Документооборот на предприятии

       Обмен внутренними документами (отправка и получение или передача и  прием) производится исполнителями  документов непосредственно адресатам; через секретарей или лиц, ответственных  за ведение делопроизводства  - между соответствующими должностными лицами администрации; посредством каналов внутренней электронной связи (локальной сети); средствами почтовой, курьерской связи, а также по каналам факса и телефонной связи.

       Документы исполняются либо в сроки, установленные  резолюцией, определяющей порядок исполнения документа, либо в соответствии с типовыми сроками, предусмотренными для их исполнения. Контроль сроков исполнения внутренних документов ведется в отделе.

       Таким образом, сделав анализ организации документооборота в отделе обслуживания юридических лиц и корпоративных клиентов, обнаружены следующие недостатки, из-за отсутствия журналов регистрации не ведется подсчет количества документов, что затрудняет и инструкции по делопроизводству в отделе ОЮЛиКК.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       3. Совершенствование организации документооборота в отделе обслуживания юридических лиц и корпоративных клиентов открытого акционерного общества «Электросвязь Оренбургской области» 

       Сегодня на любом современном предприятии  основным способом предоставлении информации является документ. Фактически, неэффективное  использование информации или ее утрата может привести к потере  всего бизнеса. Ведь вовремя не полученная информация или документ – это потерянные денег, потерянное время, упущенные возможности.

       В конечном счете, автоматизация документооборота позволяет обеспечить предприятию конкурентное преимущество.

       Предлагаем  ввести электронную программу для  регистрации всех документов. Внедрение  информационных систем требуют не только немало усилий, но и больших капиталовложений.

       Эффективность работы можно повышать двумя способами: сокращая затраты и повышая производительность труда. Внедрение системы электронного документооборота может решить обе эти проблемы.

       Рассчитать  прямой экономический эффект можно, проведя комплексное обследование отдела и выявить набор измеряемых параметров.

       Эти параметры будут касаться, прежде всего, таких факторов как: 

- уменьшение  площадей, отводимых для хранения  документов;

- уменьшение  затрат на копирование;

- сокращение  затрат на бумагу и расходные материалы для принтеров;

- уменьшение  затрат на доставку информации  в бумажном виде;

- уменьшение  затрат на ресурсы: люди и  оборудование.

       Сокращение  непроизводительных затрат рабочего времени  сотрудников: повышение скорости выполнение работ, увеличение объема выполняемых работ, снижение ошибок при работе (особенно с документами, имеющими юридические обязательства).

       Переход хотя бы части документов в электронный  вид позволяет существенно уменьшить  затраты на бумагу, копировальное  оборудование, расходные материалы, содержание огромных архивов бумажных документов.

       Ниже  проведен сравнительный анализ системы  электронного документооборота «ДокМенеджер», автоматизированная система контроля исполнения документов и поручений АСКИД и CompanyMedia — программный комплекс - система электронного документооборота.   

       Таблица 1 – Сравнительная характеристика автоматизированной системы документационного управления

 

       По  этим критериям руководитель предприятия должен выбрать одну из программ для своего офиса. Необходимо выбрать ту, которая имеет больше положительных критериев, чем отрицательных.

       Для предприятия выгоднее приобрести программу  ДокМенеджер, по материальным соображениям, но в АСКИД и CompanyMedia больше функций по работе с документами, но она дороже.

       Проанализировав документооборот отдела ОЮЛиКК можно сделать вывод, что для него подойдет более простая программа электронного документооборота как, например, ДокМенеджер, представленная на рисунке3.

