Документооборот на предприятии

- предоставление  услуг связи по передаче данных  для целей передачи голосовой  информации;

- осуществление  работ, связанных с использованием сведений, составляющих государственную тайну, а так же множество других видов деятельности. [17]

       Пример  лицензий на оказание услуг представлены в приложении В.

       Следующим организационным документом являются должностная инструкция (Приложение Г). Должностная инструкция – нормативный документ, регламентирующий деятельность конкретного должностного лица. Подготовка должностной инструкции регламентируется Инструкцией по делопроизводству, в соответствии с которой должностная инструкция применятся как самостоятельный правовой акт. Должностная инструкция подписывается ответственным за разработку и утверждается Начальником управления – в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении после согласования с юрисконсультом. Должностные инструкции доводятся до работников под расписку.

       Миссия  ОАО «ВолгаТелеком» - содействовать  созданию современного общества, и повышению качества жизни жителей Поволжья за счет внедрения в повседневную жизнь передовых информационных технологий. Предприятие стремится открывать для людей новые перспективы, делать их жизнь проще и ярче.

       Удовлетворяя  спрос на телекоммуникационные услуги, и опережающими темпами развивая современную инфраструктуру связи, предприятие достигает рост операционной эффективности, увеличивая тем самым стоимость акционерного капитала и создавая рабочие места для жителей. Обеспечивая стабильный рост бизнеса, ОАО «ВолгаТелеком» заботится о благосостоянии сотрудников, их профессиональном развитии и социальной защищенности.

       Опираясь  на принципы клиентоориентированности, предприятие внедряет новые технологии, улучшает качество услуг и уровень обслуживания абонентов, используя в своей деятельности инновационные методы маркетинга и продаж.

       Цели  предприятия:

- интеграция  новых технологий в повседневную  жизнь;

- повышение  качества оказываемых услуг за  счет развития и модернизации  инфраструктуры связи, внедрения цифровых технологий, совершенствования системы обслуживания клиентов;

- развитие  и эффективное использование  кадрового потенциала ОАО «ВолгаТелеком»  для обеспечения приоритетных  направлений развития бизнеса; 

- достижение  и поддержание высокой прибыльности за счет повышения эффективности бизнеса и оптимизации затрат;

- создание  благоприятных условий для привлечения  инвестиций за счет роста капитализации  и поддержания прочной деловой  репутации;

- совершенствование  системы корпоративного управления, в соответствии с практикой  мирового уровня.

       Прекращение деятельности ОАО «Электросвязь Оренбургской области» путем реорганизации в форме присоединения к ОАО «ВолгаТелеком» зарегистрировано в Инспекции Министерства Российской Федерации по налогам и сборам Ленинского района города Оренбурга Оренбургской области 30 ноября 2002г. за государственным регистрационным номером 2025601032246. [17] 

       2.2 Особенности документооборота в отделе ОЮЛиКК ОАО «Электросвязь Оренбургской области» 

       Отдел обслуживания юридических лиц и  корпоративных  клиентов (ОЮЛиКК) открытого  акционерного общества «Электросвязь Оренбургской области» осуществляет прием клиентов по вопросам связи. Отдел ОЮЛиКК действует на правах структурного подразделения и подчиняется непосредственно начальнику отдела (оргструктура представлена в приложение А).

       Специалист  отдела обслуживания юридических лиц и корпоративных  клиентов:

- осуществляет  поиск покупателей, проводит переговоры  с ними, оформляет сделку;

- организует  выполнение заказа и контролирует  соблюдение сроков и условий;

- сдает  заказ клиентам.

       Отличительной чертой работы специалиста ОЮЛиКК являются многочисленные контакты с потенциальными клиентами. Свою работу специалист отдела ОЮЛиКК планирует и выполняет, а так же несет за нее ответственность.

       Специалист  отдела ОЮЛиКК несет ответственность  за неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.

       Работа  сотрудников отдела ОЮЛиКК связана  с получением, созданием документов, их хранению, в результате существует примерный перечень типового технического оснащения рабочего места: персональные компьютеры, связанные с местной локальной сетью, принтеры, телефон, факс и набором различных носителей информации: бумага, дискеты.

       Организация работы с документами отдела предполагает:

       1) обеспечение условий для создания, накопления, обработки документированной  информации;

       2) обеспечение документированной  информацией ее потребителей (как  внутри, так и за пределами  общества) в соответствии с их  потребностями;

       3) обеспечение соблюдения установленной в обществе технологии обращения с документированной информацией на всех ее этапах.

       Движение  документов с момента их получения (создания) и до момента их исполнения (отправки или сдачи в дело) образует документооборот на предприятии. Документооборот на предприятии  предполагает взаимосвязанное и взаимосогласованное движение документированной информации по трем основным каналам, предназначенным, соответственно, для входящих, исходящих и внутренних документов.

         Прием входящей информации и последующая ее обработка в отделе ОЮЛиКК осуществляется главным специалистом и его помощником.

