Управленческий учет и отчетность как база управленческого учета

Экономический анализ, занимая промежуточное положение между обработкой данных и принятием решения, оказывает непосредственное влияние на качество принимаемых управленческих решений. Подготовка и принятие решений требует содержательного экономического анализа, который указывает пути реализации решения, а выбор методов и средств их реализации во многом зависит от результата анализа. Анализ представляет собой содержательную сторону процесса управления предприятием (объединением). Он является инструментом подготовки управляющего решения.

Экономический анализ позволяет установить основные закономерности развития предприятия, выявить внутренние и внешние факторы, стабильный или случайный характер отклонений и является инструментом обоснованного планирования.

Анализ способствует лучшему использованию ресурсов, выявляя неиспользованные возможности, указывая направления поиска резервов и пути их реализации.

Экономический анализ воздействует на совершенствование механизма самоокупаемости предприятия, а также самой системы управления, вскрывая ее недостатки, указывая пути лучшей организации управления.

Экономический анализ способствует выявлению связей между отдельными объектами управления, правильному обоснованию цели и отбору эффективного варианта решения. В процессе принятия решения экономический анализ уменьшает неопределенность исходной ситуации и риск, связанный с выбором правильного решения.

Процесс управления расчленяется на основные и обслуживающие функции. Функция планирования включает долгосрочное, текущее и оперативное планирование. При этом выполнение всех видов работ идет взаимосвязанными этапами: оценка внешней ситуации; определение спроса на продукцию; создание системы связей и формирование потоков информации для планирования; определение главных целей и задач; разработка общих планов на длительный период, текущих планов. Оперативное планирование дополняет текущее планирование и связано с разработкой планов на короткие промежутки времени.

Функция организации обеспечивает формирование пространственно-временных отклонений, пропорций в использовании материально-вещественных элементов производства и труда.

Функция контроля следует за учетом, включает регулярный и периодический контроль, который проявляется в выявлении и отборе данных, отражающих выполнение плановых заданий, нормативов и отклонений от них.

Регулирование — функция управляющей системы, которая обеспечивает направление деятельности объекта управления в соответствии с планом. Ее роль выражается в коррекции, благодаря которой устраняются случайные отклонения системы. В зависимости от объектов различают регулирование запасов, затрат на производство, календарных планов.

Функция учета призвана отражать результаты производственно-хозяйственной деятельности предприятия, обеспечивать данные о состоянии объекта управления за определенный период и включает бухгалтерский, статистический, оперативный учет. В обязанности бухгалтера входит: организация и ведение учета, планирования и контроля, внутренняя и внешняя отчетность, оценка и консалтинг, работа с налогами, учет и контроль активов, экономическая оценка и глубокий анализ. Бухгалтер должен знать потребность руководителей разных уровней, улучшать технику учетной работы, с тем, чтобы в полной мере способствовать решению проблем управления.

Экономический анализ как функция управляющей системы включает оценку внутренних и внешних факторов создавшейся ситуации, общих тенденций развития экономических процессов, возможных резервов повышения эффективности производства. Экономический анализ предусматривает оценку степени напряженности и выполнения плана по всем видам показателей, изучение хода оперативного выполнения плана, возмущающих причин, путей их устранения.

Экономический анализ, опираясь на данные учета, составляет базу обоснованного планирования, предваряет планирование, завершает выполнение плана и идет в ходе его оперативного осуществления. Анализ тесно связан с учетом и контролем. Учет несет информацию о состоянии объекта управления. Контроль базируется на сопоставлении учетной информации с нормативной, предполагает ревизию, административные санкции. Если контроль устанавливает только факт самого отклонения, то задача анализа — используя данные, накопленные учетом и контролем, изучить: закономерности отклонений, их стабильность; факторы, вызвавшие их конкретные причины; размер возможных резервов при устранении возмущающих воздействий; возможные пути реализации резервов; их эффективность; перспективы развития. Задачи экономического анализа отличаются и гораздо шире контрольных функций.

