Документооборот на предприятии

       Содержание 
 

Введение  …………………………………………………………………………..4

1. Теоретические основы организации документооборота…...………………..5

1.1 Этапы работы  с документами………………………………………………..5

1.2 Нормативно-правовое  регулирование организации документооборота на предприятии………………………………………………………………………8

2. Анализ организации документооборота в отделе обслуживания юридических лиц и корпоративных клиентов в филиале ОАО «ВолгаТелеком» Открытого акционерного общества «Электросвязь Оренбургской области»……………………………………………………….12

2.1 Характеристика деятельности предприятия ОАО «Электросвязь Оренбургской области»…………………………………………………………12

2.2 Особенности организации документооборота в отделе ОЮЛиКК ОАО «Электросвязь Оренбургской области»………………………………………..14

3. Совершенствование организации документооборота в отделе обслуживания юридических лиц и корпоративных  клиентов Открытого акционерного общества «Электросвязь Оренбургской области»……………19

Заключение……………………………………………………………………….23

Список  использованных источников…………………………………………...24

Приложение А – Организационная структура отдела продаж ..……………..25

Приложение Б  – Устав ОАО «ВолгаТелеком» ………………………………..26

Приложение  В -  Виды лицензий на услуги связи ОАО «Электросвязь Оренбургской области» ………………………………………………………...27

Приложение Г  – Должностная инструкция главного специалиста отдела ОЮЛиКК …………………………………………………………………...……28

Приложение  Д – Сертификат соответствия ОАО «Электросвязь Оренбургской области» ………………………………………………………...29

Приложение  Е – Бланки заявлений отдела ОЮЛиКК ОАО «Электросвязь Оренбургской области» ……………………………………………………….30

Приложение  Ж – Бланк письма-просьбы поступающие на e-mail в отдел ОЮЛиКК ОАО «Электросвязь Оренбургской области» ……………………31

Приложение  З – Бланк письма-просьбы поступающие по факсу в отдел ОЮЛиКК ОАО «Электросвязь Оренбургской области» ………………….32

Приложение  И -  Инструкция по делопроизводству ОАО «Электросвязь Оренбургской области»…………………………………………………………33 
 
 
 
 
 
 
 

       Введение 

       Документ  является основным способом предоставления информации на любом современном  предприятии. Неоспорима важность сохранение и умелое использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения бизнеса.

       Тема  делопроизводства в системе управления имеет сейчас большую актуальность. Эффективность управления предприятием  зависит от того, на сколько разумно  организованно управление документооборотом. Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или, еще, хуже ее утрата) может привести к потере всего бизнеса.

       Ведь  вовремя использованная информация или документ – это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности. В следствии этого, на любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации. Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота.

       Делопроизводство  – отрасль деятельности человека по разработке и оформлению документов, организации их движения, учета и хранения.

       Современное делопроизводство включает:

- обеспечение  своевременного и правильного  создания документов;

- организацию  работы с документами (получение,  передача, обработка, учет, регистрация,  контроль, хранение, систематизация, подготовка, уничтожение).

       Параллельно с термином «делопроизводство» в  последнее десятилетие используется термин документационное обеспечение  управления (ДОУ). Его появление связано  с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» является синонимами, и применяются для обозначения одной и той же деятельности.

       Цель  курсовой работы – рассмотреть документооборот  предприятия и внедрение автоматизации  документооборота.

       Задачи  курсовой:

- рассмотреть  процесс и организацию документооборота;

- провести  анализ входящих, исходящих и внутренних документов;

- дать рекомендации по улучшению документооборота.

       Объектом  исследования в данной курсовой является отдел обслуживания юридических лиц и корпоративных клиентов Открытого акционерного общества «Электросвязь Оренбургской области».

       Предметом изучение является документооборот  на данном предприятии.

       1. Теоретические основы организации документооборота 

       1.1 Этапы работы с  документами 

       Организация работы с документами – это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение). На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними. Руководитель предприятия несет персональную ответственность за организацию делопроизводства, соблюдения правил работы с документами на предприятии. В структурных подразделениях назначаются ответственные за ведения делопроизводства сотрудники.

       Степень совершенства технологической системы  работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией. [20]

       В документационном обеспечении предприятия можно выделить три группы документов:

- поступающие  (входящие) документы;

- внутренние  документы;

- отправляемые (исходящие) документы.

Каждая  из этих групп имеет свои особенности  обработки и прохождения.

       Работа  с входящими документами начинается со стадии приема документов, предшествующей процедуре регистрации.

       Алгоритм работы с исходящими документами не имеет существенных отличий от схемы организации работы с внутренними документами, кроме того, что работа с оригиналами исходящих документов заканчиваются на стадии отправки документа адресату после его регистрации. Копии исходящих документов после подшивки в дела проходят те же стадии обработки, что и внутренние документы.

       Регистрация может проводиться для всех групп  документов, прежде всего, для входящих документов. Многие предприятия не проводят регистрацию внутренних документов.

       Со  стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции: использование в справочно-информационной работе в течение 1 – 3 лет и определение  дальнейшей «судьбы» документа (архивное хранение, дальнейшие использование  или уничтожение). [20]

       Инструкция по делопроизводству разрабатывается для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на конкретном предприятии.

       В организации работы с документами  и в инструкции по делопроизводству необходимо предусмотреть:

- образцы  правильно оформленных документов  с указанием имен файлов. При  этом на компьютерах работников  должны быть установлены шаблоны  различных документов предприятия  с примерами их заполнения;

- номенклатуру (список) дел предприятия и порядок ее составления, утверждения и пересмотра;

- правила  хранения файлов (на каком компьютере, в какой папке следует хранить  файлы конкретных документов);

- сроки  хранения документов и файлов;

- порядок  регистрации документов;

- сроки,  порядок и ответственных за исполнение и рассылку документов;

- правила  формирования и оформления дел;

- методическое  руководство работой с документами,  информирование руководства предприятия  о состоянии исполнения документов.

       Прием и обработка входящих документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. Входящие документы могут быть доставлены почтой, курьером, поступить в виде факсимильного или электронного сообщения.

       Поступившие документы проходят следующие этапы:

- первичную  обработку;

- предварительное  рассмотрение, разметку;

- регистрацию;

- рассмотрение  документов руководством;

- направление  на исполнение;

- контроль  исполнения;

- исполнение  документов.

       Входящие  документы образуют три направления  движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно: значительная часть документов поступает руководству, которое поэтому испытывает большие информационные перегрузки. Вместе с тем большая часть информации не соответствует их уровню и информационным потребностям и может быть направлена сразу в структурные подразделения. Ожидание результатов рассмотрения документов руководством значительно увеличивает время исполнения и удлиняет путь к исполнителям

       Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой в учреждении технологии работы с документами, например регистрации. Нерациональная система регистрации и (или) контроля может ощутимо увеличить время движения документа от получения до поступления к исполнителю. [19]

       Отправляемые  предприятием документы называют исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

- составление  проекта документом исполнителем;

- проверка  правильности оформления проекта  документа;

- согласование  проекта документа;

- подписание  документа руководителем (в необходимых  случаях утверждение);

- регистрация  документа;

- отправка  документа адресату.

       Проект  исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется секретарем-референтом или работником делопроизводства.

       Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами предприятия. Такое согласование оформляется визой. Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю организации. Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, контракта, акты, нормативные документы).

       Руководитель  предприятия вправе внести изменения  и дополнения в подписываемый  документ или вернуть его на доработку  исполнителю. После подписания руководителем  двух экземпляров исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов».