Место и роль документов в управлении на современном этапе

актуализацию состояния  таблицы экземпляров связей при  удалении документа;

учет версионности (истории) проектов при поиске;

просмотр проектов и задач, связанных с конкретным документом, и переход в среду MS Project к выбранному проекту/задаче непосредственно с рабочего места Docs Open.

Перспективные направления  развития 

Рассмотрим возможные  направления и перспективы для  дальнейшего развития продуктов  интеграции систем управления проектами  и документами.

Усиление использования базовых возможностей систем управления документами. При развитии системы следует привлекать все большее количество возможностей, заложенных в штатный функции СУД. Например, при планировании проекта нам кажется целесообразным заранее привязывать к работе шаблон того документа, который должен явиться результатом ее выполнения. Очевидно, что при этом также должна быть обеспечена возможность автоматической привязки к работе документа, выполненного на основе заданного шаблона.

Усиление возможностей коллективной работы. Вполне реально обеспечить автоматическую генерацию проектов организационно-распорядительных документов (например, приказа о назначении сотрудника на работу), сохранение этих документов в библиотеке и рассылку с помощью средств электронной почты или средств workflow. По окончании некоторой работы работник, выполняющий следующую работу, может также получить ссылки на документы или копии документов, необходимых ему для выполнения этой работы.

Сокращение трудоемкости регистрации документов. Возможно обеспечить такую настройку системы, которая минимизирует количество операций поиска и выбора проектов (задач) при регистрации вновь созданного документа.

Расширение информационной базы связей. Возможно обеспечить привязку документов не только к проектам и работам, но и к другим объектам MS Project, например к ресурсам, назначениям, этапам и т. д.

Развитие технологий управления документами. Выше мы рассматривали  возможность интеграции MS Project c системой DOCS Open, которая реализована в традиционной двухуровневой технологии клиент-сервер. Эта архитектура по-прежнему обеспечивает работу большинства пользователей и гарантирует минимальную трудоемкость работ при интеграции продуктов. Однако надо рассматривать возможность и необходимость выполнения интеграционных работ с продуктами, реализованными в трехуровневой архитектуре (поставляются в составе продуктовой линейки Docs Fusion, например в PowerDocs или CYBERDocs).

Резюмируя сказанное 

Современное проектное  управление является синтетической  дисциплиной, в которой тесно взаимодействуют самые разные технологии и методологии. И важнейшую роль среди них играет управление документами. 

Некоторые области  проектного управления напрямую поддерживаются этими технологиями, например, управление коммуникациями (коллективной работой) или управление контрактами. В других областях управление документами присутствует опосредованно. 

Для организации  эффективного совместного использования  технологий управления проектами и  документами необходимо создать  интегрированную систему, включающую соответствующие пакеты прикладных программ. Преимущество при создании таких систем будет на стороне открытых пакетов. 

Технология выполнения интеграционных работ может базироваться на достаточно общем подходе, пример которого был приведен в нашей статье. Однако сами интеграционные работы, по всей видимости, придется выполнять заново для каждой конкретной пары интегрируемых систем (Docs Open + Open Plan, Documentum + Primavera и т. д.), и, в значительной степени, для каждого нового заказчика. Очевидно, что критическим фактором при выполнении таких работ является опыт интеграции сложных пакетов и понимание сущности решаемых ими задач.

Литература

Ципес Г. Система  управления проектами: интеграционный подход // Директору информационной службы, декабрь 2000.

Менеджмент качества. Руководство качеством при управлении проектами. ИСО/ТО 10006:1997. М.: НТК "Трек", 1999.

Бейдер А., Кэйв Р. О некоторых подходах к управлению документами // Открытые системы. 1998. № 3.

Об авторах 

Александр Ильич  Бейдер, ведущий системный аналитик, компания IBS, ABeyder@ibs.ru 

Григорий Львович  Ципес, ведущий системный аналитик, компания IBS, GTsipes@ibs.ru 

Константин Леонидович Кузнецов, системный аналитик, компания IBS, KKuznetsov@ibs.ru