Документооборот на предприятии

       После регистрации и присвоения исходящему документу номера необходимо проставить его рукописным способом или нумератором на обоих экземплярах.

       Затем исходящие документы в то же день отправляются адресату.

       Внутренний  документопоток составляют документы, не выходящие за пределы организации. Происхождение документов совпадает со сферой их применения: они создаются и обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации.

       К внутренним, прежде всего, относятся  организационные документы, определяющие задачи, функции предприятия в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности - положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др.

       Функцию оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством, - приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы и т.д. [19]

       На  этапах подготовки и оформления порядок работы с ними, такой же и с исходящими документами:

- составление  проекта документа исполнителем;

- проверка  правильности оформления проекта  документа специалистом;

- согласование  проекта документа;

- подписание  документа руководителем (утверждение в необходимых случаях);

- регистрация  документа (при повышенных требованиях  к обеспечению сохранности документов  или их больших объемов).

       На  этапах исполнения и завершения работ  с внутренними документами порядок  операций такой же, как и с входящими документами:

- передача  документа исполнителю (копирование  документа при наличии нескольких  исполнителей);

- контроль  исполнения документа;

- исполнение  документа;

- проставление  отметки об исполнении.

       Завершающими  стадиями работы с внутренними документами: использование в справочно-информационной работе и определение сроков хранения. [20] 

       1.2 Нормативно-правовое  регулирование организации документооборота на предприятии 

       Регулирование, организации документооборота на предприятии представленная на рисунке 1, опирается на законодательную базу:

       - Конституция Российской Федерации от 12 декабря 1993 года, последняя редакция 30 декабря 2008года; [1]

       - Федеральный закон «О государственном языке» от 01 июня 2005 года № 53-ФЗ. Направлен на обеспечение использования государственного языка Российской Федерации на всей территории Российской Федерации в оформлении документов на предприятиях и в исполнительных органах; [2]

       - Федеральный закон «Об акционерных обществах» от 26 декабря 1995 года за № 208-ФЗ (по состоянию на 19.07.2009г. № 205-ФЗ). Устанавливает требования к фирменному наименованию общества, бланков, штампов, места нахождения, определяет правила составления устава общества, обязанность ведения протокола собрания акционеров и документирования деятельности исполнительного органа; [3]

       - Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 года за № 149-ФЗ. Регулирует отношения, возникшие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, применении информационных технологий, обеспечении защиты информации.

       Регламентирует  единые правила организации работы с документами государственных  органов и органов местного самоуправления.[4]

       - Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 года за № 1-ФЗ (по состоянию на 08.11.2007г. № 258-ФЗ). Регулирует обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе; [5]

       Рисунок 1 – Структура нормативно-правового регулирования работы с документами.

       - Федеральный закон «О коммерческой тайне» от 29 июля 2004 года за № 98-ФЗ (по состоянию на 24.07.2007г. за № 214-ФЗ). Регулирует отношения, связанные с установлением, изменением и прекращением режима коммерческой тайны в отношении информации, составляющей секрет производства. Организационно-правовая документация предприятия не является коммерческой тайной; [6]

       - Федеральный закон «О техническом  регулировании» от 27 декабря 2002г.№184-ФЗ (по состоянию на 18 июля 2009г.№189-ФЗ) устанавливает порядок разработки  национальных стандартов, закрепляет требования к построению, изложению, оформлению различных видов документов, создание и использование классификации ТЭСИ, проведение унификации документов и применение унифицированной системы документации, автоматизация информационных ресурсов в сфере управления. [7]

       - Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 ноября 2004 года за № 125-ФЗ (по состоянию на 13.05.2008г. за № 68-ФЗ). Регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства; [8]

       - Кодекс Российской Федерации «Об административных правонарушениях», принят 30 декабря 2001 году (по состоянию на 9.11.2009г.). Регулирует соблюдение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов; [10]

       - Гражданский Кодекс Российской Федерации, принят 30 ноября 1994 году (по состоянию на 17.07.2009г.). Устанавливает единые правила к оформлению устава, учредительного договора, бухгалтерских документов. Ряд статей кодекса устанавливает обязательность документирования, виды и разновидности документов, созданных при совершении актов гражданских взаимоотношений, устанавливаются требования к их оформлению; [11]

       - Трудовой Кодекс Российской Федерации, принят 30 декабря 2001 году  (по состоянию на 9.11.2009г.). Устанавливает обязательность применения в каждой организации локально-правовых актов (должностная инструкция, и др. документы); [12]

       - Уголовный Кодекс Российской Федерации, принят 13 июня 1996 году (по состоянию на 9.11.2009г.). Определяет уголовную ответственность за преступления в области документационного обеспечения управления; [13]

       - Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, принят 8 ноября 2005 года. Инструкция  регламентирует правила оформления, организации контроля, регистрации, использования в текущей деятельности, проведения экспертизы ценности документов, подготовка и передача документов в архив, порядок передачи документов на хранение в архив, формирование и оформление дел, составление номенклатур дел, организация документооборота и исполнения документов, особенности подготовки и оформления отдельных видов документов; [14]

     - ГОСТ Р 511.41-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Настоящий стандарт устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела. Термины обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу. [14]

       - ГОСТ Р ИСО 154.89-1-2007 «Управление документами. Общие требования» принят 12 марта 2007г. №28(по состояния на 16 января 2009г.). Регулирует вопросы управления документами, как в государственных, так и в коммерческих организациях. [16] 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       2 Анализ организации документооборота в отделе обслуживания юридических лиц и корпоративных клиентов в филиале ОАО «ВолгаТелеком» Открытого акционерного общества «Электросвязь Оренбургской области» 

       2.1 Характеристика деятельности предприятия ОАО «Электросвязь Оренбургской области» 

       Открытое  акционерное общество «ВолгаТелеком» - один из крупнейших в России и крупнейший в Поволжье оператор связи. Сегодня ОАО «ВолгаТелеком» занимает свыше 80% рынка фиксированной связи, является ведущим провайдером интернет-услуг с долей рынка около 60%. ОАО «ВолгаТелеком» предоставляет комплекс услуг телефонии, сотовой связи, Интернет и передачи данных, телевидения и радиовещания. Монтированная емкость – 5,2 млн. телефонных номеров. Количество пользователей услуг широкополосного доступа в Интернет – 928 тыс.

       Процесс объединения 11 предприятий связи  Поволжья, завершенный 30 ноября 2002 г., позволил создать единую мощную компанию, обладающую высоким уровнем капитализации, рентабельности и инвестиционной привлекательности, огромным маркетинговым потенциалом.

       ОАО "ВолгаТелеком" сегодня – это:

- разветвленная  телекоммуникационная сеть в  11 регионах Поволжья;

- крупнейший  Интернет – провайдер;

- новейшие  технологии связи;

- устойчивая  динамика роста доходов и объемов  услуг;

- эффективные  технологии управления бизнесом.

       ОАО «ВолгаТелеком» стабильно развивается, непрерывно наращивает производственные мощности и расширяет спектр оказываемых услуг. Компания уверенно смотрит в будущее, укрепляя свои позиции на отечественном рынке телекоммуникационных услуг, проводя активное развитие и модернизацию телефонной сети на базе новейших технологий.

       На  основании решения общего собрания акционеров ОАО «Нижегородсвязьинформ» от 09 ноября 2001 г. Общество реорганизовано путем присоединения к нему открытого акционерного общества «Электросвязь Оренбургской области» (ОАО «Электросвязь Оренбургской области»), место нахождения: г. Оренбург, ул. Володарского, д.11, ИНН 5610005104, в соответствии с передаточным актом, утвержденным Общим собранием акционеров ОАО «Электросвязь Оренбургской области» 30 октября 2001 г. [17]

       Управление  руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, ФЗ «О связи», ФЗ «О коммерческой тайне», ФЗ «Об акционерном обществе» и Уставом ОАО «ВолгаТелеком», который представлен в приложении Б.

       Прежде  всего, оформляется основной документ – Устав предприятия, в котором  указывается: общие положения, наименование, адрес, юридический статус предприятия, цель и виды деятельности, права и обязанности акционеров-владельцев обыкновенных акций, права и обязанности акционеров-владельцев привилегированных акций типа А, организационная структура, так же сертификат соответствия требованиям, который представлен в приложении Д). [17]

      Основными видами деятельности предприятия являются:

- предоставление  услуг местной и внутризоновой  связи;

- предоставление  услуг местной связи с использованием  таксофонов;

- предоставление услуг подвижной радиосвязи;

- предоставление  услуг по предоставлению каналов  связи;

- предоставление  услуг передачи данных, за исключением  услуг связи по передаче данных  для целей передачи голосовой  информации;

- предоставление  услуг телеграфной связи;

- предоставление  услуг связи для целей проводного  радиовещания;

- предоставление  услуг связи для целей эфирного  вещания;