• Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного
• напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;
• получение информации о ходе и результатах исполнения;
• занесение в базу данных информацию о ходе и результатах исполнения контролируемого документа;
• регулярное информирование руководителя о состоянии и результатах исполнения;
• снятие документов с контроля по указанию руководителя.

      Таблица 5

      Журнал  ведения контроля исполнения документов

 

      После указания руководителя МУП «Рязкомхоз» о постановке документа на контроль секретарь просматривает его, ставит штамп красного цвета на левом поле напротив реквизита «заголовок» букву «К». Затем заносит номер этого документа, содержание резолюции, исполнителя, контрольный срок исполнения в регистрационную базу данных.

        Затем снимает копию для исполнителя  и подшивает в папку с текущими документами, поставленными на контроль. Сроки подготовки, представления и типовые сроки исполнения должны быть закреплены в инструкции по документационному обеспечению.

      Сроки исполнения исчисляются в календарных  днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций — с даты их поступления.

      Типовые сроки исполнения документов МУП «Рязкомхоз», если они не

      Ежедневно сотрудники Общего отдела учитывают и обобщают данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные

      Недостатком существующего порядка контроля за исполнением документов является то, что формируемые базы не сведены в одну единую и в каждом подразделении ведется своя база. Контроль исполнения документов МУП «Рязкомхоз» проводится не совсем в соответствии с существующими требованиями³⁶, так как результаты исполнения должны  обязательно отмечаться на документе, не только в регистрационных базах. Также к недостаткам можно отнести то, что база данных, формируемая в процессе регистрации, не используется для ведения контроля, это  приводит к дублированию ввода информации документов.

     2.6. Составление номенклатуры дел

      Номенклатура  дел — систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.³⁷

      Номенклатура  дел составляется в целях обоснованного  распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел³⁸. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.

      документационного обеспечения управления³⁹, Основными правилами работы ведомственных архивов⁴⁰, Перечнем документов с указанием сроков хранения⁴¹, методическими материалами по разработке номенклатуры дел.

      Помимо  этого используются положения о  структурных подразделениях предприятия, штатное расписание, перспективные и текущие планы, а также сами документы, как входящие, так и созданные в процессе деятельности подразделений.

      В унифицированную форму номенклатуры дел следует включить такие реквизиты:

• наименование организации;
• наименование структурного подразделения;
• название вида документа;
• место составления;
• на какой год;
• название разделов;
• гриф утверждения;
• гриф подписания.

      Примерная номенклатура дел, разработанная для  МУП «Рязкомхоз», представлена в Приложении 1.

     2.7. Формирование дел

      Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при их четкой классификации. Простейшей классификацией документов является их группировка в дела в соответствии  с номенклатурой дел.

      Делом называется совокупность документов (или  документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку⁴².

• папки с делами никак не оформлены, что является грубым нарушением «Основных правил работы ведомственных архивов»;⁴³
• для приложений к документам сформирована отдельная папка;
• документы, относящиеся к одному вопросу, расформированы по двум папкам;
• в дела помещаются лишние экземпляры и документы, не относящиеся непосредственно к входящим документам (копии бухгалтерских счетов, рекламные и прайс-листы и т.д.) и документы не подлежащие регистрации;
• в дело со сроком хранения один год были подшиты документы с 5-ти летним сроком хранения.

      Таким образом, при формировании дел, сотрудникам службы делопроизводства МУП «Рязкомхоз»  необходимо соблюдать следующие общие правила:

      По  окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).⁴⁴

      На  обложках дел, состоящих из нескольких томов, проставляются крайние даты документов каждого тома. При обозначении точной календарной даты указывается число, месяц и год, или год, месяц, число.45 Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

      При обозначении календарной даты - сокращенное цифровое написание, в том случае если это не будет приводить к неоднозначности толкования, на обложке дописывается новое название этого структурного подразделения.⁴⁶

     2.8. Подготовка документов для передачи в архив

   Подготовка  документов к сдаче в ведомственный архив включает:

- проведение  экспертизы ценности документов;

- оформление  дел;

- составление  описей дел; 

- составление  актов о выделении к уничтожению  документов и дел.

   В структуре МУП «Рязкомхоз» до настоящего момента отсутствует такое– Общего отдела, оборудуется помещения для размещения стеллажей.

   Приказом  директора МУП «Рязкомхоз» № 39 от 28.02.2005 создана комиссия по проведению экспертизы ценностей документов из сотрудников Общего отдела. В состав комиссии входят:

   - начальник Общего отдела;

   - юрист;

   - секретарь-референт.

   Определение экспертизы ценности документов дает ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения⁴⁷: экспертиза ценности документов — это изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков  хранения и отбора на по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения⁴⁸.

   -референт  должен согласовать его с руководителем  структурного подразделения и отнести его в архив. В архиве акты должны сверить с номенклатурой дел и поставить заверительную надпись с указанием цифрами и прописью количество дел. Затем ставится дата и подписи секретаря-референта и работника архива. Акт о выделении к Акт об уничтожении документов представлен в Приложении 2.

   Все лица, ответственные за делопроизводство в МУП «Рязкомхоз», обязаны  завершенные дела постоянного и долговременного хранения в течение двух (и более) лет оставлять в подразделении для справочной работы, а затем только сдавать в архив.

   Таким образом, существующий порядок организации делопроизводства МУП «Рязкомхоз» обладает рядом недостатков:

• отсутствует четкий порядок регистрации документов;
• встречаются нарушения правил оформления и подготовки документов;
• о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.⁴⁹

      Все эти недостатки необходимо устранить, поскольку только упорядоченный документооборот позволяет получать своевременную и полноценную информацию для принятия верных решений и исключает возможность утраты документов и информации.

 

      

3. Совершенствование  системы  
документооборота на предприятии

     3.1. Совершенствование  нормативной базы  документационного обеспечения МУП «Рязкомхоз»

     В результате анализа системы документационного  обеспечения управления еральных органах исполнительной власти РФ.

     В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие разделы:

1. Общие положения.
2. Правила подготовки и оформления документов.
3. Требования к реквизитам документов.
1. .
2. Составление номенклатуры дел.
3. Формирование и оформление дел.
4. Экспертиза ценности документов.

     При разработке положения о делопроизводственной службе следует обращать внимание на рекомендации Государственной системы  документационного обеспечения управления.⁵⁰ В структуру положения об Общем отделе должны входить следующие пункты:

1. Общие положения. Здесь перечисляются законодательные акты и нормативно-методические документы, руководствоваться которыми должна служба. Определяется степень самостоятельности подразделения и подчиненности его руководителя.
2. Задачи.
3. Структура. Перечисляется весь состав службы (экспедиция,
4. Ответственность.
5. Взаимосвязи с другими подразделениями.

     организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение, включая управленческую, научно-техническую, положения о постоянно действующей экспертной комиссии должны входить следующие пункты:

1. Общие положения. Здесь приводится описание состава экспертной комиссии, указывается кто руководитель комиссии; определяются основные нормативные акты, которыми должна руководствоваться в своей деятельности комиссия.
2. Основные задачи экспертной комиссии.
3. Основные функции.
4. Права экспертной комиссии.
5. Организация работы экспертной комиссии. Здесь фиксируются взаимодействия в рамках совместной работы комиссии и структурных подразделений.