Учет затрат в туристских организациях

Чтобы списать расходы  по эксплуатации автомобиля, необходимы следующие документы:

путевые листы, которые выдаются водителям;

кассовые чеки на купленные  топливно-смазочные материалы.

Затраты на парковку автомобиля могут подтверждаться квитанцией за парковку автомобилей, которая считается бланком строгой отчетности.

Трансфер арендованным автотранспортом предполагает договор аренды автомобиля с экипажем.

В ст. 636 Гражданского кодекса  РФ сказано, что за топливо, масло, запчасти и другое в подобных случаях может  платить арендатор. Поэтому в договоре вам нужно четко указать, что оплачиваете вы, а что — арендодатель.

Ваши расходы по аренде транспортного средства подтвердят следующие документы: договор аренды; акты приемки-передачи выполненных  работ; счета; путевые листы и  чеки ККМ и т. д.

Затраты на трансфер арендованным транспортом отражаются на счете 20 «Основное производство». Затем, если турфирма включает стоимость трансфера  в цену путевки, эти расходы нужно списать на счет 43 «Готовая продукция». Если же трансфер в стоимость путевки не входит, затраты списываются на счет 90 «Продажи».

Турфирма, заключив договор  с транспортной организацией, выплачивает  только ту сумму, которая указана  в договоре. Стороны подписывают акт приемки-передачи выполненных работ (услуг). И уже ни топливно-смазочных материалов, ни запчастей турфирма не покупает.

Заключая договор на перевозку, необходимо удостовериться в наличии  соответствующей лицензии у транспортной организации.

В бухгалтерском учете  турфирмы оплата услуг перевозчика  отражается следующими записями:

Д-т сч. 20, субсчет «Стоимость трансфера» К-т сч. 60 — отражены затраты на перевозку в соответствии с договором;

Д-т сч. 19 К-т сч. 60 - учтен  НДС;

Д-т сч. 60 К-т сч. 51 —  оплачены услуги транпортной организации;

Д-т сч. 68, субсчет «Расчеты по НДС» К-т сч. 19 — возмещен из бюджета  НДС.

 

 

5.2.5. Затраты по  бронированию номеров в гостиницах

Формируя пакет услуг, турфирма обязательно должна забронировать номера в гостиницах. Забронировать номер можно по телефону, факсу или через одну из центральных систем бронирования.

Чтобы зарезервировать место  по телефону, менеджер туристкой организации связывается с дежурным администратором гостиницы, получает информацию о том, есть или нет свободные места. И если стоимость проживания устраивает клиента, он дает согласие на броню. Кстати, по телефону можно оговорить и условия оплаты.

Приняв заказ, дежурный администратор  гостиницы оформляет броню и сразу же называет номер комнаты в гостинице. Затем, оформляя туристу ваучер, этот номер указывают в нем. Но можно не расслышать или перепутать номер, и в дальнейшем возникнут трудности при заселении туристов.

При бронировании по факсу  турфирма отправляет по факсу заявку на резервирование определенного количества мест. При наличии свободных мест дежурный администратор резервирует  их и отправляет по факсу ответ, что  и служит письменным подтверждением о бронировании мест. Это подтверждение содержит следующие реквизиты: номер, дату заезда, имя гостя, срок и стоимость проживания, категорию номера. Если в гостинице нет свободных номеров, дежурный администратор отправляет турфирме отказ, в котором указывает его причину. Турфирма теряет время, ожидая ответ, что снижает эффективность ее работы.

Наиболее гибкий способ резервирования номеров в гостиницах — это использование центральных систем бронирования. В этом случае весь процесс происходит в автоматическом режиме. Но турфирма может связаться не со всеми гостиницами, а только с теми, которые подключены к этой же информационной сети.

Турфирмы, которые специализируются на одних и тех же направлениях, обычно заключают с определенными  гостиницами долгосрочные контракты. Это предусматривает систему скидок и другие льготы.

На практике используются два вида бронирования — гарантированное и негарантированное. Это определяет степень ответственности туристских организаций при аннулировании заказов.

Условиями негарантированного бронирования предусматривается, что гостиница резервирует номер лишь до строго определенного дня и часа. Если турист отказывается селиться там, то турфирма не уплачивает неустойку.

Гарантированное бронирование также предусматривает, что гостиница  резервирует номер до определенного  дня и часа заезда. Однако в этом случае, если турфирма отменит бронирование до установленного времени, она должна уплатить оговоренную в договоре с гостиницей неустойку. Если же бронирование не было отменено турфирмой, а туристы не приехали, гостиница удерживает с турфирмы штраф. Сумма штрафа равна стоимости проживания за одну ночь.