       Получение отдельных видов документов организовано непосредственно в предприятии  при наличии соответствующих  технических средств коммуникации. К числу таких документов относятся, в частности, телефакс, сообщения электронной почты e-mail. Также к входящей документации относят:

- заявление, 

- письмо-просьба;

- документы,  приходящие по факсу; 

- документы,  приходящие на Интернет сайт.

       Организация первичной обработки документов, включает их прием, проверку правильности адресования, если они пришли на почту или по факсу. Прием входящей документации в отделе ОЮЛиКК проводится главным специалистом этого отдела.

       Заявления может быть оформлено в письменном виде, либо на специальных бланка (бланк представлен в приложении Е). Они оформляются на месте, т.е. в самом отделе, либо приходит по факсу, либо заявки принимаются по Интернету.

       Письма-просьбы принимаются, так же как и заявления, где указывается просьба об оказании услуг. Бланк письмо-просьба полученный по факсу представлен в приложении З.

       Интернет  сайт, предназначен для корпоративных клиентов, где принимаются заявки на предоставление доступа к Интернету (пример заявки представлен в приложении Ж).

       Важной особенностью отдела ОЮЛиКК является то, что клиенты не только приходят в отдел, но и то, что специалисты обзванивают население и предлагают услуги по связи. После чего оформляется заявление.

       Предварительное рассмотрение документов проводится также  главным специалистом с целью распределения поступивших документов. Предварительное рассмотрение осуществляется на основании сведений об адресате, темы документа, исходя из распределения полномочий между структурными подразделениями и должностными лицами отдела.

       Рассмотрение документов начальником  включает передачу документов по назначению, изучение содержания входящей корреспонденции, а также передачу документов исполнителям (ответственным исполнителям). Без рассмотрения начальника отдела передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованное в отдел. Это позволяет освободить начальника отдела от рассмотрения мелких текущих  вопросов, решение которое может принимать главный специалист, и значительно ускорить  движение  входящих документов, а значит, ускорить и их исполнение. На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные начальнику отдела, и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности отдела, необходимую для принятия управленческих решений.

       Рассмотренные начальником отдела документы передаются главному специалисту, который, осуществляет принятое начальником управленческое решение по данному документу. После заполнения регистрационной формы эти документы передаются на исполнение специалиста.

       Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день рассмотрения руководителем документа. Если документ должен исполняться несколькими  подразделениями или должностными лицами, специалист размножает его  в нужном количестве экземпляров.

       К исходящим документам относят: коммерческое предложение, запросы, заявки, письма. Работа с исходящими документами  начинается с подготовки ответственным  исполнителем документа, который затем  согласовывается с начальством  и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант документа после распечатки подписывается начальником отдела, затем отправляется адресату.

       Документы оправляются в другие организации  различными способами: по почте, по факсу, по электронной почте и др. Почтовые отправления упаковывают, оформляют и сдают в отделения связи. Перед упаковкой документов отдел ОЮЛиКК обязан проверить правильность оформления документов, неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.

       Расчет  за услуги электросвязи осуществляется  в программе АСР «Старт». Современная  автоматизированная система расчетов за услуги электросвязи (АСР) или биллинговая  система определяется как комплекс аппаратно-программных средств и организационно-технологических мероприятий, обеспечивающих следующие функции:

- учет  и обслуживание абонентов сети  оператора связи;

- сбор  информации об оказанных услугах  и их тарификацию;

- формирование  платежных документов;

- прием  платежей и контроль их прохождения.

       Уникальность  биллинга как информационной системы  состоит в объединении разнородных  информационных потоков на уровне управления услугами и расчетами (объединение  представлено на рисунке 2).

       На  входе в АСР с помощью различных  средств и протоколов поступает первичная информация об оказанных услугах связи, данные о неоказании услуг связи, заявки, претензии клиентов, платежи за услуги связи в наличной и безналичной форме.

       На  выходе биллинговой системы первичные  данные представлены в агрегированном виде, согласно требованиям финансовых систем управления. Сюда же относятся отчетные формы, статистические выборки по услугам и загрузке оборудования, данные по отдельным пользователям и группам абонентов и клиентов. При этом внешние задачи могут управлять биллинговой системой, например посредством изменения тарифов или установки скидок на отдельные услуги или пакеты услуг. 

 

       Рисунок 2 – Схема объедания компонентов информационной системы АСР «Старт» (биллинговая система)  

       В результате АСР или биллинговая система сама по себе представляет собой многокомпонентную технически сложную систему. Каждая компонента представляет собой функционально законченный блок и самостоятельно реализовывает одну из задач оператора.

       Внутренние  документы организации создаются по той же схеме, что и исходящие: составляется проект документа, проводится его согласование с должностными лицами и доработка по замечаниям; распечатывается окончательный вариант документа и подписывается начальником. Внутренними документами являются договора, заявки, допсоглашения и др.