Архивное хранение документов

Прежде чем  подшить документы  дела, из них  удаляются металлические скрепления, вкладывается чистый бланк формы листа-заверителя, и , в тех случаях, когда к делу будет составлена внутренняя опись, бланки форм внутренней описи. Все листы дела нумеруются черным графитным карандашом (употребление чернил или цветных карандашей запрещено) или нумератором в верхнем правом углу, не задевая текста документа. Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Лист заверительной надписи не нумеруется. Если дело имеет несколько томов нумеруется каждый том отдельно. Лист любого формата ,подшитый за один край, нумеруется как один лист ( даже если он сложен). Документ, сложенный пополам и подшитый за середину нумеруется как два листа. Иллюстрированные материалы, фотографии нумеруются на оборотной стороне . Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями нумеруются самостоятельно . Вложение в конверт нумеруется очередным номером за конвертом.

В случае пропуска или нумерации листов одной цифрой, на них ставят номера предыдущих листов с прибавлением букв а, б, в и т.д. Все эти  исправления отмечаются в конце дела в заверительной надписи. Если при нумерации листов допущено много ошибок, номера зачёркиваются и всё дело нумеруется заново. В конце дела для учёта количества листов на отдельном листе -заверителе дела составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество листов, оговариваются все особенности в нумерации и физическом состоянии документов в деле ( приложение № 1).

Формы листа-заверителя не идентичны, но состав информации, вносимый в формы одинаков.

Для дел с  особо ценными документами , личных, судебных и следственных дел, дел о присуждении учёных степеней и званий, дел на авторские свидетельства и патенты и т.д. при подготовке к сдаче в архив составляется , если она не велась в течении года, внутренняя опись документов. Составлять внутреннюю опись рекомендуется также и делам, заголовки которых не полно раскрывают содержание документов. В этом случае внутренняя опись облегчит использование документов дела, поиск необходимой информации.

В конце внутренней описи дела составляется итоговая запись с указанием цифрами и прописью общего количества документов в деле, включённых в опись и количество листов описи.

Дела подшиваются  прочной ниткой в твёрдую обложку (папку) в 4 прокола или переплетаются. При брошюровке нельзя зашивать текст документа . В тех случаях, когда текст очень близко подходит к краю листа и может быть задет при подшивке, к листу подклеивается полоска прочной бумаги, за которую документ и будет подшит.

Картон обложек  для постоянного хранения и документов по личному составу должен быть прочным, чтобы обеспечивать долговременную сохранность документов. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы ( чертежи, рукописи и т.д.) не подшиваются , а вкладываются в папки стремя клапанами и завязками или специальные коробки. Если таких документов немного и они небольшого формата, их можно поместить в конверты, которые затем подшиваются в дело. 

4. Оформление  обложки дела. 

           Обложка дела оформляется после  подшивки и нумерации . Её элементы  определяет ГОСТ 17914-72. Ряд сведений уже был вынесен на обложку в момент заведения дела:

-наименование  учреждения и его подчинённость;

-наименование  структурного подразделения;

-делопроизводственный  индекс дела;

-номер тома, части;

-заголовок  дела;

-срок хранения  дела.

При подготовке дела к хранению или сдаче его  в ведомственный архив эти  элементы уточняются и дополняются. К заголовку дела может быть составлена аннотация к документам ( если оно  содержит особо ценные документы). Проставляются  также:

-дата дела;

-количество листов в деле;

-архивный  шифр дела.

На обложке  дела постоянного хранения в соответствии с требованиями ГОСТа в верхней  части перед названием учреждения оставляют место для наименования государственного архива, в который  дела будут переданы из ведомственного архива. Если в течении года в наименовании учреждения или структурного подразделения произошли изменения или дело передано в другое структурное подразделение, при оформлении к хранению на обложке дела дописывается  новое название, а старое заключается в скобки.

Заголовок должен точно, кратко в обобщённой форме  отразить основное содержание документа. При этом факты и события, отражённые в документах, должны быть раскрыты. Сначала в заголовке должен бытьуказан вид дела ( дело, переписка, материалы, журнал и т.д.) или вид документов ( протоколы, доклады, приказы, отчёты и т.д.). Затем указывается автор или корреспондент (если это переписка) и далее вопрос, отражающий содержание документов. Если в деле имеются особо ценные документы, документы-приложения к основному документу, документы, содержащие сведения по личному составу, имеющие справочное значение или документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска и наличие которых в деле не может быть определено по его заголовку , к заголовку составляется аннотация. Пишется аннотация после заголовка с красной строки.

Например:              Годовой отчёт о работе фирмы  за 1998 год.

                                         В отчёте содержится ретроспективный  анализ  развития фирмы с момента создания в 1995 году. 

В заголовке  дела, содержащего распорядительные документы( приказы, протоколы) вносятся номера этих документов.

Например :  Приказы директора предприятия  по производственным вопросам № 1-80.

Подлинность документов дела в заголовке специально не оговариваются, она подразумевается. Копийность документов в заголовке указывается.