Функция регулирования заключается в адекватном реагировании и коррекции процесса управления. В фазе регулирования возникает новая информация о состоянии объекта управления, которая становится источником информации для анализа производства. Рациональная организация производственного процесса возможна только на основе тщательного экономического анализа всех ситуаций управления, а увеличение технических возможностей управления позволяет сместить цели от оценки деятельности за прошлый период к анализу текущих и будущих ситуаций, необходимому для обоснованного принятия тактических и стратегических решений.

Обратная связь показывает, как повлиял на производственный процесс поток определенных оперативных решений, что позволяет осуществить поиск альтернативных решений, изменить направление и методы работы. Обратная связь включает набор технических приемов и взаимоотношения людей.

Внешняя среда активно воздействует на процесс производства и управления как совокупность случайных, неконтролируемых, возмущающих факторов.

Кроме внешней среды следует иметь в виду окружающую среду, которая включает сущность самой организации, правила, направления, процедуры, необходимые для управления самой организацией, культуру организации.

В системе управления предприятием, объединением экономический анализ занимает промежуточное место между сбором информации и принятием управляющего решения.

Управленческое решение — творческий акт субъекта управления, определяющий на основе знаний объективных законов функционирования управляемой системы и анализа информации о ее состоянии программу и характер деятельности коллектива по решению назревшей проблемы.

Важное теоретическое и практическое значение имеет классификация управленческих решений, которая дает возможность систематизировать характеризующие их производственные ситуации, информацию, а также процедуры, связанные с ее обработкой.

На принятие наиболее рационального, своевременного, оптимального решения оказывают влияние две группы факторов:

- факторы разработки решения, которые показывают, что именно нужно учитывать при разработке управленческого решения;

- факторы успешного его исполнения, связанные с организационными вопросами осуществления решения, с организационно-практической деятельностью в управляемой системе.

Процесс разработки и принятия решения — заключительный этап процесса управления. Он подразделяется на несколько стадий: формулировки и обоснования проблемы; работы с информацией; формулировки и принятия решения; выбора лучшего варианта; реализации решения.

Выбор лучшего варианта решения является заключительной стадией процесса принятие решения. От того, насколько правильно он будет сделан, зависит эффективность принятого решения.

Экономический анализ необходим на всех стадиях подготовки и принятия решения и в особенности на этапах формирования цели, выработки решения, отбора лучшего его варианта и при обсуждении результатов реализации решения.

2.3 Информационное обеспечение  
управленческого экономического анализа

Для создания информационной базы анализа необходимо установить:

• объемы, содержание, виды, периодичность анализа;
• определить методику решения отдельных задач, систему показателей, факторов;
• на основании принятой методики уточнить приемы решения;
• определить общую потребность в информации по задачам;
• устранить дублирование информации, изучив взаимосвязь аналитических задач;
• определить объем, содержание, периодичность, источники информации для формирования информационной базы анализа хозяйственной деятельности предприятия.

Одним из начальных моментов формирования информационной базы является создание информационных карт по различным вопросам анализа, в которых даются система показателей, методика их расчета, исходная информация, источники ее получения. При использовании отчетных сведений следует иметь в виду первичные источники их формирования. Для этого необходима схема формирования отчетных показателей. Так, отчетность о выполнении плана выпуска продукции формируется примерно на основании следующих документов: суточных накладных; карточек количественно-сортового учета; машинограмм выпуска готовой продукции; ведомости распределения услуг вспомогательного производства; ведомости незавершенного производства.

Вся необходимая информация должна быть классифицирована по группам в зависимости от связи с системой управления. Выделение входной, выходной, первичной и производной информации позволяет выяснить общее направление формирования информационной базы. Более глубокое представление дает классификация информации по: насыщенности (достаточная, недостаточная, избыточная), объективности отражения (достоверная, недостоверная), времени образования (первичная, вторичная), характеру применения (постоянная, переменная), целевому назначению (полезная, бесполезная), связи с управляемой системой (внешняя, внутренняя), времени получения и периоду использования (плановая, нормативная, оперативная).

Основным носителем экономической информации является документ. Необходимо иметь четкое представление о том, где, в какое время, в каком виде можно получить ту или иную информацию из документов. Большое значение имеет дополнительная характеристика информации по основным признакам.

Большое значение для исследования информационной базы имеет изучение периодичности движения документов. Неритмичное их поступление создает напряженность в обработке и использовании. В этом смысле могут оказаться полезными узаконенные графики движения внутренней и внешней информации. Соблюдение графиков позволяет полнее использовать средства обработки информации, обеспечить ритмичную их загрузку и стабилизировать тем самым информационную базу предприятия.

Типичными недостатками, выявленными при формировании информационной базы анализа, являются: несвоевременное оформление документов, большое количество подписей и заполняемых экземпляров, отсутствие графиков движения, а в ряде случаев — ответственных исполнителей, недостаточный удельный вес механизированной обработки.

Большое значение для создания полноценной информационной базы экономического анализа имеет исследование степени аналитичности информации. Под аналитичностью информации понимается ее адекватность требованиям, задачам экономического анализа. Аналитичность информации можно характеризовать с помощью следующих показателей: полнота охвата необходимых для анализа сведений или степень обеспеченности информацией; универсальность информации — возможность получения производных показателей; степень повторяемости аналогичных показателей в разных формах отчетности; степень взаимного соответствия различных видов информации; сопоставимость и достоверность; степень своевременности получения; ритмичность движения; гибкость как возможность своевременного внесения корректив и в то же время достаточная устойчивость к изменениям; коэффициент избыточности определяет, насколько информация удовлетворяет современным требованиям и составляет основу проведения в будущем ретроспективного анализа; степень готовности к механизированной обработке; трудоемкость заполнения и обработки, удобство сбора; степень взаимного соответствия различных видов информации (плановой, учетной и др.); степень достоверности (логической и математической); сопоставимость информации, т.е. возможность использования различных видов информации без дополнительной переработки.

  Значимость отдельных показателей для характеристики аналитичности меняется в зависимости от уровня управления предприятием, объединением. Уровень аналитичности определяется в сравнимых условиях. Для бухгалтерской информации неотъемлемыми условиями сравнимости являются одинаковые методы, организация учета, сопоставимые методы обработки информации.

Изучение аналитичности информации дает богатый материал для совершенствования информационной базы анализа.

Система экономической информации, опираясь на сложившуюся на предприятиях систему документации, активно выдвигает свои требования. Предприятие должно иметь сведения об имеющейся и необходимой информации по каждому вопросу анализа с учетом его вида (предварительный, последующий, оперативный).

Установлено, что последующий анализ в наибольшей степени обеспечен информацией с более высоким уровнем аналитичности.

Всю информацию необходимо подразделить на первичную и производную. Получение производных показателей может быть механизировано, а выделение первичных характеристик позволяет подойти к вопросу формирования банка данных.

Банк данных представляет собой систему, позволяющую накапливать большие объемы информации в одноразово систематизированном виде, с тем чтобы отдельные данные программным путем можно было выбирать по запросу в любой момент времени, комбинировать, агрегировать, преобразовывать.

Исследование информационной базы анализа позволяет оценить степень подготовленности, доброкачественности, аналитичности исходных данных, что обеспечит успешное решение аналитических задач. Зная информацию, которая имеется и может быть получена, можно правильно выбрать приемы анализа и определить целесообразность применения той или иной методики и программы. Исследование аналитичности информации позволяет получить ценный материал по совершенствованию документов, их содержанию и движению.

Анализ любого из вопросов хозяйственной деятельности предприятия должен идти в несколько этапов: 1) разработка плана и методики анализа, уточнение объектов и ответственных исполнителей; 2) сбор и оценка информации; 3) уточнение методики и приемов анализа; 4) обработка информации и решение поставленных аналитических задач; 5) формулировка выводов и предложений.

Таким образом, сбор и оценка информации являются одним из первых этапов анализа, предопределяющих правильность его выводов, следовательно, и обоснованность принятия управленческих решений.

Практическая часть

3.1 Тестовые задания

1. Экономический анализ подразделяется на: