Место и роль документов в управлении на современном этапе

Большая роль документов в управлении проектами известна. Поэтому именно в области управления документами интеграция программных  средств управления проектами с  другими приложениями - идея наиболее понятная и востребованная 

Наши представления  о месте системы управления проектами (СУП) в ИТ-структуре предприятия были сформулированы в [1]. Там же была показана вытекающая из этих представлений необходимость интеграции программного обеспечения управления проектами с другими пакетами прикладных программ, используемыми на предприятии для различных целей — для управления документами, персоналом и т. д., вплоть до ERP-системы. 

В данной статье мы рассматриваем  одно конкретное направление интеграции, а именно со средствами управления документами. Значительная роль документов в процессах управления проектами известна. Так, международный стандарт качества управления проектами [2] выделяет специальную группу процессов, связанных с распространением информации и «обеспечивающих создание, сбор, распространение, хранение и конечное изъятие информации по проекту». Наш собственный опыт разработки СУП и общения с потенциальными заказчиками показывает, что идея интеграции наиболее понятна и востребована именно в области управления документами проекта.

Пример — «Процедура согласования документации и приемки работ в крупном проекте» 

Документы, порождаемые  в ходе исполнения проектов, содержательно  связаны с календарными планами - как обоснование или как результат  тех или иных действий персонала  проекта. С другой стороны, документы, как объекты самостоятельного учета в системе управления документами, часто должны рассматриваться в контексте календарно-ресурсного плана и сопровождаться соответствующей информацией. Приводимый пример иллюстрирует эти взаимосвязи. 

Сложные проекты, как  правило, реализуются с привлечением большого количества участников. Заказчика в проекте могут представлять инвестор, генеральный заказчик, функциональный заказчик, эксплуатирующая организация. Исполнителя — генеральный подрядчик, генеральный системный интегратор, подрядчики, субподрядчики, поставщики. Это приводит к тому, что для успешного выполнения проекта приходится создавать специальные организационные структуры, на которые возлагаются функции оперативного и/или стратегического управления проектом (руководящий комитет, группа управления). Управленческая вертикаль может дополняться вертикалью принятия технических решений (экспертный совет, совет конструкторов). 

Организация процессов  согласования документов и приемки  работ в таких проектах вырастает  в самостоятельную проблему. Приведем обобщенный вариант соответствующей процедуры, взятой из конкретного проекта (см. также рис. 1). 

Шаг 1. Вся документация, разрабатываемая в ходе выполнения проектов (технические задания, технико-экономические  обоснования, концепции, планы работ, основные проектные решения, рабочая и эксплуатационная документация и др.), подлежит согласованию с генеральным заказчиком и генеральным системным интегратором. В качестве согласующих организаций по различным видам документации выступают также функциональный заказчик и эксплуатирующие организации. 

Технические работы по согласованию документов (направление  документации в согласующие организации, получение замечаний или уведомлений  о согласовании и т. д.) осуществляет группа управления проектом. Процессы согласования с функциональным заказчиком, эксплуатирующими организациями и генеральным системным интегратором могут выполняться параллельно. Завершающее согласование документа осуществляет генеральный заказчик. Каждая из согласующих организаций в срок до десяти рабочих дней направляет в группу управления проектом (копию — подрядчику) подтверждение о согласовании документации или мотивированный отказ за подписью первого лица организации. 

Шаг 2. В случае мотивированного  отказа в согласовании исполнитель выполняет необходимые работы по корректировке документов. Исправления по замечаниям должны оформляться исполнителем путем перевыпуска документа. 

Шаг 3. При возникновении  конфликтных ситуаций (противоречия в позициях согласующих сторон и  исполнителя) группа управления направляет документацию в экспертный совет. На основании проведенной экспертизы решение по конфликтной ситуации принимается руководящим комитетом проекта. Приемка работ осуществляется на основе условий заключенных договоров и технических заданий на проводимые работы. 

