Документирование деятельности акционерных обществ

Министерство образования и науки  РФ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Кировский государственный университет»

Институт права, социального управления и безопасности

Кафедра информационной безопасности в управлении

 

 

 

 

 

Документирование деятельности акционерных обществ

                                                                   

                                                                            

 

  Курсовая работа

                                           Носик О.К.

                                                                     Студента группы ОБ-034700-21

                                                          Очной формы обучения                                                                 

  Направление: «Документоведение

                                                 и ДОУ»

 

 

                                           Научный руководитель 
                                                                       старший преподаватель кафедры ИБУ

                             Волкова И. А.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Киров 2013 
Оглавление

Введение…………………………………………………………………………...3

Глава 1. История документирования деятельности акционерных обществ…..6

Глава 2. Характеристика отдельных видов и разновидностей документов акционерного общества…………………………………………………………11

2.1. Организационно-распорядительные документы акционерного общества………………………………………………………………………….11

2.2. Особенности составления учредительных документов…………………..15

2.3. Особенности оформления деятельности коллегиальных органов. Протоколы………………………………………………………………………..17

2.4. Реестр акционеров…………………………………………………………..20

Глава 3. Особенности документирования деятельности акционерного общества………………………………………………………………………….25

3.1. Документирование процесса государственной регистрации акционерного общества………………………………………………………………………….25

3.2. Правила документирования  общего собрания акционеров………………27

3.3. Особенности утверждения внутренних  документов акционерного общества………………………………………………………………………….29

Заключение……………………………………………………………………….32

Список использованных источников и литературы…………………………...34

 

 

 

Введение

Акционерное общество является одной из самых распространенных организационно-правовых форм в российской экономике. С переходом к рыночным отношениям эта форма хозяйствования вновь получила распространение. Это объясняется не только приспособленностью этой организационно-правовой формы к условиям рыночной экономики, но и тем, что приватизация государственных и муниципальных предприятий проводилась, как правило, путём преобразования в акционерные общества.

Основным законодательным актом, регулирующим деятельность обществ, является Закон «Об акционерных обществах».1 Этот закон, являясь главным документом, достаточно полно регламентирует вопросы создания и ведения многих документов акционерного общества.

Документы, являясь основой для организационного оформления деятельности общества, требуют постоянного совершенствования и соответствия действующему законодательству. В этом и заключается актуальность темы данной курсовой работы.

Степень изученности данной темы невелика. Литература представлена нормативными основами документирования деятельности акционерных обществ, научными статьями.

Объектом курсовой работы является деятельность акционерных обществ.

Предмет курсовой – документирование деятельности акционерных обществ.

Цель курсовой работы – дать правильную характеристику документирования деятельности акционерных обществ.

Задачи, требующие подробного рассмотрения, следующие:

1. Исследовать историю документирования акционерных обществ.
2. Дать общее представление о документах в деятельности акционерных обществ.
3. Определить особенности документирования деятельности акционерных обществ.

Источники, использованные при рассмотрении темы, были  следующие:

1. Нормативно-правовые акты: федеральные законы (ФЗ «Об акционерных обществах», ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц»), Постановление Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг «Об утверждении Положения о дополнительных требованиях к порядку подготовки, созыва и проведения общего собрания акционеров», Гражданский, Трудовой кодексы.
2. Стандарты: ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения; ГОСТ 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
3. Нормативно-методические акты: Общероссийский классификатор управленческой документации.

Нормативно-правовые акты содержат информацию, необходимую для законодательного оформления организации и деятельности акционерных обществ. В законодательных актах дается указание на подзаконные акты, в которых раскрывается методика работы с документами и их виды.

ГОСТ Р 51141-98 и ГОСТ Р 6.30-2003 являются основополагающими. В них даются термины и определения управленческих документов, требования к их оформлению.

В нормативно-методических актах дана классификация управленческих документов, перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций.

Другую группу литературы составляют периодические издания,  представленные ежемесячным профессиональным журналом «Секретарское дело».

В журналах содержатся статьи, посвященные различным аспектам деятельности акционерных обществ.

Деятельность любого акционерного общества первоначально регулируют документы организационного характера, к которым относятся: устав, положения, инструкции, штатное расписание, правила, должностные инструкции. В ходе деятельности акционерного общества также образуются документы распорядительного характера: указания, приказы, распоряжения, решения. Наряду с этим, одним из основных документов акционерного общества является реестр акционеров.

 

Глава 1. История документирования акционерных обществ

Реформирование российской экономики в 90-х гг. XX века привело к появлению и быстрому развитию такой формы организации капитала, как акционерное общество. Необходимо отметить, что первые акционерные компании возникли в начале XIX века. На 1 января 1807 года в России было зарегистрировано 5 компаний. В СССР первые акционерные общества были созданы ещё в период нэпа, но уже в 30-е годы были в основном ликвидированы или стали полностью государственными. Специфика акционерных компаний проявлялась и в создававшихся в них документах.

Основным документом, определяющим статус организации, размер акционерного капитала, органы управления компанией, права акционеров и т.п. был устав. Количество разделов устава варьировалось в зависимости от целей, функций, размеров предприятия.

