Анализ делопроизводства в организации

    Описи дел составляются в установленной форме в трех экземплярах. Один экземпляр находится в подразделении, второй в общем отделе, третий в архиве.

Оперативное хранение документов и дел

    С момента заведения и до передачи в архив вуза дела хранятся по месту  их формирования.

    Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.

    Дела  находятся в рабочих комнатах или в отведенных для них помещениях, располагаются в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

    На  корешках обложек дел указываются  индексы по номенклатуре.

    Выдача дел подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. Сторонним организациям дела выдаются по актам выдачи документа. На выданное дело заводится карта-заместитель дела.

    Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя с обязательным составлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Передача  дел в архив  института

    Для обеспечения сохранности документов в высшем учебном заведении создается архив института.                                                                                                                                                

    В архив института передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу.

    В своей деятельности архив института  руководствуется нормативными и  методическими документами Федеральной архивной службы России.

    Дела  постоянного срока хранения передаются в архив по описям.

    Дела  временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Исключение составляют, например, дипломные работы (проекты), которые передаются в архив на хранение по акту приема-передачи .

    Передача  дел в архив осуществляется по графику, составленному общим отделом.

    Прием каждого дела производится лицом, ответственным за  архив в присутствии работника структурного подразделения. На экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, подписи.

    Дела, увязанными в связки, доставляются в архив сотрудниками структурных подразделений.

    2.6. Формирование личных дел студентов

               Документы в деле располагаются в хронологической последовательности. При формировании необходимо помещать в личное дело студента только исполненные, правильно оформленные документы.

Личные дела подлежат первичному оформлению при  сдаче абитуриентом документов в  приемную комиссию и окончательному  -  по завершении обучения студента.

Личные дела студентов, зачисленных на 1 курс института, передаются из отборочных комиссий факультетов в отдел кадров  на основании приказов о зачислении.

Личное дело студента, полученное из приемной комиссии, включает:

   основные  документы:

• внутреннюю опись, в которую заносятся все документы находящиеся в личном деле, с указанием даты их заполнения;
• заявление ;
• свидетельство о результатах ЕГЭ;
• письменные работы, выполненные на вступительных экзаменах;
• экзаменационный лист;
• выписка из приказа о зачислении на 1 курс;
• документ об образовании, на основании которого зачислен абитуриент (оригинал – для поступивших на бюджетную форму обучения, копию документа об образовании – для поступивших на внебюджетную форму обучения);
• копию документа об образовании – для всех поступивших независимо от выбранной формы обучения.

   Копия документа об образовании вкладывается в личное дело студента, подлежит обязательному  заверению. В правом верхнем углу копии пишется слово «КОПИЯ», внизу  слово «ВЕРНО», указывается  должность, фамилия и инициалы, ставится подпись лица удостоверяющего копию, печать приемной комиссии;  

Отделом кадров формируется и ставится на учет личное дело студента, в которое заносятся  вышеуказанные документы вместе с выпиской из приказа о зачислении или переводе, заверенной специалистом по кадрам и печатью отдела кадров.

   Сопровождение

Во время  всего срока обучения студента его  личное дело находится в отделе кадров.

Подготовку  проектов приказов по личному составу  студентов осуществляют работники  деканатов факультетов на основании  заявлений студентов с приложением необходимых документов.

Согласование  проекта приказа осуществляется путем визирования,  регистрацию  данных приказов осуществляет общий  отдел института, после подписи  ректора.

При отчислении студента из института по уважительной причине деканатом передаются в отдел кадров:

• заявление студента с указанием причины отчисления;
• документы, подтверждающие указанную причину;
• личная карточка;
• учебная карточка
• копия академической справки (при её оформлении).

   В личном деле остается копия документа  об образовании и выписка из приказа  об отчислении в связи с переводом, а также сданные студентом  обходной лист, зачетная книжка и студенческий билет.

При отчислении студента по окончании института выпускающей кафедрой в отдел кадров  передается следующая документация:          

• дипломы (заполнение дипломов производится на основании Инструкции о порядке выдачи документов государственного образца о высшем профессиональном образовании, утвержденной приказом);
• копия диплома, копия приложения к диплому (должны быть заверены печатью деканата, с указанием должности и  фамилии отв. лица заверяющего данные документы);
• зачетные книжки (должны быть заверены подписью и печатью деканата оценки и число часов по учебному плану по всем семестрам, практика и государственный экзамен – при их наличии, заполнены все требуемые данные по защите дипломного проекта с указанием серии и номера выданного диплома, с обязательным наличием подписей членов ГАК на двух страницах);
• отчет о выданных дипломах в 2-х экземплярах (отчет должен содержать: регистрационный номер; номер диплома; ф.и.о. студента полностью).

   Деканатом факультета в отдел кадров передается:

   - учебная карточка

   лицевая сторона карточки должна быть заполнена с указанием всех приказов о переводе, академический  отпуск  и др., количество полученных оценок за весь период обучения, число часов по учебному плану, указаны номер и дата приказа о допуске к защите дипломного проекта, номер и дата протокола заседания ГАК о присвоении квалификации с указанием полученной квалификации выпускника,  

   оценка  за государственный экзамен ставится на лицевой стороне учебной карточки,

     полностью заполненная лицевая  сторона учебной карточки заверяется  подписью декана (зам. декана) и печатью деканата,

   заверяются  подписью декана (зам. декана) и печатью  деканата все оценки по курсам, с  указанием номера и даты приказа  о переводе на каждый последующий  курс;

• личная карточка студента.

   Хранение

   В связи с завершением обучения в институте, личные дела студентов подлежат полному оформлению.

               Полное оформление дела предусматривает:

• подшив личного дела;
• нумерацию листов в деле;
• составление заверительной надписи дела;
• составление внутренней описи документов дела;
• внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

   После завершения в делопроизводстве и  полного оформления, личные дела студентов  передаются на хранение в архив института (срок хранения 75 лет). 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                                                                                    
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

   Федеральное агентство по образованию

   Бийский технологический институт

   Государственного  образовательного высшего профессионального  образования

   «Алтайский  государственный технологический университет»

   Им. И.И. Ползунова 

   Кафедра ИУС 

УТВЕРЖДАЮ:

Зав. кафедрой _____________________________________

"_____" ____________________________________200__ г. 

ЗАДАНИЕ

по                       производственной практике                                                         

наименование  практики 

   студентка группы ПИЭ-71 Кулятина Г.А.

   Специальность 080801

   Прикладная  информатика в экономике  

   База  практики Бийский технологический институт(филиал)

наименование  организации

Сроки  практики с 01.07.2009г.  по 29.07. 2009г. 

Ознакомление  с ИС «Документооборот»  в БТИ

обобщенная  формулировка задания 

3. Календарный план выполнения задания