Особенности документирования деятельности акционерных обществ

Оглавление 

Введение

Глава 1.История документирования акционерных обществ

Глава 2.Характеристика отдельных видов и разновидностей документов акционерного общества

2.1.Организационно-рспорядительные документы акционерного общества

2.2. Особенности составления учредительных документов

2.3. Особенности оформления деятельности коллегиальных органов. Протоколы

Глава 3. Особенности документирования деятельности акционерных обществ.

3.1.Документирование процесса государственной регистрации акционерных обществ

3.2. Правила документирования общего собрания акционеров

3.3. Особенности утверждения внутренних документов

акционерного общества

3.4. Особенности хранения документов в акционерном обществе.

Заключение

Список  использованных источников и литературы

 

Введение  

     Тема  данной курсовой работы – документирование деятельности одной из самых распространенных организационно-правовых форм в российской экономике, акционерного общества.

     Эта тема актуальна, прежде всего, потому, что документы, являясь основой  для организационного оформления деятельности общества, требуют постоянного совершенствования и соответствия действующему законодательству.

     Это обуславливает непрерывную работу законодательных органов над проработкой и корректировкой нормативной базы по вопросам создания, реорганизации и ликвидации акционерных обществ.

     С переходом к рыночной экономике  они вновь получили распространение. Это объясняется не только приспособленностью этой организационно-правовой формы  к условиям рыночной экономики, но и  тем, что приватизация государственных  и муниципальных предприятий  проводилась, как правило, путём  преобразования в акционерные общества.

     Основным  законодательным актом, регулирующим деятельность обществ, является Закон  «Об акционерных обществах».¹Этот закон, являясь главным документом, достаточно полно регламентирует вопросы создания и ведения многих документов акционерного общества.

     Целью курсовой работы является характеристика способов и особенностей документирования деятельности акционерных обществ.

     Источники, использованных при рассмотрении темы, были  следующие:

• нормативно-правовые акты: федеральные законы (ФЗ «Об акционерных обществах», ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц»), постановления Правительства, постановления и распоряжения федеральных органов исполнительной власти; Гражданский, Трудовой кодексы;
• стандарты: ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения; ГОСТ 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;
• нормативно-методические акты: Общероссийский классификатор управленческой документации; Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

     Нормативно-правовые акты содержат информацию, необходимую  для законодательного оформления организации  и деятельности акционерных обществ. Создание, преобразование, ликвидация, документирование деятельности акционерных обществ – все имеет нормативно-правовое обеспечение.

     В законодательных актах дается указание на подзаконные акты, в которых  раскрывается методика работы с документами  и их виды.

     Например, в Гражданском кодексе есть указания на то, что в Уставе акционерного общества должны содержаться сведения, предусмотренные законодательством об акционерных обществах.² В Законе «Об акционерных обществах» есть ссылка на то, что порядок и сроки хранения документов общества определяет Федеральная комиссия по рынку ценных бумаг.³

     ГОСТ  Р 51141-98 и ГОСТ Р 6.30-2003 являются основополагающими. В них даются термины и определения  управленческих документов, требования к их оформлению.

     В нормативно-методических актах дана классификация управленческих документов, перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций.

     Структура данной работы следующая.

       Курсовая работа включает в  себя введение, оглавление, три главы, состоящие из восьми разделов, заключение, список использованных источников и литературы.

     Введение  содержит обобщение материала, причину  выбора данной темы, подробный разбор использованных источников и литературы. Во введении поставлены цель и задачи работы.

     Первая глава посвящена истории документирования деятельности акционерных обществ. Исследуются причины возникновения различных видов документов, среди которых выделяются развитие производственных сил и деловых связей.

     Вторая глава, состоящая из трех разделов, включает в себя характеристику отдельных разновидностей документов акционерного общества. Проводится анализ организационно-распорядительных и учредительных документов, протоколов, дается подробный разбор их особенностей и порядок их использования.

     В заключительной главе, включающей четыре раздела, освещены особенности документирования деятельности акционерных обществ. Дается описание порядка государственной регистрации обществ, документирования общего собрания акционеров, утверждения внутренних документов, порядка и сроков хранения документов общества.

     Заключение посвящено обобщению материала, характеристике поставленных задач, анализу результата их решения.

 

      Глава 1. История документирования деятельности акционерных обществ. 

     Реформирование  российской экономики в 90-х гг. XX века привело к появлению и  быстрому развитию такой формы организации  капитала, как акционерное общество. Необходимо отметить, что первые акционерные  компании возникли в начале XIX века. На 1 января 1807 года в России было зарегистрировано 5 компаний. В СССР первые акционерные общества были созданы ещё в период нэпа, но уже в 30-е годы были в основном ликвидированы или стали полностью государственными. Специфика акционерных компаний проявлялась и в создававшихся в них документах.

     Анализ  фондов позволил определить основные виды документов акционерных обществ XIX-ХХ веков, правила их составления, оформления и хранения.

     Основным  документом, определяющим статус организации, размер акционерного капитала, органы управления компанией, права акционеров и т.п. был устав. Количество разделов устава варьировалось в зависимости  от целей, функций, размеров предприятия.

     Наряду  с уставом для учета акционеров составлялась ведомость, которая содержала  сведения об имени, фамилии и звании подписчика, месте его жительства, числе акций, сумме подписки и  внесенных суммах.

     Для нормативно-правовой регламентации  деятельности ведущих сотрудников  разрабатывались должностные инструкции, которые состояли из следующих разделов: права, ответственность, кому подчиняется  и кем руководит. Подписывали  документ председатель и секретарь  коллегиального органа.

     В XIX веке широкое распространение  получил такой вид документа, как заявление. Для акционерных  обществ были характерны следующие  виды заявлений: о выдаче аванса, оказании денежной помощи; о трудоустройстве, увольнении и переводе; с указаниями специалистов на недостатки

     производства  или нехватку рабочей силы. Верность содержащихся в заявлении сведений удостоверялась Волостным правлением. Часто на обороте заявления свое мнение высказывало должностное лицо, курирующее данный вопрос.

     Документ, информировавший об имевших место  событиях, фактах, явлениях, сложившейся  ситуации, которые требовали решения, получил название «служебная записка». Текст служебной записки состоял  из двух или трех смысловых частей. В первой излагались факты и события, причины, послужившие поводом для  ее написания. Во второй части анализировалась  сложившаяся ситуация, приводились  возможные варианты выхода из ситуации. В третьей части указывались  выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять  руководству общества.

     необходимости передоверия прав на совершение определенных действий другим лицам. Наиболее распространенными  были нотариальные доверенности, составлявшиеся на гербовой бумаге. В тексте указывалось, кем выдана доверенность, фамилия  нотариуса, дата и порядковый номер, суть поручения. В конце нотариус ставил штамп, содержащий трафаретный  текст, подписывал документ и скреплял его печатью. Доверенности составлялись на гербовой бумаге. В основном, наклеивались две марки по 10 копеек и одна –  по 60 копеек.

     Широкое распространение в акционерных  компаниях получил документ, в  котором излагалась просьба –  прошение. Прошение составлялось на имя  руководителя, после чего указывался проситель, вид документа и излагалось существо вопроса. После основного  текста Волостное правление «подписью  и приложением печати» удостоверяло верность сведений, содержащихся в  документе. Прошение составлялось на гербовой бумаге стоимостью в 10 копеек.

     Появление телеграфа привело к распространению  такого вида документа, как телеграмма. В телеграмме указывали, из какого и  в какой пункт она отправлялась, номер, дату, время, должность и подпись лица, принявшего телеграмму, количество слов, разряд и служебные отметки.

     Одновременно  с телеграммой оформлялась расписка, которая содержала фамилию адресата и номер телеграммы .Входящие и  исходящие телеграммы регистрировались. В регистрационную форму заносились сведения о дате, адресате, регистрационном  и исходящем номерах, примечаниях; давалось краткое содержание.

     Особую  роль в функционировании акционерных  обществ составляла переписка. Исходящая  корреспонденция часто составлялась на специальном бланке организации  с угловым расположением реквизитов. В левом верхнем углу обозначалось наименование организации, адрес, номер. В верхнем правом углу ставилась  дата, указывался адресат. Далее следовал текст, указание должности и подпись  автора.

     Начало  коммерческого письма могло содержать  ссылку на последнее письмо: «Скрестившись  с письмом нашим», «Согласно приказу  Вашему от...», «Удостоверяя получение  Вашего почтового письма...», а в  сопроводительных письмах использовалась формула: «При сем препровождаем...».

     Развитие  производственных сил и деловых  связей требовало хозяйственного учета, который был призван обеспечить Правление общества информацией  о наличии и использовании  материальных ресурсов. Анализ сложившейся  системы бухгалтерской документации, представленной в фонде, позволил выделить 3 основные группы документов: исполнительные документы, подтверждавшие совершение каких-либо действий (приходные и  расходные накладные, акты о списании, инвентарные описи и т.д.); документы, являвшиеся основанием для составления  исполнительных документов (ордер или  приказ, наряд, требование); документы, служившие основанием для принятия управленческих решений (счет, фактура, постановление и т.д.)

     Важной  функцией акционерных компаний было документирование трудовых правоотношений. Информация о дате рождения, месте  проживания, уровне образования, семейном положении, времени поступления  и увольнения фиксировалась в  личном листке по учету кадров. Там  же в графе «отметки» содержались  сведения о возрасте детей, номере расчетной  книжки, истории трудовой деятельности рабочего на предприятии и номере выданной справки .

     В паспортной книге указывалась информация о месте проживания, звании, уровне образования, возрасте, времени поступления  и увольнения. В графе «виды  на жительство» отмечали данные паспорта, удостоверения или метрического свидетельства. Кроме того, указывалась  причина увольнения, а в примечании – семейное положение .