не только для понимания и удобного использования шифра, не только для единого способа полиграфического оформления, но и для компьютерной версии. Последнее особенно важно, так как основным преимуществом электронного издания является возможность использования его как интерактивного справочника, а также как встраиваемого в различные компьютерные программы средства “орфографического” контроля правильности написания шифров источников (например, в издательские программные системы и текстовые редакторы).

 

       Заключение

      Подведя итоги по моей курсовой работе можно  сделать вывод, что автоматизированный научно-справочный аппарат предоставляет  по сравнению с традиционным научно-справочным аппаратом более широкие возможности  оперативного и многоаспектного поиска архивных документов. Функции научно-справочного аппарата выполняются с помощью процедур поиска информации, представления результатов поиска для экранного просмотра или в виде файлов и распечаток, формирования текстов справочников.