Учет труда и заработной платы

     При оформлении увольнения работников составляется распоряжение о прекращении трудового договора (форма N Т-8). Он заполняется экономистом в двух экземплярах: один остается в личном деле, другой – передается в бухгалтерию. Приказ подписывается руководителем организации. На основании распоряжения бухгалтерия производит расчет с работником.

     Для оформления ежегодного и других видов  отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с Трудовым кодексом, действующими законодательными актами и положениями, коллективными договорами и графиками отпусков (форма Т-7). На предприятии применяется Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма N Т-6). Он заполняется в двух экземплярах. Один – остается в личном деле работника, другой передается в бухгалтерию. Приказ подписывается руководителем организации.

     На  основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска ответственный за работу с кадрами делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет заработной платы, причитающейся за отпуск. При предоставлении отпуска без оплаты рядом с указанием о количестве дней отпуска указывается «без оплаты».

     Дополнительные  выплаты в виде премий, вознаграждений и компенсаций на предприятии  оформляются распоряжениями руководителя.

     Использование рабочего времени фиксируется в  табелях учета рабочего времени (форма N Т-13) путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т.д.) которые вносятся на основании документов, оформленных надлежащим образом. Надлежащим образом оформленные табели, а также приказы руководителя о выплате надбавок, доплат и премий передаются в бухгалтерию для расчета заработной платы.

     Расчет  заработной платы производится по результатам  учета фактически проработанного рабочего времени, доплат за сверхурочные работы, причитающихся премий и других выплат. При этом делаются записи в лицевом счете каждого работника, где также фиксируется содержание приказов.

     Лицевой счет занимает особое место в перечне  документов, накапливающих информацию о сотрудниках предприятия. Он содержит все сведения о продвижении работника  по службе (в том числе изменения оклада), а также все материалы о ежемесячных начислениях и удержаниях из заработной платы. В нем сосредоточены данные об отпусках, о больничных листах и т.п. Этот документ является главным источником данных для расчетов пенсии работнику. Поэтому по закону он должен храниться в архиве в течение 75 лет после увольнения работника.

     Совокупность  указанных первичных документов позволяет бухгалтерии проводить  вычисления по оплате труда.

     Расчеты по заработной плате осуществляются по расчетно-платежной ведомости (форма № Т-49). Результаты ежемесячных расчетов по оплате труда обязательно заносятся в лицевые счета работников. В расчетных ведомостях, кроме начисления сумм по оплате труда, проводятся также расчеты удержаний с персонала (налог на доходы физических лиц, удержания по исполнительным листам и т.п.). Кроме этого, по данным расчетных ведомостей проводятся также вычисления всех налогов и отчислений, которые делаются с предприятия, и базой для которых является фонд оплаты труда. Это, в первую очередь, единый социальный налог (взнос), а также страховые взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве.

     Аванс выдается по платежной ведомости (форма  Т-53). На титульном листе этой формы  указывается общая сумма выплаченной  и депонированной заработной платы. При необходимости в графе  «Примечание» указывается номер  предъявленного документа. При заполнении платежной ведомости после последней записи необходимо заполнить итоговую строку. Итоговые строки могут быть заполнены в конце каждой страницы.

     2.2. Организация аналитического  и синтетического  учета расчетов  по оплате труда

     Аналитический характер носят все расчеты по заработной плате, поскольку они взаимосвязаны и направлены на учет индивидуальных затрат труда и времени, подлежащих оплате. Аналитические показатели имеют следующую последовательность регистрации:

     первичные документы (табеля учета рабочего времени, приказы,  справки – расчеты и т.д.);

     лицевые счета работающих;

     расчетные и платежные ведомости.

     Заработная  плата начисляется исходя из:

     системы оплаты труда, применяемой на предприятии

     сведений  об установленных тарифах, окладах, сдельных расценках

     сведений  о фактически отработанном времени  сотрудниками или об объеме произведенной  продукции.

     Согласно  трудовому законодательству начисление и выплата заработной платы производится не менее 2х раз в месяц. Начисленные суммы фиксируются в Расчетной ведомости (унифицированная форма № Т-51) или в Расчетно-платежной ведомости (унифицированная форма № Т-49)

     Начисление  заработной платы отражается по кредиту  счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции со счетами для учета затрат в зависимости от характера работы того или иного сотрудника.

     Таблица 4

     Пример  бухгалтерских записей  при начислении заработной платы

 

     Аналитический учет расчетов с рабочими и служащими  ведется на счете 70 «Расчет с персоналом по оплате труда» по субсчетам (фамилия  каждого работающего)

     Рассмотрим  примеры начисления заработной платы (при простой повременной системе оплаты труда):

     Согласно  табелю использования рабочего времени  за январь 2009 г., экономист Нечаева  И.В. отработала 10 дней, временная нетрудоспособность составила 5 дней. В январе 2009 г. было 15 рабочих дней.

     Рассчитаем  сумму заработной платы Нечаевой И.В. за январь, исходя из того, что месячная заработная плата в соответствии со штатным расписанием составляет 10000 руб. (должностной оклад 10000 руб.)

     Начислена заработная плата за январь 10000 / 15 * 10 = 6667 руб.

     Для наглядности данные расчета представим в таблице 5.

     Таблица 5

     Расчет  суммы заработной платы за январь 2009 года Нечаевой И.В.

     Начисление отпускных  работникам

     Трудовой  кодекс предусматривает следующие  виды отпусков (глава 19 ТК РФ):

     Ежегодный оплачиваемый отпуск

     Ежегодный дополнительный отпуск

     Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск (в.т.ч. учебный)

     Отпуск  без сохранения заработной платы

     Отпуск  по беременности и родам

     Отпуск  по уходу за ребенком

     Порядок бухгалтерского учета отпускных  зависит от закрепленного в учетной политике источника выплаты отпускных, т.е. наличия или отсутствия резерва на оплату отпусков.

     Если  резерв создается, то отпускные начисляют  по мере необходимости за счет средств  созданного резерва. Если создание резерва  не предусмотрено, то суммы начисленных отпускных отражаются ежемесячно в составе затрат (за отработанные месяцы) либо в составе расходов будущих периодов (если часть месяца еще не отработана).

     Ежегодный оплачиваемый отпуск (очередной отпуск) предоставляется каждый год работы в организации (в первый год работы – истечении 6 месяцев) на основании Приказа о предоставлении отпуска сотруднику, оформленного в соответствии с Графиком отпусков. Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется продолжительностью 28 календарных дней, за исключением удлиненных основных отпусков, предоставляемых инвалидам (30 дней), работникам детских учреждений (48 дней), педагогам (48 дней) и некоторым другим категориям сотрудников.

     Сумма отпускных рассчитывается как произведение среднедневного заработка (рассчитанного в соответствии со ст. 139 ТК РФ) и количества дней предоставляемого отпуска. Средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,4 (среднемесячное число календарных дней)

     Например: зарплата сотрудника за последние 12 месяца составила 100 000 рублей, тогда среднедневной заработок = 100 000 / (12*29,4) = 283,45 руб./день

     Сумма отпускных = 283,45 * 28 дней=7936,51 рубля. Отпускные выплачиваются за 3 дня до начала отпуска.

     Дополнительный  отпуск предоставляется ежегодно в соответствии со ст. 117 ТК РФ работникам, занятым на работах с вредными или опасными условиями труда.

     Продолжительность дополнительного отпуска (также как и основного) устанавливается в календарных днях и максимальным пределом не ограничивается. Расчет и выплата отпускных производятся по аналогии с основным отпуском исходя из размера среднедневного заработка.

     Учебный отпуск предоставляется на основании Справки-вызова из учебного заведения в соответствии с требованиями главы 26 ТК РФ «Гарантии и компенсации работникам, совмещающим работу с обучением».

     Отпуск  без сохранения заработной платы может быть предоставлен работнику по его письменному заявлению в случае наличия каких-либо уважительных причин. Продолжительность такого отпуска определяется по соглашению между работником и работодателем. Работодатель обязан предоставить отпуск без сохранения заработной платы следующим категориям работников:

     участникам  Великой Отечественной войны  – до 35 календарных дней в году;

     работающим  пенсионерам по старости – до 14 календарных  дней в году;

     родителям и женам (мужьям) военнослужащих, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы, либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы – до 14 календарных дней в году;

     работникам  в случаях рождения ребенка, регистрации  брака, смерти близких родственников – до 5 календарных дней;

     в иных других случаях, предусмотренных  федеральными законами или коллективным договором.