Документы акционерного общества

Работу коллегиального органа общества (правления, дирекции) регламентирует как устав общества, так и внутренний документ (положение, регламент или иной документ), утвержденный советом директоров (наблюдательным советом) общества и устанавливающий сроки и порядок созыва проведения его заседаний, а также порядок принятия решений.

Порядок утверждения внутренних документов, регулирующих деятельность органов общества, относится к компетенции общего собрания акционеров.

Проекты внутренних документов общества при подготовке к проведению общего собрания акционеров подлежат предоставлению лицам, имеющим право на участие в собрании.

Утверждение других внутренних документов общества отнесено к компетенции совета директоров или исполнительных органов общества. Надершина М.Д.Вопросы документирования деятельности акционерных обществ в законе «О внесении изменений и дополнений в Федеральный закон «Об акционерных обществах»(№ 120-ФЗ от 07.08.2001 г.)// «Секретарское дело», 2002, № 4.С 20

 

Глава3. Особенности хранения документов в акционерном обществе

 

Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ утверждено постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг 16 июля 2003 г. № 03-33/пс в соответствии со ст.89 Федерального закона «Об акционерных обществах». Федеральный закон «Об акционерных обществах» № 208-ФЗ от 26.12.1995 г. (в ред.ФЗ от 13.06.1996 № 65-ФЗ, от 24.05.1999 № 101-ФЗ, от 07.08.2001 № 120-ФЗ, от 21.03.2002 № 31-ФЗ, от 31.10.2002 № 134-ФЗ, от 27.02.2003 № 29-ФЗ,ст.89

Установлено, что «общество хранит документы, предусмотренные п.1, по месту нахождения его исполнительного органа в порядке и в течение сроков, которые установлены федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг».

Общество обязано хранить следующие документы:

 

• договор о создании общества;
• устав общества, изменения и дополнения, внесенные в устав общества, зарегистрированные в установленном порядке, решение о создании общества, свидетельство о государственной регистрации общества;
• документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;
• внутренние документы общества, утверждаемые общим собранием акционеров и иными органами управления общества;
• положение о филиале или представительстве общества;
• годовой финансовый отчет;
• проспект эмиссии акций общества;
• документы бухгалтерского учета;
• документы финансовой отчетности, представляемые в соответствующие органы;
• протоколы общих собраний акционеров общества, заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества, ревизионной комиссии (ревизора) общества и коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции);
• списки аффилированных лиц общества с указанием количества и категории (типа) принадлежащих им акций;
• заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора общества, государственных и муниципальных органов финансового контроля;
• бюллетени для голосования, а также доверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании акционеров;
• отчеты независимых оценщиков;
• списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, имеющих право на получение дивидендов, а также иные списки, составляемые обществом для осуществления акционерами своих прав;
• ежеквартальные отчеты эмитента и иные документы, содержащие информацию, подлежащую опубликованию или раскрытию иным способом в соответствии с федеральными законами. Федеральный закон «Об акционерных обществах» № 208-ФЗ от 26.12.1995 г. (в ред.ФЗ от 13.06.1996 № 65-ФЗ, от 24.05.1999 № 101-ФЗ, от 07.08.2001 № 120-ФЗ, от 21.03.2002 № 31-ФЗ, от 31.10.2002 № 134-ФЗ, от 27.02.2003 № 29-ФЗ

Сроки хранения этих документов указаны в Положении. Постановление ФКЦБ от 16.06.2003 г. № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ».

В качестве места хранения указанных документов названо место нахождения его исполнительного органа или иное место, известное и доступное для акционеров, кредиторов общества и иных заинтересованных лиц.

Сроки хранения определяются по перечню документов со сроками хранения. Основным является «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения». Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв.Росархивом 6 октября 2000 г.)

Отраслевые перечни более детально перечисляют документы данного вида деятельности.

Что касается принципов хранения документов общества, то, согласно Перечню, они следующие:

 

• организация хранения документов общества обеспечивается его единоличным исполнительным органом;
• организация хранения документов, образовавшихся в деятельности структурных подразделений, до передачи их в архив обеспечивается руководителем структурных подразделений общества;
• документы с грифом «коммерческая тайна» должны храниться в сейфах;
• передача документов из одного структурного подразделения в другое фиксируется в учетных журналах;
• документы, находящиеся на хранении в архиве общества, должны располагаться в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

 

Особое внимание уделяется хранению бюллетеней для голосования акционерного общества.

Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел хранится в архиве общества постоянно. Кузнецова Т.В.Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ//Секретарское дело, 2004,№ 1,с 5-8

Закон гарантирует акционерам доступ ко всем обязательным документам, включая документы бухгалтерского учета и протоколам заседаний коллегиального исполнительного органа. В соответствии с новой редакцией закона об акционерных обществах акционер или акционеры, имеющие в совокупности не менее 25 % голосующих акций общества, вправе с ними ознакомиться. Конкретизирован порядок ознакомления с этими документами - они должны быть представлены обществом в течение семидней со дня предъявления соответствующего требования для ознакомления в помещении исполнительного органа общества.

 

 

 

 

 

Заключение

 

Целью курсовой работы являлась характеристика способов и особенностей документирования деятельности акционерных обществ.

Сначала была изучена история документирования деятельности акционерных обществ. Было установлено, что документы акционерных обществ ХIХ-ХХ веков можно разделить на три группы: информационно-справочные, бухгалтерские и кадровые, что подтверждает высокую деловую активности обществ того времени. Было определено, что в акционерных обществах сложились определенные правила составления, оформления, обработки и хранения документов, сформировались специальные системы документации.

Далее были проанализированы виды документов акционерных обществ. Выяснено, что организационно-распорядительная документация создается для фиксирования решений административных и организационных вопросов. Учредительные документы общества, представленные уставом и учредительным договором, необходимые для исполнения всеми акционерами, определяют структуру, функции, права. Также исследованию подвергся протокол как основной документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, собраниях и т.д.

Наконец, заключительный раздел, посвященный особенностям документирования деятельности акционерных обществ, затрагивает тему государственной регистрации обществ, утверждения внутренних документов, порядка протоколирования общего собрания акционеров и особенностей хранения документов общества.

Изучив организацию документационного обеспечения деятельности акционерных обществ, я пришла к выводу, что на данном этапе развития акционерного законодательства налицо тенденция расширения возможностей по осуществлению прав органов управления обществом, вовлечения акционеров в деятельность этих органов. Большинство поправок и дополнений в закон «Об акционерных обществах» «вызвано стремлением привести текст действовавшего закона в соответствие с нормами иных законодательных и нормативных актов, касающихся деятельности акционерных обществ и вопросов документирования» Надершина М.Д.Вопросы документирования деятельности акционерных обществ в законе «О внесении изменений и дополнений в Федеральный закон «Об акционерных обществах»(№ 120-ФЗ от 07.08.2001 г.)// «Секретарское дело», 2002, № 4.С 20.

Изменения ориентированы на повышение эффективности управления акционерным обществом, унификацию требований к документам и обеспечения их сохранности.

В то же время главный вывод проведенного исследования заключается в необходимости опираться на закон “Об акционерных обществах”. Этот документ достаточно полно отражает вопросы создания и ведения многих документов акционерного общества.

 

 

Список использованных источников и литературы

 

1.​ Андреева, В.И. Делопроизводство: организация и ведение : учеб.-практ. пособие для вузов / В.И. Андреева .— 2-е изд., перераб. и доп. — М. : КНОРУС, 2007 .— 248с.

         2.​ Басаков, М.И. Справочник секретаря-референта : практ. пособие / М.И. Басаков — 4-е изд., перераб. и доп. — Ростов-н/Д : Феникс, 2007 .— 480с. : ил.

3.​ Журавлева, И.В. Кадровику - все о приказах, кадровых и некадровых /И.В.Журавлева, М.В.Журавлева .— М. : ИНФРА-М, 2007 .— 517с.

4.​ Козлов, Н.В. Компьютерное делопроизводство и работа с офисной техникой : учебный курс / Н.В.Козлов .— СПб. : Наука и Техника, 2007 .— 304с. : ил.

5. Павлюк, Л.В. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере / Л.В.Павлюк [и др.] .— 10-е изд., перераб. и доп .— М.; СПб. : Герда, 2006 .— 352с. : ил.

6. Труханович, Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству. Образцы и формы документов с комментариями : на основе полной ред. Трудового кодекса РФ(с 6 октября 2006 г. / Л.В.Труханович, Д.Л.Щур .— 5-е изд., перераб. — М. : Дело и Сервис, 2007 .— 608с.

 

Нормативно правовые акты:

1. Федеральный закон «Об  акционерных обществах» № 208-ФЗ  от 26.12.1995 г. (в ред.ФЗ от 13.06.1996 № 65-ФЗ, от 24.05.1999 № 101-ФЗ, от 07.08.2001 № 120-ФЗ, от 21.03.2002 № 31-ФЗ, от 31.10.2002 № 134-ФЗ, от 27.02.2003 № 29-ФЗ);

2. Федеральный закон «О  государственной регистрации юридических  лиц и индивидуальных предпринимателей» от 8.08.2001 г. N129-ФЗ;

3. Постановление Госкомстата  РФ «Об утверждении Альбома  унифицированных форм первичных  учетных документов по учету  труда и его оплаты» от 06.04.2001 № 26 ;

4. Постановление Правительства  РФ «Об уполномоченном федеральном  органе исполнительной власти, осуществляющем  государственную регистрацию юридических лиц» от 17.05.2002 г. № 319;

5. Постановление Правительства  РФ «О едином государственном  реестре юридических лиц» от 19.06.2002 г. № 438;

6. Постановление ФКЦБ  «Об утверждении Положения о  дополнительных требованиях к  порядку подготовки, созыва и  проведения общего собрания акционеров» от 31.05.2002 г. № 17/пс;

7. Постановление ФКЦБ  «Об утверждении Положения о  порядке и сроках хранения  документов акционерных обществ»  от 16.06.2003 г. № 03-33/пс;

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 1.

 

 

Открытое акционерное общество «Беломор»

 

ПРИКАЗ

 

22.12.2014                                                                                           №228

 

Тула

 

О графике отпусков

         

 В целях составления графика отпусков на 2015 г.

 

ПРИКАЗЫВАЮ:

 

1. Руководителям структурных  подразделений до 15 Февраля 2015 г.

подготовить списки сотрудников с указанием сроков использования отпусков в 2014 г. и планируемых очередных отпусков в 2015 г.

2. Секретарю-референту составить  сводный график отпусков 

сотрудников для утверждения.

3. Контроль над исполнением  приказа возлагаю на заместителя директора В. С. Попов.

 

 

 

Директор                                  Подпись Н. И.                                   Кузнецов

 

 

Визы

 

И.К. Воронова

 

10-00-20