Анализ делопроизводства в организации

    Для выделения части текста документа, заголовка, примечания может быть использовано жирное начертание.

    Применение бланков произвольной формы не допускается. Заказ на изготовление бланков производится через общий отдел.                                         

Оформление  реквизитов документов

      Наименование организации  - автора документа

    Наименование  института указывается в точном соответствии с положением о вузе. Сокращенное наименование помещается вслед за полным наименованием.

      Наименование вида документа

    Наименование документа должно соответствовать его содержанию.

      Дата документа

      Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом - дата его принятия; для документа, требующего его утверждения - дата его утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

    Для документов, составленных одновременно несколькими организациями, датой  документа является дата подписания его последней организацией.                              

    Дата  подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год. Например, дату 8 сентября 2005 года следует оформлять – 08.09.2005.

    В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат: 10 февраля 2005 г.

      Подпись документа

    Документы, направляемые институтом в вышестоящие  органы и управления, подписываются  ректором, проректорами по поручению  ректора.

    Документы, направляемые  в адрес других организаций, учреждений и предприятий, могут подписываться руководителями структурных подразделений.

    Подпись производится чернилами синего цвета.

    Передача  на подпись проектов приказов, распоряжений, служебных писем и других документов производится: ректору и проректорам – через секретарей; руководству структурных подразделений – через ответственных за делопроизводство этих подразделений;

    Секретарям  и ответственным за делопроизводство предоставляется право возвращать неправильно оформленные документы на доработку.

    В состав подписи входят: наименование должности подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка.

         Титулы указываются в том случае, когда подписывается документ, касающийся  научных вопросов. Если документ  затрагивает только административные вопросы, титулы неуместны. 

      В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности подписавших  лиц, а их обязанности в составе  комиссии.

    При подписании документа несколькими  должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

      Если должностное лицо, подпись  которого заготовлена на проекте  документа, отсутствует, то документ  должен подписываться лицом, исполняющим  его обязанности, или его заместителем.

    Не  допускается подписание документов с предлогом "за" или проставление косой черты перед наименованием  должности.

      Согласование документа

    При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и  соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа. Согласование может проводиться  как внутри института (подразделениями  и должностными лицами), так и вне его (с подчиненными и неподчиненными организациями).

    Внутреннее  согласование оформляется путем  визирования проекта документа  должностным лицом. Виза включает в  себя личную подпись, ее расшифровку, дату визирования, должность визирующего.

    Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка "Замечания прилагаются". Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ.

    Для документа, подлинник которого остается в институте, виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

    Внешнее согласование оформляется соответствующим  грифом.

    Согласование  положений, инструкций и т.п. документов располагается  слева от надписи  УТВЕРЖДАЮ на лицевой стороне документа.

    Согласование  приказов, распоряжений и т.д. располагается  на оборотной стороне документа  без указания даты согласования.

    Грифы согласования могут располагаться  на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает  интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

    Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляется в следующей  очередности:                                                                                                                          

    с подведомственными институту и  сторонними организациями, когда они  выступают обязательной стороной в  правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда  содержание документа затрагивает их интересы;

    с общественными организациями - в  случаях необходимости или в  случаях, предусмотренных положениями  об этих организациях;

    с органами, осуществляющими государственный  надведомственный контроль (надзор) в  определенной области (экологический, пожарный и т.п.);

    с вышестоящими организациями - в случаях, когда законодательством предусматривается  возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих организаций.

      Утверждение документа

    Особым  способом введения документа в действие является его утверждение.

    Документы утверждаются руководством вуза, вышестоящими или межведомственными органами, общественными организациями, в  компетенцию которых входит решение  вопросов, изложенных в утверждаемых документах. Утверждение документа  производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).

    Положения о создании центров, факультетов, структурных  подразделений и т.д. подлежат утверждению  ректором института и приобретают юридическую силу только с момента их утверждения.

    При оформлении грифа утверждения необходимо соблюдать следующее.

    Гриф утверждения помещается в правой верхней части документа, состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), полного наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.

     Вносить какие-либо изменения и добавления в подписанные (утвержденные) документы без разрешения лица, подписавшего документ, не допускается.

     Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них данных возлагается на лица, подготовившие, завизировавшие и подписавшие документы.

      Адресование документа

    Документы адресуют в организации, их структурные  подразделения или конкретному должностному лицу. При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименование пишут в именительном падеже.          

    При направлении документа должностному лицу название организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, а должность и фамилию адресата - в дательном.

    При адресовании документа в несколько  однородных организаций их названия следует указывать обобщенно.

    Полный  почтовый адрес указывается при  направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми правилами.

    Документ  не должен содержать более четырех  адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

    При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку, а на каждом документе проставляется только один адрес.

    Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам, в  этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.

    При адресовании документа физическому  лицу указывают инициалы и фамилию  получателя, затем почтовый адрес, индекс.

      Резолюция

    В состав резолюции должны входить  следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

    При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный  исполнитель (как правило, это лицо, названное в резолюции первым).

    На  документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

      Оформление приложений к документу

    Если  документ имеет приложения, названные  в тексте, то отметка о них оформляется  в конце текста документа по следующей форме:

    Например:  Приложение: на 10 л. в 3 экз.

    Если  приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров  каждого.

    При наличии нескольких приложений они  нумеруются.

    Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.

    Приложения  должны оформляться на стандартных  листах и иметь все необходимые  для документов реквизиты (наименование, заголовок, подписи руководителей  подразделений, ответственных за их содержание, отметку о согласовании и т.д.).

    На  приложении к распорядительному  документу в правом верхнем углу ставится отметка с указанием  названия распорядительного документа, его дата и номер.                                               

Порядок снятия и выдачи копий с документов

    Копии с документов выдаются с разрешения начальников структурных подразделений  и только с тех документов, которые  были изданы в вузе и которые касаются служебной деятельности данного  структурного подразделения.

    При выдаче копии документ воспроизводится полностью (бланк вуза, номер, дата, содержание и т.д.).

    В правом верхнем углу копии пишется  слово "Копия".

    При выдаче копии с копии следует  писать "Копия с копии".

    При заверении копии документа внизу  после полного воспроизведения  текста пишется "Верно", ставится должность, подпись лица, заверяющего копию, его инициалы и фамилия, дата заверения.

    При пересылке копии в другие учреждения или выдаче на руки отдельным лицам  на ней следует проставлять гербовую печать.

    На  обороте документа делается отметка, когда и кому выдана копия.

Автоматизация документирования

  Для подготовки документов могут применяться автоматизированные технологии. При этом создаются базы данных (корреспондентов, форм документов, трафаретных текстов и текстовых заготовок), машинные редакторские программы и др.

    Порядок разработки, эксплуатации и пользования  такими системами определяется стандартами  в области автоматизированных информационных технологий.

    2.3. Контроль за исполнением документов