Учёт хозяйственных операций на предприятии

       Параллельное ведение аналитического учёта с регистрами синтетического учёта создает много технической работы по обобщению и сверке счётных записей путем составления оборотных ведомостей по аналитическим счетам. Поэтому в последнее время стали применять такие регистры аналитического учета, в которых одновременно подготавливаются данные для итоговых записей в синтетические счёта. [1]

       Регистры  синтетического учёта предназначаются  для записи хозяйственных операций по синтетическим счетам. В основу построения регистров синтетического учёта заложена шахматная форма графления учётных  
таблиц. [1]

       Дебетуемые  счета располагаются в горизонтальных колонках, а кредитуемые – в вертикальных. Каждая хозяйственная операция записывается по дебету одного счёта и по кредиту другого. Сумма хозяйственной операции записывается на пересечении дебетуемого и кредитуемого счёта. Получается, что сумма записывается один раз, а учитывается она дважды: по дебету одного счёта и по кредиту другого. Регистры, совмещающие синтетический и аналитический учёт, – журнал-ордер по счёту «расчёты с подотчётными лицами».

       По  характеру записи регистры подразделяются на хронологические, систематические и комбинированные. [1]

       Хронологические регистры используются для регистрации хозяйственных операций по мере их совершения и поступления документов в бухгалтерию. Такие регистры обеспечивают контроль за сохранностью поступающих в бухгалтерию документов и полнотой бухгалтерских записей (кассовая книга, журнал хронологической регистрации хозяйственных операций и т. п.).

       Систематические регистры применяют для записей  однородных по содержанию хозяйственных операций. Это регистры для ведения бухгалтерских счетов — Главная книга. [1]

       Записи  в хронологических и систематических  регистрах должны дополнять друг друга, вследствие чего сумма оборотов хронологических регистров равна сумме дебетовых или кредитовых оборотов систематических регистров.

       Комбинированные (комплексные) регистры — регистры, в которых сочетаются хронологические и систематические записи (журналы-ордера, записи в которых ведут по синтетическим счетам в хронологическом порядке). [1]

       По  строению регистры подразделяются на односторонние, линейные и шахматные. [2]

       В односторонних регистрах вся учётная информация размещена с одной стороны (как правило, справа). Примером могут быть все типовые карточки аналитического учёта. [7]

       Двусторонние  регистры состоят из двух частей: левая предназначена для учёта дебетовых записей, правая – для кредитовых. К таким регистров относится Главная книга. [7]

       Шахматные учётные регистры построены по принципу шахматной доски. Записи суммы хозяйственных операций в таких регистрах делают только один раз в ячейке на пересечении столбца и строки таблицы, которая означает кредит одного счета и дебет другого. Такое строение значительно сокращает количество записей, поскольку двойной записи осуществляется в один рабочий приём. Шахматная форма является характерным признаком журнально-ордерной формы бухгалтерского учёта. [7]

1.3. Требования к ведению учётных регистров

       Качество  записей в учётные регистры играет в учёте важную роль и является одним из определяющих факторов в достижении своевременности и повышении качества учётных данных. В связи с этим к учётным записям предъявляются требования документальности, своевременности, краткости, точности и ясности. [2]

       В соответствии с этими требованиями учетной практикой выработан  ряд правил ведения записей в учётных регистрах:

       1. Записи в учётные регистры должны производиться на основании оформленных, проверенных и размеченных документов.

       2. Записи в учётные регистры должны вестись в следующем порядке:

       • непосредственно в журналах-ордерах;

       • предварительно группироваться в ведомостях.

       3. По окончании записей на каждом документе во избежание повторного его использования делается отметка путём проставления в разметке номера учётного регистра, в котором этот документ отражён.

       4. Записи в учётные регистры должны производиться своевременно.

       5. Кроме текущих записей в практике бухгалтерского учёта широко применяется запись однородных операций итогом за месяц по совокупности документов (расход материалов на производственные и другие нужды, начисленная заработная плата).

       6. Содержание записи в учётных  регистрах определяется видом  учётного регистра, его построением  и назначением, но можно выделить обязательные элементы записей:

       • дата записи в учётный регистр;

       • номер и дата документа, на основании  которого произведена запись;

       • основание записи (краткое содержание записи со ссылкой на наименование, номер и дату того документа, на основании которого произве- 
дена запись);

       • номера счетов и позиций аналитического учёта;

       • сумма. [2]

       Целесообразно применять в учётных записях выработанные практикой сокращения некоторых наименований: «сч.» — счёт, «тр.» — требование, «а/о» авансовый отчёт, к/о – кассовый ордер и др. [1]

       Сумма итогов подсчитывается по каждой графе  и записывается в специально отведённых для этого строках и графах регистров. [1]

       Одна  из задач подсчёта итогов – проверка их правильности. [1]