Например : Приказы  директора фирмы по личному составу  за 1998 год.№1-80 копии.

Количество  листов в деле выносится на обложку  в соответствии с данными заверительной надписи дела. Срок хранения, проставленный к началу делопроизводственного года в соответствии с номенклатурой, может быть уточнён по решению ЭК учреждения.

С целью систематизации и закрепления перечня заголовков дел внутри фонда составляется опись  дел. Опись является учётным документом и основной частью научно-справочного аппарата архива, обеспечивающей оперативный поиск документов.

Архивный шифр дела оформляется в архиве учреждения. В нём указывается номер фонда, номер описи и номер дела. 
 

5. Составление описи. 

           Государственный стандарт «Делопроизводство  и архивное дело. Термины и  определения» определяет опись,  как  архивный справочник, содержащий  систематизированный перечень единиц  хранения, а также предназначенный  для их учёта и закрепления систематизации».

Опись , таким  образом, служит основным учётным и  справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Перед внесением полностью оформленных дел в опись, их систематизируют, т.е. располагают в строго определённом порядке. Для учёта документов  определённых категорий дел постоянного и временного ( свыше 10 лет ) хранения, что вызывается спецификой  данной документации (приказы по основной деятельности, личные дела , дела на авторские свидетельства и т.д.) составляется также внутренняя опись( приложение 2 ). Внутреннюю опись документов дела необходимо также составлять в делах постоянного и временного ( свыше 10 лет) сроков хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. Так как на дела постоянного хранения, дела со сроком хранения свыше 10 лет и дела по личному составу  описи составляют раздельно , то и систематизация дел ведётся по каждой указанной группе раздельно. « Основные правила работы ведомственных архивов»  предполагают также составлять отдельные описи на дела, состоящие из специфических, характерных только для данной организации документов (судебные следственные дела, научные отчёты и т.п.) и описи на служебные издания.

 При подготовке  к передаче в ведомственный  архив дел за несколько лет, дела сначала раскладывают погодам, а в пределах года по структурным подразделениям. Такая систематизация дел называется  Хронологически-структурная.

Например :        1998 г.                                 1999 г.

                   Канцелярия                        Канцелярия

                   Отдел кадров                     Отдел кадров

                   Плановый отдел                Плановый отдел

                   и т.д.                                   и т. д.

Раскладывая дела по годам, надо учитывать, что дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством.

Внутри каждой структурной части дела располагаются  в порядке значимости содержащихся в них документов:

-приказы, распоряжения, указания вышестоящих учреждений, относящиеся к основной деятельности;

-приказы, протоколы  и другие распорядительные документы  учреждения;

-планы, сметы,  отчёты, балансы;

-доклады, переписка  и т.д.

Внутри каждой группы дела систематизируются по значимости вопроса, хронологии или по алфавиту. При систематизации дел можно воспользоваться ведомственным или типовым перечнями документов с указанием сроков хранения.

Дела по личному  составу систематизируются отдельно, т.к. на них составляется самостоятельная опись. Они располагаются по годам, а в пределах года по значимости документов.

Например :                    1998 год.

                    Приказы директора по личному  составу

                    Лицевые счета начисления з/платы  рабочих и служащих

                    Личные карточки рабочих и служащих

                       и т. д.

                                       1999 год

                                то же

Дела по личному  составу могут  систематизироваться  сначала по видам документов, а  в пределах вида по годам и уже в таком порядке включаться в опись .

Например :   Приказы директора по личному  составу    за 1997 г.

                                           то же                                        за 1998 г.

                                           то же                                        за 1999 г.

                      Лицевые счета рабочих и служащих          за 1997 г.

                                           то же                                        за 1998 г.

                                           то же                                        за 1999 г.

                               и т. д. 

Личные дела, личные карточки уволенных и невостребованные трудовые книжки систематизируются строго по алфавиту. При большом объёме специальной документации ( технической, рационализаторские предложения и т.п.) на неё так же составляются отдельные описи.

В описание каждого  дела входит :

-порядковый  номер;

-индекс дела;

-заголовок  дела ( в т.ч. аннотация );

-дата;

-количество  листов;

-примечание.

В описи дел  со сроком хранения свыше 10 лет перед  примечанием имеется графа срок хранения дела. Все эти данные переписываются с обложки дела. Дела вносятся в опись в том порядке, в котором они были систематизированы. Каждое дело в описи получает отдельный номер, который тут же проставляется на обложку дела.

В том случае, когда дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись  под самостоятельным номером.

Если в опись  вносятся дела подряд с однотипным содержанием и одинаковыми заголовками, разрешается внести полностью заголовок первого дела, а все остальные обозначить словами « то же». При этом все различия заголовка и другие данные вносятся в опись полностью.

Например : Переписка  с фирмой « Агат» об установке 

                    и замене оборудования ;

                    То же с фирмой « Лотос» ;

                    и т. д.      

В графе описи  « Примечания» делаются отметки  об особенностях физического состояния дела, о передаче дела или отдельных документов из него другим учреждениям и т.д.