       Система «ДокМенеджер» позволяет обеспечить поддержку, как внутренних процессов, так и процессов работы с клиентами и партнерами:

- наладить  управленческий документооборот;

- наладить управление заявками/запросами сотрудников, клиентов и партнеров;

- ускорить  обработку договоров;

- получить  полную информацию о взаимодействии  внутри предприятия;

- обеспечить  контроль исполнения решений;

- навести  порядок в документации

       Рисунок 3 – Рекомендуемая программа ДокМенеджер используемая в отделе ОЮЛиКК ОАО «Электросвязь Оренбургской области» 

       В результате работы с программой «ДокМенеджер» достигается:

- минимизация  влияния человеческого фактора; 

- доступность  и целостность информации даже  при высокой текучке кадров;

- контроль  соблюдения сроков;

- объективная информация для руководства о сроках и качестве работы подчиненных;

- сокращение  затрат на обработку и передачу  данных.

       Пожалуй, главное, чего в итоге удается  достичь – это повышения уровня управляемости отделом, что позволяет  ей быстрее реагировать на внешние изменения и обеспечивает конкурентное преимущество.

       В отделе обслуживания юридических лиц  и корпоративных клиентов ОАО  «Электросвязь Оренбургской области» отсутствует инструкция по делопроизводству. Для совершенствования работы с  документами предлагается ее разработка. Рекомендуемая инструкция по делопроизводству отдела ОЮЛиКК ОАО «Электросвязь Оренбургской области» представлена в приложении И.

       Пример  инструкции по делопроизводству включает в себя:

- Общие положения;

- правила  подготовки и оформления документов;

- требования  к реквизитам документов;

- порядок  приема, регистрации, направления  и рассмотрения входящих документов;

- организация  контроля исполнения документов;

- составление  номенклатуры дел;

- экспертиза  ценности документов;

- передача дел в архив;

Заключение 

       Движение  документов с момента их получения (создания) и до момента их исполнения (отправки или сдачи в дело) образует документооборот на предприятии. Документооборот  на предприятии  предполагает взаимосвязанное  и взаимосогласованное движение документированной информации по трем основным каналам, предназначенным, соответственно, для входящих, исходящих и внутренних документов.

       Нормативно-правовая база регулирует весь процесс документооборота, т.е. на предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними. Руководитель предприятия несет персональную ответственность за организацию делопроизводства, соблюдения правил работы с документами на предприятии. В структурных подразделениях назначаются ответственные за ведения делопроизводства сотрудники.

       Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации  и составляет основу любого бизнеса. Большую часть производственной информации работники предприятия  получают посредством документов. В каждой организации на составление документа и на работу с ним уходит в среднем до 60% времени.

       Многие  виды управленческих документов отдела обязаны предоставлять при проверках  со стороны государственной налоговой  службы и комплексных документальных ревизиях.

       Внедрение системы электронного документооборота и управления бизнес-процессами позволяет  повысить исполнительскую дисциплину сотрудников, что, в свою очередь, также  ведет к увеличению производительности труда. Исполнительская дисциплина повышается благодаря следующим факторам:

- совершенствование  методов контроля исполнения  поручений по документам;

- эффективная система уведомлений и напоминаний заранее предупреждает о приближении сроков исполнения распоряжений.

       Деятельность  простого специалиста в любой момент может быть проверена как его непосредственным начальником, так и более высоким руководством. Для этого достаточно будет задать на компьютере параметры поиска, например выполнение документов конкретным исполнителем за определенный период.

    Благодаря этим факторам, исполнитель, несомненно, станет более дисциплинированным, будет  более качественно и ответственно подходить к своим обязанностям и непроизвольно увеличит производительность своего труда как минимум на 5-15%. 
 

      Список  использованных источников 

   

1. Конституция Российской Федерации. Принята всенародным голосованием 12 декабря 1993 года.
2. Федеральный закон «О государственном языке» от 01 июня 2005 года № 53-ФЗ.: федер. закон [принят Гос. Думой 20.05.2005. №53-ФЗ] // СЗ РФ. 2005. № 23. Ст. 2199.
3. Федеральный закон «Об акционерных обществах» от 26 декабря 1995 года за № 208-ФЗ: федер. закон. [принят Гос. Думой 24.11.1995. № 208-ФЗ (по состоянию на 19.07.2009г. № 205-ФЗ)] // СЗ РФ. 1996. № 1. Ст. 1
4. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 года за № 149-ФЗ: федер. закон. [принят Гос. Думой 08.07.2006. № 149-ФЗ] // СЗ РФ. 2006. № 31 (ч.1). Ст. 3448.
5. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 года за № 1-ФЗ: федер. закон. [принят Гос. Думой 13.12. 2001. № 1-ФЗ (по состоянию на 08.11.2007г. № 258-ФЗ)] // СЗ РФ . 2002. № 2. Ст. 127.
6. Федеральный закон «О коммерческой тайне» от 29 июля 2004 года за № 98-ФЗ: федер. закон. [принят Гос. Думой 09.07.2004. №98-ФЗ (по состоянию на 24.07.2007г. за № 214-ФЗ)] // СЗ РФ. 2004. № 32. Ст. 3283.
7. Федеральный закон «О техническом регулировании» от 27 декабря 2002г. № 184-ФЗ: федер. закон. [принят Гос. Думой 25.12.2002. № 184-ФЗ (по состоянию на 18 июля 2009г. №189-ФЗ)] // СЗ РФ. 2002. № 52 (ч.1). Ст. 5140.
8. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 ноября 2004 г. за № 125-ФЗ: федер. закон. [принят Гос. Думой 01.10.2004. № 125-ФЗ (по состоянию на 13.05.2008г. за № 68-ФЗ)] // СЗ РФ. 2004. № 43. Ст. 4169.
9. Федеральный закон «О связи» от 7 июля 2003 г. за № 126-ФЗ: федер. закон. [принят Гос. Думой 18.07.2003. № 126-ФЗ (по состоянию на 29.04.2008 № 58-ФЗ)] // СЗ РФ. N 135, 10.07.2003. № 28. Ст. 2895.
10. Кодекс РФ «Об административных правонарушениях»: федер. закон: [принят Гос. Думой 30 декабря 2001 г. № 195-ФЗ (по состоянию на 9.11.2009г. №249-ФЗ)] // СЗ РФ. 2002. № 1 (ч.1). Ст. 1. 
11. Гражданский Кодекс РФ: федер. закон. [принят Гос. Думой 30 ноября 1994 г. (по состоянию на 17.07.2009г. № 145-ФЗ)] // СЗ РФ. 1994. № 32. Ст. 3301; 1996. № 5. Ст. 410; 2001. № 49. Ст. 4552; 2006. № 52 (ч.1). ст. 5496.
12. Трудовой Кодекс РФ: федер. закон. [принят Гос. Думой 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ (по состоянию на 9.11.2009г. № 260-ФЗ)] // СЗ РФ. 2002. №1(ч.1).Ст. 3
13. Уголовный Кодекс РФ: федер. закон. [принят Гос. Думой 13 июня 1996 г. № 63-ФЗ (по состоянию на 9.11.2009г.)] // СЗ РФ. 1996г. № 25. Ст. 2954.
14. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти разработана в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30. // СЗ РФ. 2005. № 4. Ст. 305.
15. ГОСТ Р 511.41-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» [Текст] Введен в действие. – М.: Изд-во стандартов, 1998. – 7с.
16. ГОСТ Р ИСО 154.89-1-2007 «Управление документами. Общие требования» [Текст] Введен в действие. – М.: Изд-во стандартов, 2007. – 34 с.
17. Устав Открытого акционерного общества «ВолгаТелеком»
18. Сухачева, Ю. В., Ермуханова А.У. Организация документационного обеспечения деятельности акционерного общества в условиях конкурсного производства. [Текст] // Делопроизводство, 2006. - № 3. – с. 40 – 46.
19. Быкова, Т.Д. Делопроизводство: учебник для вузов / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина.- 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006.- 560 с – ISBN 978-5-365-00912-7
20. Крылова, И.Ю. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие. – СПб.: Издательский дом «Бизнес-пресса», 2008. – 240с – ISBN 978-5-91584-006-4.
21. www.orenburg.vt.ru