Документационное обеспечение управления

      Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в Общий отдел или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

      Корреспонденция, поступившая на имя директора МУП «Рязкомхоз» передается его секретарю. Он рассматривает поступившую корреспонденцию, регистрирует и относит на рассмотрение руководителю. Рекомендуется наделить секретаря дополнительным правом самостоятельно распределять документацию по ряду вопросов.

      Для этого необходимо составить классификатор  вопросов деятельности с указанием  исполнителей по каждому вопросу. Это  нужно сделать для того, чтобы  одна операция не повторялась дважды, а также для освобождения руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов.

      После рассмотрения документов  директор МУП «Рязкомхоз» наносит резолюцию – распределяет поручения между заместителями. С документа снимаются копии, оригинал подшивается в дело, копии разносятся исполнителям. Если документ требует контроля исполнения, то секретарь ставит на контроль и вносит данные в компьютерную базу.

      В соответствии с существующими требованиями подлинник должен передаваться ответственному исполнителю, названному в резолюции  первым. В МУП «Рязкомхоз» подлинники подшиваются в дело, а исполнителям передаются копии, что в принципе является противоречием ГСДОУ ²⁷.

      Порядок прохождения входящих документов представлен  на рис.1. 

       - движение документов, поступающих  на имя директора

       - движение документов, поступающих на имя руководителей структурных подразделений

   - движение нерегистрируемых документов

Рис.1. Оперограмма  движения входящих документов

     2.3. Порядок работы с исходящими документами

   Отправляемые  предприятием документы называются исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

• составление проекта документа исполнителем;
• проверка правильности оформления проекта документа секретарем;

   отдела  предприятия вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

   Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в  одном экземпляре.²⁸

   В МУП «Рязкомхоз» проект исходящего документа обязательно согласовывается с юристом данного предприятия. Такое согласование оформляется визой.

   После подписания руководителем, исходящий  документ передается секретарю-референту для регистрации.

   Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные:

• порядковый номер документа, включающий номер дела;
• адресат (корреспондент);
• краткое содержание или заголовок;
• отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);
• исполнитель;
• примечание.

   После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

   Затем

     2.4. Регистрация документов

      Регистрация документов – важнейший этап работы с документами и определяется как «запись учетных данных о  документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения».²⁹

      Задачи  регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документах. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам муниципального предприятия, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов³⁰.

 

      

   

 

   Рис.2. Оперограмма движения исходящих  документов 

- движение документов, подписываемых  директором

       - движение документов, подписываемых руководителями структурных подразделений

 

      

      Правила организации регистрации описаны  в Государственной системе документационного обеспечения управления³¹ и Типовой инструкции по делопроизводству³². В обоих документах регистрация рассматривается прежде всего как поисковая система по документам организации и поэтому здесь же описывается и порядок организации традиционных и автоматизированных картотек по всему массиву документов организации.

      Наибольшая  эффективность достигается при  централизованной системе регистрации, т.е. при осуществлении всех регистрационных операций в базе, а не в журнале, необходимый состав реквизитов регистрации присутствует, но необходимо добавить графу «название вида документа».

      Таблица 2

      Форма регистрационного журнала для входящих документов

 

      На  исходящих документах МУП «Рязкомхоз» проставляется исходящий регистрационный номер в соответствии с действующими требованиями.³³ Он располагается в верхнем левом углу первого листа и  состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов. В соответствии с требованиями ГСДОУ в индекс документа должен входить индекс по номенклатуре дел подразделения, код подразделения, порядковый номер и дата. В МУП «Рязкомхоз» номенклатура дел находится в стадии разработки и номер по ней в индекс не входит.

      Регистрация исходящих документов МУП «Рязкомхоз»» ведется в соответствующем журнале (табл.3)

      Таблица 3

   В МУП «Рязкомхоз» регистрацией внутренних документов занимаются секретари структурных подразделений. Все внутренние документы, поступающие на имя директора, а также приказы по основной и административно-хозяйственной деятельности регистрирует секретарь руководителя МУП «Рязкомхоз».

      Журналы регистрации внутренних документов содержат определенные графы (табл.4).

      Таблица 4

      Журнал  регистрации внутренних документов

 

   При анализе регистрации документов МУП «Рязкомхоз» была выявлена серьезная ошибка в процессе регистрации: регистрация приказов по личному составу и приказы по основной деятельности осуществляется в одном журнале. Сроки хранения приказов по личному составу и основной деятельности совершенно различны. Это является грубым нарушением ГСДОУ³⁴. Следует разделить регистрацию этих приказов на две группы соответственно их тематике.

   Для регистрации исходящих документов предлагается использовать только электронную форму с возможностью поиска по максимально большему количеству реквизитов. Базу, которая будет образовываться при регистрации документов, можно будет использовать при ведении контроля за их исполнением. Также это позволило бы сделать информационно-поисковую работу более упорядоченной и централизованной.

     2.5. Организация контроля исполнения документов

      Контроль  исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов³⁵. Контролю подлежат документы, требующие исполнения.