Анализ делопроизводства в организации

Организация контроля

    Все поступающие на имя ректора института и в адрес института документы, требующие исполнения и подготовки ответа, подлежат контролю. На такие документы ставится специальный штамп в виде буквы «К». Отметка о взятии документа на контроль проставляется на правом поле документа, на уровне заголовка. После выполнения документа взятого на контроль, ответственный  за делопроизводство должен расписаться  в журнале, который хранится в общем отделе  .

    Контроль  за исполнением документов устанавливается  в целях обеспечения их своевременного и качественного исполнения, повышения уровня организаторской работы и исполнительской дисциплины.

    Контролю  подлежат приказы, решения советов, а также документы, поступающие  на имя ректора института.

    Ответственность за обеспечение контроля  возлагается на руководителей структурный  подразделений.

    Руководители  структурных подразделений обязаны  рассматривать состояние исполнительской  дисциплины по документам с поручениями  руководства института, а также  документы, поступившие в адрес  структурного подразделения и требующие исполнения и подготовки ответа.

    Документ  считается исполненным, когда решены окончательно все поставленные в  нем вопросы и соблюдены следующие  сроки:

    - если в документе поставлен срок исполнения - в указанный срок,

    - документы без указания срока исполнения - в месячный срок,

    - если в документе имеется пометка "срочно" - в трехдневный срок,

    - поручения без указания конкретной даты исполнения - в месячный срок.

    Срок  исчисляется в календарных днях с даты подписания документа.

    Если  документ исполнен в оперативном  порядке, то кроме записи "В дело №...", подписи и даты исполнитель должен сделать краткую запись об исполнении.

Порядок снятия документов с  контроля

    Документы снимаются с контроля, если решены поставленные в них вопросы или  авторам дан ответ по существу. Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполняемому документу или частичное исполнение поручения, не является основанием для признания документа исполненным.

    Снять документ с контроля могут только должностные лица.

    Основанием  для снятия с контроля документов с поручениями руководства вуза является документ-ответ, подписанный ректором, проректором, либо справка об исполнении документа за подписью начальника структурного подразделения.

Регистрация и  индексация документов

Регистрация документов

    Регистрация документов в вузе осуществляется децентрализовано.                          

    В общем отделе регистрируются входящая корреспонденция, адресованная на имя ректора, документы, адресованные в вуз без указания конкретного адресата, входящая правительственная корреспонденция, исходящая от имени руководства вуза документация, приказы, распоряжения .

    Протоколы совещаний у проректоров института  регистрируются и хранятся в секретариатах  проректоров института.

    Входящие  документы регистрируются в день поступления, а исходящие и внутренние документы в день подписания.

Индексация  документов

    Каждому структурному подразделению института  присваиваются цифровые индексы. В связи с совершенствованием организационной структуры вуза в списке индексов структурных подразделений предусмотрены резервные номера.

    Сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства, проверяют правильность оформления исходящих документов (наличие подписи, даты, номера, адресата, ссылки на входящий документ, согласования, отметки об исполнении и направлении в дело, фамилии исполнителя, номера телефона и др.), заверяют их копии и вносят необходимые записи в регистрационные журналы.

    Учет  и хранение печатей, штампов и бланков

    Обязательному учету подлежат все виды печатей и штампов, зачетные книжки трудовые книжки.

    Учет  всех печатей и штампов, имеющихся в вузе (кроме печатей и штампов специального отдела), ведется в специальном журнале.

    Выдача печатей, штампов и бланков производится под расписку в соответствующих журналах учета.

    Журналы учета включаются в номенклатуру дел. Листы их нумеруются, прошиваются и опечатываются.

    Печати  и штампы должны храниться в сейфах или металлических шкафах.

    Ответственность за хранение и использование печатей, штампов и бланков в структурных  подразделениях несут секретари  или лица, ответственные за ведение  делопроизводства.

    Печать  следует проставлять таким образом, чтобы оттиск захватил часть слов наименования должностного лица, подписывающего документ, и начало личной подписи.

    Печати  и штампы уничтожаются по акту.

    Проверка  наличия печатей, штампов и бланков, а также порядка их хранения и использования производится комиссией не реже одного раза в год одновременно с проверкой состояния делопроизводства.

    Отметки о проведенных проверках делаются в соответствии со следующими правилами: 

 
 

 

2.4. Формирование дел

    Формирование  дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дел.

    Дела  в вузе формируются децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях лицами, ответственными за делопроизводство.

    Методическое  руководство и контроль за правильным формированием дел в институте осуществляются общим отделом.

    При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по разрешению одного вопроса; группировать в дело документы учебного года, за исключением переходящих дел; раздельно формировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.

    Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель по номенклатуре. На документе проставляются: отметка "В дело №...", дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения.

    Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

       Распорядительные документы группируются в дела по видам, в хронологическом порядке, с относящимися к ним приложениями.

    Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными  документами, являются приложениями к  ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

    Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

    Приказы по личному составу (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело.

    Протоколы в деле располагаются в хронологическом  порядке по номерам. Документы к  протоколам, сгруппированные в отдельные  дела, систематизируются по номерам  протоколов.

    Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

    Документы в личных делах располагаются  по мере их поступления.

    Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются  в них в порядке алфавита по фамилиям, именам и отчествам.

    Предложения, заявления и жалобы граждан по учебно-производственным вопросам и  все документы по их рассмотрению и  исполнению группируются отдельно от предложений, заявлений и жалоб  граждан по личным вопросам.

    Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется  в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки  по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

2.5. Оформление  дел

    Дела  вуза подлежат оформлению при их заведении  и по завершении года. Оформление дел  включает комплекс работ по технической  обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем общего отдела вуза.

    В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

    Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

-  подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле;

-  составление заверительной надписи дела;                 

- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.).

    Дела  временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению; дела допускается хранить в скоросшивателях; не проводить пересистематизацию документа в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

    В целях обеспечения сохранности  и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все  листы нумеруются арабскими цифрами валовой нумерации в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом .

    Обложка дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется по установленной форме.

    По  окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, виды и формы отчетности и т.п.).

Составление описей дел

    На  завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному  составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с  настоящими требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

    Описи составляются отдельно на дела постоянного  хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу.

    В каждом структурном подразделении  вуза описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно при методическом руководстве общего отдела вуза. По этим описям документы сдаются в архив.

    При составлении описи дел соблюдаются  следующие требования: заголовки  дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); для дел, содержащих документы за несколько лет, в конце описи каждого следующего года, за который имеются документы в данном деле, делаются ссылки на номера дел, содержащих материалы за данный год (после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года); графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.