Шаг 4. Техническую  поддержку процесса сдачи-приемки  работ (направление информационных отчетов, согласованной документации, актов сдачи-приемки в принимающую  организацию, получение замечаний  или уведомлений о приемке  и т. д.) осуществляет группа управления проектом. 

Шаг 5. При возникновении  конфликтных ситуаций по итогам приемки  работ группа управления направляет документацию и результаты приемочных испытаний на рассмотрение экспертного  совета. По результатам рассмотрения экспертного совета решение по конфликтной ситуации принимается руководящим комитетом. 

Шаг 6. Оформленные  и принятые документы передаются генеральным заказчиком инвестору, функциональному заказчику, подрядчику.

Требования к функциям интегрированной системы управления проектами и документами 

Итак, документ, порожденный  в результате выполнения определенной работы, должен быть согласован и утвержден  участниками проекта, а сама работа принята и оплачена заказчиком. 

Как действует руководитель проекта? Открыв календарный план, он обнаруживает, что приближается плановый срок завершения некоторой работы, а одним из результатов этой работы является согласование и утверждение, например, технического задания. Естественным желанием руководителя проекта является немедленное получение (причем в удобном виде) информации о том, готов ли документ или его очередная редакция, соответствует ли его форма стандарту, на какой стадии согласования он находится, выполняются или нет формальные сроки согласования. Кроме того, если по поводу согласования документа возникла некоторая переписка, было бы очень удобно получить весь пакет сопутствующих сообщений, рецензий, замечаний и пр. 

Таким образом, в  этом случае анализ информации идет по направлению от работ к документам. 

Теперь рассмотрим возможные действия заказчика, который должен согласовать это техническое задание. Естественно предположить, что его может заинтересовать не только сам документ, но и то, как он создавался, - сроки, ресурсы, проблемы, промежуточные результаты и другие сведения, связанные с соответствующей работой календарного плана. Здесь анализ информации идет в обратном направлении — от документов к работам. 

Таким образом, необходим  взгляд и на документы со стороны  работ, и на работы со стороны документов. В первую очередь это относится к крупным проектам со сложной организационной структурой и интенсивными документопотоками. Но организациям, выполняющим много небольших проектов, такие возможности тоже значительно облегчат жизнь. 

Подчеркнем также, что, как видно из рассмотренного примера, большое значение в проектах имеет организация совместной работы над документами, то есть значение имеют не только традиционные функции управления документами — поддержание версий документов и истории работы с ним, ведение архива, авторизация доступа, поддержание связей между документами, или EDMS-функции (EDMS — Enterprise Document Management System, система управления документами предприятия). Может быть, даже большее значение приобретают функции управления движением документов и контроля сроков их исполнения (workflow-функции). Анализ функций таких систем и подход к их проектированию см. в [3]. 

Основные классы функциональных компонентов СУП, в  которой решаются вопросы интеграции работ и документов и организации  совместной работы над документами проекта, показаны на рис. 2.

Возможности интеграции, предлагаемые известными программными продуктами 

Как мы отметили в  начале статьи, собственно идея интеграции систем управления документами и  проектами наиболее понятна и  востребована пользователями и заказчиками. В силу этого многие производители систем обоих типов предпринимали более или менее удачные попытки реализации средств интеграции в качестве базовых свойств своих продуктов. В этом разделе мы приведем краткую характеристику основных программных продуктов, в которых эти возможности в той или иной степени присутствуют.

Lotus Notes 

Наверное, впервые  идея интеграции средств планирования проекта и управления документами  была реализована в системе Lotus Notes (производитель — Lotus Development Corporation). Эта система с самого начала, еще в эпоху ее реализации на OC 360, предназначалась для хранения документации и сообщений, которыми обмениваются члены проектной группы по ходу реализации проекта. Однако дальнейшее развитие этой системы пошло по пути усиления функций почтовых услуг и возможностей совместной работы, поэтому в настоящее время Lotus Notes выступает просто как один из возможных кандидатов на роль обслуживающей документарной подсистемы.

Primavera Enterprise 

Система Primavera Enterprise (производитель — Primavera Systems) предназначена для автоматизации основных функций управления проектами. Для поддержки документарного аспекта управления проектами в составе Primavera Enterprise имеются две возможности. 

Во-первых, в последних  версиях системы пользователь может создать древовидную структуру, подобную файловой, и разместить в ней свои документы. Обеспечивается возможность определения различных атрибутов этих документов, таких как категория, тип, название, дата изготовления документа и т. д., вплоть до задания пользовательских реквизитов. Предусмотрена также возможность связывания этих документов с работами и проектами. 

Во-вторых, предлагается специализированный компонент Expedition, опционально поставляемый в комплекте  с Primavera Enterprise и ориентированный на учет специальных типов документов (например, чертежей). Expedition позволяет учитывать несколько, хотя и строго определенное количество, предопределенных типов документов. По каждому типу документа ведется специализированная и очень глубокая атрибутика, а также обеспечена возможность добавления пользовательских реквизитов. Встроенная система отчетов и продуманная архитектура базы данных делают Expedition очень привлекательным изделием, позволяющим эффективно организовать учет проектных документов. К сожалению, все это весьма далеко от реалий и потребностей внутри- и межкорпоративных систем управления документами. Документы, размещенные во внутренних структурах Primavera Enterprise, недоступны с рабочих мест других программных продуктов. Количество учитываемых типов документов в Expedition не может быть расширено. Отсутствуют базовые функции систем управления документами — версионность, выписка, маршрутизация, управление доступом и др. Таким образом, возможности Primavera Enterprise в части документарной поддержки процесса управления проектами вряд ли можно признать хотя бы удовлетворительными.

Open Plan 

Система Open Plan (производитель  — Welcom Software Technology) предназначена для  автоматизации основных функций  управления проектами. Судя по названию, Open Plan просто обязан обеспечивать интеграцию с любым другим открытым продуктом и не должен выполнять никаких функций, чуждых собственно управлению проектами. Наш личный опыт общения с Open Plan, к сожалению, ограничен, и мы вынуждены основываться только на сведениях, полученных на презентациях этого продукта. Как утверждается, с рабочего места Open Plan можно вызвать систему управления документами LanDocs (система автоматизации делопроизводства и ведения архива электронных документов, производитель — компания ЛАНИТ). Это обеспечивает существенно больший уровень открытости, чем предоставляется, например, со стороны Primavera Enterprise, и позволяет предположить, что более глубокая интеграция Open Plan с системами управления документами (на уровне установки связей между документами и работами) также возможна и не потребует чрезмерных усилий.

Documentum 

Система Documentum 4i (производитель  — Documentum, Inc.) — универсальная система  автоматизации управления документами  и деловыми процессами в масштабах крупных корпораций. Documentum решает задачу интеграции систем управления документами и проектами с использованием технологии проектного портала в рамках специального продукта, поставляемого как отдельный компонент. Благодаря базовым возможностям Documentum у пользователей имеется мощная машина по управлению документами и workflow. С помощью проектного портала пользователь имеет возможность не только сохранять переписку, возникающую по ходу проекта, но эффективно использовать данные из базы MS Project 2000, включая такие привлекательные возможности, как автоматическая генерация описания бизнес-процесса на основании плана проекта и корректировка последнего в случае возникновения задержек на каких-либо из его этапов.

Небольшой комментарий 

По мнению авторов, ниша для внедрения решений среднего масштаба остается в значительной степени  свободной. Это связано с тем, что системы, входящие в эту ценовую  категорию, не дают необходимых интеграционных возможностей. А стоимость системы Documentum, в которой эти возможности получили достаточное развитие, не позволяет использовать ее для внедрения решений среднего масштаба. Кроме того, пользователь вправе применять те или иные продукты исходя из собственных предпочтений и возможностей, а вовсе не те, которые кем-то признаны самыми лучшими. Эти соображения позволяют нам надеяться на то, что наша позиция и подходы в области интеграции систем управления документами и проектами будут интересны читателю.