Документирование деятельности акционерных обществ

Список материалов для предоставления лицам, имеющим право на участие в общем собрании акционеров, при подготовке к проведению собрания приведен следующий:

1. Годовая бухгалтерская отчетность.
2. Заключение аудитора.
3. Заключение ревизионной комиссии (ревизора).
4. Сведения о кандидата (кандидатах) в исполнительные органы общества, совет директоров, ревизионную комиссию общества, счетную комиссию общества.
5. Проект изменений и дополнений, вносимых в устав общества.
6. Проекты внутренних документов общества.
7. Проекты решений общего собрания акционеров.
8. Информация, предусмотренная уставом общества.

Основной документ, фиксирующий решения, принятые по повестке дня, т.е. обобщающий итоги голосования и закрепляющий их, - это протокол общего собрания, составляемый секретарем собрания.

Правила оформления протокола общего собрания акционеров те же, что и для всех документов этого вида, однако, следует обратить внимание на то, что законом определена информация, которая обязательно включается в подобные документы:

1. Место и время проведения собрания (адрес, дата и точное время).
2. Общее количество голосов, которыми обладают акционеры – владельцы голосующих акций общества.
3. Количество голосов, которыми обладают акционеры, принимающие участие в собрании.

Протоколы счетной комиссии по итогам регистрации и голосования вместе с бюллетенями обязательно прикладываются к протоколу общего собрания.32 

Протокол составляется и редактируется не позднее 15 дней после закрытия общего собрания в двух экземплярах, которые подписываются председательствующим на общем собрании акционеров и секретарем общего собрания акционеров.33

В протоколе общего собрания акционеров общества должны содержаться основные положения выступлений, вопросы, поставленные на голосование, и итоги голосования по ним, решения, принятые собранием.34 
Решение о проведении внеочередного общего собрания акционеров принимается большинством членов совета директоров, и об этом должна быть соответствующая запись в протоколе заседания совета директоров.

Протокол проведения собрания в заочной и смешанной форме является протоколом общего собрания акционеров.

В нем обязательно должно быть отражено, сколько голосующих акций определяет кворум собрания, даты представления акционерам бюллетеней для голосования и приема их обществом, количество полученных в установленный срок бюллетеней. Эти данные позволяют определить, можно ли считать собрание состоявшимся, а его решения принятыми.

В рамках проведения собрания называется письменный отчет, который акционеры вправе потребовать от членов совета директоров, генерального директора, членов правления.35

3.3. Особенности утверждения внутренних документов акционерного общества.

Законодательно закреплен порядок утверждения внутренних документов общества, отражающих деятельность органов управления, - это является исключительной компетенцией совета директоров (наблюдательного совета) общества.

Директор (генеральный директор) утверждает штаты, издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками общества.

Права и обязанности единоличного исполнительного органа общества (директора, генерального директора), членов коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции), управляющей организации или управляющего по осуществлению руководства текущей деятельностью общества определяются в договоре, заключаемом каждым из них с обществом. От имени общества его подписывает председатель совета директоров (наблюдательного совета) общества или лицо, уполномоченное советом директоров (наблюдательным советом) общества.

Закон “Об акционерных обществах” отражает также вопросы реорганизации общества и порядок документирования. Общества, участвующие в реорганизации, заключают договор о слиянии или присоединении, определяющий порядок и условия реорганизации, порядок конвертации акций каждого общества в акции и (или) иные ценные бумаги нового общества. Вопрос об утверждении договора и об утверждении передаточного акта выносится советом директоров (наблюдательным советом) на решение общего собрания акционеров каждого общества, и общее собрание акционеров утверждает новый устав. Порядок голосования на совместном общем собрании акционеров может быть определён договором. Переход прав и обязанностей каждого из обществ осуществляется в соответствии с передаточным актом.

При разделении общества решение об утверждении устава принимает общее собрание акционеров каждого вновь создаваемого общества. Решение об утверждении учредительных документов нового юридического лица, создаваемого при преобразовании общества, принимается участниками нового общества на совместном заседании. Переход всех прав и обязанностей оформляется также передаточным актом. 36

Работу коллегиального органа общества (правления, дирекции) регламентирует как устав общества, так и внутренний документ (положение, регламент или иной документ), утвержденный советом директоров (наблюдательным советом) общества и устанавливающий сроки и порядок созыва проведения его заседаний, а также порядок принятия решений.

Порядок утверждения внутренних документов, регулирующих деятельность органов общества, относится к компетенции общего собрания акционеров.

Проекты внутренних документов общества при подготовке к проведению общего собрания акционеров подлежат предоставлению лицам, имеющим право на участие в собрании.

Утверждение других внутренних документов общества отнесено к компетенции совета директоров или исполнительных органов общества.37

 

Заключение

Целью курсовой работы являлась характеристика документирования деятельности акционерных обществ.

Сначала была изучена история документирования деятельности акционерных обществ. Было установлено, что документы акционерных обществ ХIХ-ХХ веков можно разделить на три группы: информационно-справочные, бухгалтерские и кадровые, что подтверждает высокую деловую активности обществ того времени. Было определено, что в акционерных обществах сложились определенные правила составления, оформления, обработки и хранения документов, сформировались специальные системы документации.

Далее были проанализированы виды документов акционерных обществ. Выяснено, что организационно-распорядительная документация создается для фиксирования решений административных и организационных вопросов. Учредительные документы общества, представленные уставом и учредительным договором, необходимые для исполнения всеми акционерами, определяют структуру, функции, права. Исследованию подвергся и протокол как основной документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, собраниях и т.д. Также был исследован не менее важный документ акционерного общества – реестр акционеров.

Заключительный раздел посвящен особенностям документирования деятельности акционерных обществ и затрагивает тему государственной регистрации обществ, утверждения внутренних документов и порядка протоколирования общего собрания акционеров.

Проанализировав документирование деятельности акционерного общества, были выявлены следующие особенности:

1. В акционерном обществе ведется реестр акционеров, являющийся специфическим документом.
2. Большой массив документов составляют протоколы.

Изучив организацию документационного обеспечения деятельности акционерных обществ, можно сделать вывод, что на данном этапе развития акционерного законодательства очевидна тенденция расширения возможностей по осуществлению прав органов управления обществом, вовлечения акционеров в деятельность этих органов. Большинство поправок и дополнений в закон «Об акционерных обществах» «вызвано стремлением привести текст действовавшего закона в соответствие с нормами иных законодательных и нормативных актов, касающихся деятельности акционерных обществ и вопросов документирования»38.

Изменения ориентированы на повышение эффективности управления акционерным обществом, унификацию требований к документам и обеспечения их сохранности.

В то же время главный вывод проведенного исследования заключается в необходимости опираться на закон “Об акционерных обществах”. Этот документ достаточно полно отражает вопросы создания и ведения многих документов акционерного общества.

 

 

Список использованных источников и литературы

Источники:

1. Федеральный закон «Об акционерных обществах» № 208-ФЗ от 26.12.1995 г. (в ред. ФЗ от 13.06.1996 № 65-ФЗ, от 24.05.1999 № 101-ФЗ, от 07.08.2001 № 120-ФЗ, от 21.03.2002 № 31-ФЗ, от 31.10.2002 № 134-ФЗ, от 27.02.2003 № 29-ФЗ);
2. Федеральный закон «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от 8.08.2001 г. N129-ФЗ;
3. Постановление ФКЦБ «Об утверждении Положения о дополнительных требованиях к порядку подготовки, созыва и проведения общего собрания акционеров» от 31.05.2002 г. № 17/пс;
4. Гражданский кодекс РФ. Части первая, вторая и третья : текст с изм. и доп. На 1 октября 2012 г. – М. : Эксмо, 2012. – 512 с. – (Законы и кодексы);
5. Трудовой кодекс РФ. : текст с изм. и доп. На 1 мая 2012 г.– М.: Эксмо, 2012. – 208 с. – (Законы и кодексы);
6. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;
7. ГОСТ 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;
8. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93.

Литература:

1. Быкова Т.А., Кузнецова Т.В. Подготовка совещаний и собраний (практическое пособие). – М.:ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000;
2. Вялова Л.М.О некоторых аспектах состава и оформления организационно-распорядительных документов//Секретарское дело, 2001, № 1;
3. Дюпина Л.Е.Из истории документирования деятельности акционерных обществ.– М., 2001;
4. Надершина М.Д.Вопросы документирования деятельности акционерных обществ в законе «Об акционерных обществах»// Секретарское дело, 2001, № 1;
5. Кузнецова Т.В.Организационные документы//Секретарское дело,2003, № 11;
6. Надершина М.Д.Вопросы документирования деятельности акционерных обществ в законе «О внесении изменений и дополнений в Федеральный закон «Об акционерных обществах»(№ 120-ФЗ от 07.08.2001 г.)// Секретарское дело, 2002, № 4;
7. Надершина М.Д.Законодательное регулирование правил документирования общего собрания акционеров//Секретарское дело, 2003, № 3;
8. Ожегов С.И.Словарь русского языка. – М.: Русский язык,1990.

 

 

1 Федеральный закон «Об акционерных обществах» № 208-ФЗ от 26.12.1995 г. (в ред.ФЗ от 13.06.1996 № 65-ФЗ, от 24.05.1999 № 101-ФЗ, от 07.08.2001 № 120-ФЗ, от 21.03.2002 № 31-ФЗ, от 31.10.2002 № 134-ФЗ, от 27.02.2003 № 29-ФЗ).

2 Дюпина Л.Е.Из истории документирования деятельности акционерных обществ. – М, 2001.

 

3 Там же.

 

4Там же.

 

5 Дюпина Л.Е.Из истории документирования деятельности акционерных обществ. – М, 2001.

 

6 ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство  и архивное дело. Термины и определения. Ст.38

7 Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93.

8 Надершина М,Д. Вопросы документирования деятельности акционерных обществ в законе «О внесении изменений и дополнений в Федеральный закон «Об акционерных обществах» (№ 120-ФЗ от 07.08.2001)//Секретарское дело, 2002, № 4. С.19

9 Кузнецова Т.В.Организационные документы//Секретарское дело,2003, № 11, С. 6-7.

10 Ожегов С.И.Словарь русского языка. – М.: Русский язык,1990, с.574

11 Трудовой кодекс РФ. – М.: Эксмо, 2004. – (Законы и кодексы). Ст.189.

12 Кузнецова Т.В.Организационные документы//Секретарское дело,2003, № 11. С. 8 - 9.

13 Вялова Л.М.О некоторых аспектах состава и оформления организационно-распорядительных документов//Секретарское дело, 2001, № 1. С. 21-24

14 Гражданский кодекс РФ. Части первая, вторая и третья. – М.: Эксмо, 2012.  Ст. 52

15Федеральный закон «Об акционерных обществах». Ст.11,12

16  Гражданский кодекс РФ. Ст. 52

17 Там же. Ст.98

18 ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

19 Быкова Т.А., Кузнецова Т.В. Подготовка совещаний  и собраний (практическое пособие). – М.:ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000.  С 23-29

20 Федеральный закон «Об акционерных обществах». Гл.8

21 Постановление ФКЦБ от 31.05.2002 г. № 17/пс «Об утверждении Положения о дополнительных требованиях к порядку подготовки, созыва и проведения общего собрания акционеров»

22 Федеральный закон «Об акционерных обществах». Гл.6

23 Федеральный закон «Об акционерных обществах». Гл.6

24 Приложение 1

25 Приложения 2, 3

26 Приложения 4, 5

27 Приложения 6

28 Быкова Т.А.Документирование процесса государственной регистрации акционерных обществ//Секретарское дело,2003,№ 8.  С 15-16

29 Федеральный закон «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от 8.08.2001 г. N 129-ФЗ                                    

30 Постановление Правительства РФ «Об утверждении форм документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, и требований к их оформлению» от 19.06.2002 г. № 439.

31 Постановление ФКЦБ от 31.05.2002 г. № 17/пс «Об утверждении Положения о дополнительных требованиях к порядку подготовки, созыва и проведения общего собрания акционеров»