Архивное хранение документов

В учреждениях , не имеющих структурных подразделений, образующих в процессе своей деятельности не более 20 дел постоянного хранения в год ,составляется общая опись ( приложение 3 ). В крупных учреждениях описи составляются на дела каждого структурного подразделения в отдельности ( приложение 4).

Обработка дел  и отбор их на государственное  хранение должны производится регулярно по окончании делопроизводственного года.

Годовой раздел описи на дела, подлежащие постоянному  хранению, составляются в каждом структурном подразделении под методическим руководством ведомственного архива работником делопроизводственной службы или лицом , ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении. В конце описи структурного подразделения после последней статьи проставляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел по описи, первый и последний № дел по описи.

Если есть особенности нумерации дел (  пропущены  номера или есть литерные) , они также  оговариваются в итоговой записи. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием должности, согласовывается с руководителем делопроизводственной службы учреждения и утверждается руководителем структурного подразделения. Если структурное подразделение крупное и в нём есть экспертная комиссиия (ЭК), то опись до её утверждения руководством рассматриваеися и одобряется ЭК. Составляется опись в 2-х (при наличии ЭК в 3-х) экземплярах. Один - остаётся в делах структурного подразделения, второй - передаётся в ведомственный архив вместе с делами ( третий подшивается к протоколу ЭК ).

На основе описей дел структурных подразделений  ведомственный архив составляет годовые разделы сводной описи дел учреждения и по ней ведомственный архив будет передавать дела на постоянное хранение в государственный архив в соответствии с установленными правилами.

В маленьком  учреждении или фирме  эту работу выполняет секретарь. 

III. Сдача дел в ведомственный архив. 

          Сдача дел из структурного  подразделения в архив учреждения , если он есть, проводится по графику, составленному архивом , согласованному с руководителями структурных подразделений  и утверждённому руководителем учреждения. Эта работа должна  проводится ежегодно. Дела с постоянными сроками хранения, сроком хранения свыше 10 лет и по личному составу принимаются архивом по описям.

Дела принимаются  работником ведомственного архива в  присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих  экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. После приёма всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается заверительначя подпись с указанием цифрами и прописью фактического количества дел, переданных в архив и номера отсутствующих дел, если такие будут. Под заверительной подписью ставится дата приёма-передачи дел и подписи лиц, осуществлявших её.

Сверенные с  описью дела подбираются и увязываются  в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров, корешками на обе стороны. Дела в ведомственный архив доставляются сотрудниками структурного подразделения. Канцелярии вместе с делами передают в ведомственный архив регистрационно-контрольные картотеки, включив их в опись.

Дела временного хранения ( до 10 лет) передаются в ведомственный  архив по номенклатуре дел. Так как во многих учреждениях архивы не имеют достаточных площадей, « Основные правилв ведомственных архивов» разрешают хранение этих дел « центральной службой делопроизводства или в структурных подразделениях» до истечения срока их хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке.

В недавно  созданных  коммерческих фирмах секретарь  должен через два года провести положенную обработку дел и переложить их в другой шкаф, который образует начало будущего архива фирмы.  
 
 
 
 

IV. Приложения.

                                                                                        Приложение 1.                                            

                                       

                                                   Образец. 
 

                                 Лист - заверитель дела №_____

   

В деле подшито  и пронумеровано 200 ( двести ) листов + 1 лист внутренней описи

 в том числе  :

литерные листы 58 а, 120 а, 120 б.

Лист  150 имеет  физическое повреждение : разрыв и склейка. 
 
 
 
 

Секретарь                                 подпись                                Ф.И.О. 
 

Дата_______________  

                                                     
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                                  Приложение 2.      

                                                                                                                                                                                                                                                            Форма внутренней описи документов дела. 
 

                   Внутренняя опись документов  дела №_____________ 

 
 

  №№    ! Индекс   !   Дата        !     Заголовок   !       Номера   ! Примечание 

п/п        !докумен. ! документа ! документа      ! листов дела  ! 

 

   

   1        !      2        !        3          !         4             !          5           !              6        

 
 
 

Итого________________________ документов

          цифрами и прописью

 

Количество листов внутренней описи_______________________________

                                                              цифрами и прописью

 

Наименование  должностного

лица, составившего опись                      подпись                      расшифровка         

                                                                                                        подписи

Дата

 
 
 
 

  

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                                                                                                                                                                 

 

                                                                                                       Приложение  4.

Форма описи  постоянного и длительного  сроков хранения

структурного  подразделения.

 
 
 

                                                                       Утверждаю

                                                             Наименование и должность руководите -

                                                             ля структурного подразделения   

                                                             Подпись                             расшифровка

                                                                                                         подписи      

                                                             Дата

 

                    Опись ___________________ №__________

                              название структурного

                              подразделения

 

                    Название раздела            

№№  !Индекс ! Заголовок ! Дата  ! Кол-во  ! Срок             !  Примечание

п/п    !дела(то-! дела(тома,! дела  ! листов в! хранения       !         

         ! ма,част.! части        ! (т.,ч.)! деле(т.,ч.! дела( т.,ч.)    !

   1    !     2       !         3        !    4    !      5         !          6          !               7

 
 
 
 
 
 

В данную опись  внесено_______________________________ дел

                                           ( цифрами, прописью)

 с №__________ по  №__________________ , в том числе

литерные номера_______________________

пропущенные номера _____________________

 
 

Наименование  должности                                                расшифровка

составителя описи                          подпись                     подписи       

 

Дата                    

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                                                                    Приложение 3.

Форма описи  дел постоянного и длительных сроков хранения.

 

Наименование                                                          Утверждаю

предприятия                                                   Руководитель предприятия

                                                                        Подпись                  расшифровка

                                                                                                            подписи

                                                                         Дата

 

                                   О П И С Ь  №___________

 

              Наименование     раздела

 
 

В данную опись  внесено ______________________ дел 

                                         ( цифрами, прописью)

№____________ по №____________ в том числе :

литерные номера_________________________

пропущенные номера_____________________

Наименование  должности                                                         расшифровка

составителя описи                            подпись                            подписи

 

Дата

          Согласованно                                                              Одобрено

Наименование  должности                                                    протокол  ЭК                                                  руководителя предприятия                                                   предприятия