Рассмотрим способы гарантированного бронирования мест в гостиницах.

Предоплату в пределах 60 000 руб. можно внести как наличными деньгами, так и путем перечисления средств на расчетный или валютный счет гостиницы. Предоплата сверх указанной суммы осуществляется только безналичным способом.

Если условия договора нарушены, гостиница возвращает турфирме предоплату за вычетом штрафных санкций, которые, согласно п. 12 ПБУ 10/99, являются для турфирмы внереализационными расходами.

Долгосрочные  контракты с гостиницами заключают турфирмы, которые из года в год реализуют путевки в одни и те же страны и на одни и те же курорты. Если турфирмы подписывают долгосрочный договор с гостиницей, им предоставляются значительные скидки.

В этом договоре стороны  предусматривают, как следует бронировать номера, селить туристов, производить расчеты. Можно предусмотреть, что оплата за проживание будет перечисляться не авансом, а после завершения тура, оговариваются штрафные санкции.

Если перечислить деньги российской гостинице, а туристы  так в нее и не приехали, аванс  не возвращается в соответствии с  п. 6 Правил предоставления гостиничных  услуг в Российской Федерации, утвержденных постановлением Правительства РФ от 25.04.97 № 490.

Но, согласно п. 5 Особенностей состава затрат, включаемых в себестоимость  туристского продукта организациями, занимающимися туристской деятельностью (приказ Государственного комитета РФ по культуре и туризму от 08.06.98 № 210), эти затраты турфирма сможет учесть в себестоимости путевки в полном объеме.

Турфирма при обращении  клиента с целью бронирования гостиничного номера за границей заключает  с ним договор на туристское обслуживание. После подтверждения брони на гостиницу и после оплаты ее клиентом выписывается турпутевка, которая подтверждает право клиента на проживание в гостинице. В путевке указывается все, что касается условий размещения: название гостиницы; место ее расположения; категория; срок проживания.

При оформлении брони клиенту  в гостинице путевкой по форме  ТУР-1 можно не применять ККМ.

Одновременно с путевкой клиенту выдают ваучер, в котором  на английском языке или языке  страны пребывания будет указана подробная информация о месте и сроке проживания в гостинице. За границей именно ваучер подтверждает право физического лица на проживание.

Если через турфирму гостиницу  бронирует организация для своих  сотрудников, то с организацией также  составляется договор. Выписывается турпутевка, в которой указывают фамилию, имя и отчество тех физических лиц, для которых бронируется гостиница, и выдается ваучер. Кроме этого турфирма обязана выдать организации, бронирующей гостиницу, счет-фактуру, в котором будет указан НДС с услуг, оказанных на территории России.

Бронируя номер в гостинице, турфирма для уменьшения налоговых обязательств заключает с гостиницей посреднический договор. По посредническому договору деньги, полученные от клиента за номер и перечисленные гостинице, не будут считаться выручкой турфирмы и отражаются на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты с гостиницей». Выручкой же турфирмы будет величина комиссионного вознаграждения, полученная от клиента за оказанную услугу. С этой суммы и будут рассчитываться все налоги.

Если турфирма забронировала  номер для своего клиента, а он по каким-либо причинам не поселился  в нем, то гостиница взыщет с турфирмы штраф. Поэтому в договоре с туристом целесообразно предусмотреть штрафные санкции за отказ клиента от брони. Однако если все обязательства перед клиентом выполнены, оплата по договору получена, а он затем не поселится в номере, то взыскать с него штраф уже будет невозможно. В этом случае штраф придется заплатить турфирме.

В учете суммы штрафов  отражаются в составе внереализационных расходов. С момента начисления штрафа в учете и до момента его перечисления курс иностранной валюты может измениться. Тогда в учете турфирмы возникают положительные или отрицательные курсовые разницы.

 

5.2.6. Затраты по  экскурсионному обслуживанию

Турфирма может организовать экскурсионное обслуживание клиентов:

силами штатных сотрудников-гидов;

по договору с российским или зарубежным экскурсионным бюро;

по договору гражданско-правового  характера с физическим лицом-гидом.

В любом случае затраты  по приобретению прав на экскурсионное обслуживание туристов включаются в себестоимость турпродукта. Установлено это п. 22 Методических рекомендаций по планированию, учету и калькулированию себестоимости туристского продукта (приказ Государственного комитета, РФ по физической культуре и туризму от 04.12.98 № 402).

Каждый из способов имеет  свои особенности как формирования затрат, так и включения их в себестоимость услуг.

Гидов-экскурсоводов, гидов-переводчиков и сопровождающих групп имеют в своем штате в основном крупные туристские организации. Турфирма может оформить поездку гида за рубеж двумя способами:

как командировку;