Наряду с уставом для учета акционеров составлялась ведомость, которая содержала сведения об имени, фамилии и звании подписчика, месте его жительства, числе акций, сумме подписки и внесенных суммах.

Для нормативно-правовой регламентации деятельности ведущих сотрудников разрабатывались должностные инструкции, которые состояли из следующих разделов: права, ответственность, кому подчиняется и кем руководит. Подписывали документ председатель и секретарь коллегиального органа. 2

В XIX веке широкое распространение получил такой вид документа, как заявление. Для акционерных обществ были характерны следующие виды заявлений: о выдаче аванса, оказании денежной помощи; о трудоустройстве, увольнении и переводе; с указаниями специалистов на недостатки производства или нехватку рабочей силы. Верность содержащихся в заявлении сведений удостоверялась Волостным правлением. Часто на обороте заявления свое мнение высказывало должностное лицо, курирующее данный вопрос.

Документ, информировавший об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, которые требовали решения, получил название «служебная записка». Текст служебной записки состоял из двух или трех смысловых частей. В первой излагались факты и события, причины, послужившие поводом для ее написания. Во второй части анализировалась сложившаяся ситуация, приводились возможные варианты выхода из ситуации. В третьей части указывались выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять руководству общества.

Наиболее распространенными были нотариальные доверенности, составлявшиеся на гербовой бумаге. В тексте указывалось, кем выдана доверенность, фамилия нотариуса, дата и порядковый номер, суть поручения. В конце нотариус ставил штамп, содержащий трафаретный текст, подписывал документ и скреплял его печатью. Доверенности составлялись на гербовой бумаге. В основном, наклеивались две марки по 10 копеек и одна – по 60 копеек.

Широкое распространение в акционерных компаниях получил документ, в котором излагалась просьба – прошение. Прошение составлялось на имя руководителя, после чего указывался проситель, вид документа и излагалось существо вопроса. После основного текста Волостное правление «подписью и приложением печати» удостоверяло верность сведений, содержащихся в документе. Прошение составлялось на гербовой бумаге стоимостью в 10 копеек. 3

Появление телеграфа привело к распространению такого вида документа, как телеграмма. В телеграмме указывали, из какого и в какой пункт она отправлялась, номер, дату, время, должность и подпись лица, принявшего телеграмму, количество слов, разряд и служебные отметки.

Одновременно с телеграммой оформлялась расписка, которая содержала фамилию адресата и номер телеграммы. Входящие и исходящие телеграммы регистрировались. В регистрационную форму заносились сведения о дате, адресате, регистрационном и исходящем номерах, примечаниях; давалось краткое содержание.

Особую роль в функционировании акционерных обществ составляла переписка. Исходящая корреспонденция часто составлялась на специальном бланке организации с угловым расположением реквизитов. В левом верхнем углу обозначалось наименование организации, адрес, номер. В верхнем правом углу ставилась дата, указывался адресат. Далее следовал текст, указание должности и подпись автора.

Начало коммерческого письма могло содержать ссылку на последнее письмо: «Скрестившись с письмом нашим», «Согласно приказу Вашему от...», «Удостоверяя получение Вашего почтового письма...», а в сопроводительных письмах использовалась формула: «При сем препровождаем...».

Развитие производственных сил и деловых связей требовало хозяйственного учета, который был призван обеспечить Правление общества информацией о наличии и использовании материальных ресурсов. 4

Анализ сложившейся системы бухгалтерской документации позволил выделить 3 основные группы документов:

1. Исполнительные документы, подтверждавшие совершение каких-либо действий (приходные и расходные накладные, акты о списании, инвентарные описи и т.д.).
2. Документы, являвшиеся основанием для составления исполнительных документов (ордер или приказ, наряд, требование).
3. Документы, служившие основанием для принятия управленческих решений (счет, фактура, постановление и т.д.).

Важной функцией акционерных компаний было документирование трудовых правоотношений. Информация о дате рождения, месте проживания, уровне образования, семейном положении, времени поступления и увольнения фиксировалась в личном листке по учету кадров. Там же в графе «отметки» содержались сведения о возрасте детей, номере расчетной книжки, истории трудовой деятельности рабочего на предприятии и номере выданной справки.

В паспортной книге указывалась информация о месте проживания, звании, уровне образования, возрасте, времени поступления и увольнения. В графе «виды на жительство» отмечали данные паспорта, удостоверения или метрического свидетельства. Кроме того, указывалась причина увольнения, а в примечании – семейное положение.

Текст трудовых соглашений начинался с даты, указания сведений о работнике, после чего следовали условия поставки и подпись работника.5

Основываясь на исследованиях автора можно сделать следующие выводы:

1. Представленные документы  можно подразделить на три  основные группы: информационно-справочные, бухгалтерские и кадровые документы, которые свидетельствуют о высокой  деловой активности.

2. В конце XIX-начале ХХ веков в акционерных обществах сложились определенные правила составления, оформления, обработки и хранения документов, сформировались специальные системы документации.

 

Глава 2.  Характеристика отдельных видов и разновидностей документов акционерного общества