       После всех проверок записей, итогов и полного согласования журналов-ордеров и ведомостей заполняется заключительная сверка учётных данных - перенос итогов журналов-ордеров в Главную книгу. По выверенным данным Главной книги, журналов-ордеров, ведомостей и карточек составляется  
отчётность. [1]

1.4. Способы выявления и исправления ошибок в учётных регистрах

       При составлении первичных документов или учётных регистров могут быть допущены ошибки. Они должны быть выявлены и исправлены. [8]

       При большом количестве записей в учётных регистрах для обнаружения ошибок в них используется: сплошная проверка (пунктировка записей), выборка, просмотр первичных документов. [8]

       Пунктировка записей состоит в том, что все записи в учётных регистрах, в которых обнаружена ошибка, последовательно сверяются с документами или другими учётными регистрами, в которых отражены те же операции. Перед каждой проверенной суммой ставиться специальный значок (V) для того, чтобы видеть, какие суммы проверены, а какие – нет. [8]

       Выборка – способ выявления ошибок при несовпадении синтетического и аналитического учёта. Для этого делают выборку сумм из аналитических счетов по статьям или субсчетам синтетического счёта. Затем подсчитывают итоги выборки и сравнивают с данными синтетического счёта. [8]

       При неправильно составленных проводках ошибки выявляются путём просмотра их и ознакомления с первичными документами, на основании которых были составлены проводки. [8]

       После того, как ошибки найдены, производят их исправление. [8]

       Корректирующий  способ применяется для исправления ошибок в документах (кроме кассовых и банковских) до подведения итогов в них.  Исправление производиться путём зачёркивания неправильных записей одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачёркнутое, и записывания правильных сумм, заверенных подписью исправляющего с оговоркой «Исправлено». [8]

       Ошибки, допущенные в корреспонденции счетов и повторенные в разных учётных регистрах, исправляются способом «дополнительный проводок». Этот способ применяется также в том случае, если корреспонденция счетов правильная, но сумма указана меньшая, чем следовало, или ошибка обнаружена после подведения итогов. Ошибка исправляется путём составления дополнительной бухгалтерской записи. [8]

       Например, была составлена проводка: Дт 10 Кт 60 200 руб., а следовало указать сумму 250 руб.

       Для исправления ошибки составляют дополнительную запись на сумму разницы (250-200) = 50 руб.

       Дт 10 Кт 60 50 руб.

       Способ  «Красное сторно» (аннулирование) применяется  при исправлении ошибок в корреспонденции счетов. Цифры, записанные красными чернилами на счетах, при подсчете итогов вычитаются. [8]

       Способ  обратных проводок используется для  исправления неправильной корреспонденции  счетов. При этом неправильная запись исправляется обратной проводкой, а затем делается правильная запись. [8]

       Например: Отпущены материалы для изготовления продукции на сумму 2500 руб.

       Неправильная  проводка: Дт 23 Кт 10 2 500

       Обратная  проводка: Дт 10 Кт 23  2 500

       Правильная  проводка: Дт 20 Кт 10 2 500

       Данный  способ можно использовать, если не искажается экономическое содержание операции. [8]

1.5. Практическая часть  к главе 1.

       Задача 1.

       На  основании данных для выполнения задачи выявить ошибку и исправить ее способом дополнительной записи, при этом на схемах счетов бухгалтерского учета отразить начальную хозяйственную операцию и внесенные исправления.

       Данные  для выполнения задачи: в организации  в производство отпущены материалы на сумму 85 500 руб. На счетах бухгалтерского учета была осуществлена следующая запись Д 20 К 10   80 000 руб.

       Решение:

       Корреспонденция счетов указана правильно, но в меньшей сумме. На основании оправдательного документа дополнительно производится запись обычными чернилами на сумму 5500 руб.

       На  схемах счетов бухгалтерского учёта это выглядит так:

 

       Задача 2. На основании данных для выполнения задачи выявить допущенную ошибку и исправить ее способом обратных проводок, при этом на схемах счетов бухгалтерского учета отразить начальную хозяйственную операцию и внесенные исправления.

       Данные  для выполнения задачи: начислена  заработная плата рабочим. Занятым  изготовлением продукции, в сумме 165 000 руб. В бухгалтерском учете сделана запись Д 25 К 70   165 000 руб.

       Решение:

       Указана неправильная корреспонденция счетов. Неправильная запись исправляется обратной проводкой, а затем делается правильная запись.

       Неправильная  проводка: Д 25 К 70   165 000 руб.

       Обратная  проводка: Д 70 К 25   165 000 руб.

       Правильная  проводка: Д 20 К 70   165 000 руб.

       Отражение на схемах счетов бухгалтерского учёта начальная хозяйственная операция и внесенные исправления имеют вид: