Учет расходов на продажу в торговле

Из приведенного краткого содержания отдельных статей учетной номенклатуры издержек обращения вид­но, что многие статьи, например 4, 5, 7, 9, 13, 14, 15 и 18, являются комплексными и часто объединяют далеко не однородные виды расходов. Так, на статье 5 учитывают­ся расходы по содержанию зданий и расходы на оплату охраны, не состоящей в штате предприятия; на статье 7 — износ санспецодежды и малоценных предметов и стоимость работ по стирке и починке белья. Особенно комплексной является статья 18.

Эта комплексность ряда статей создает определен­ные трудности для экономического анализа, вызывает необходимость по некоторым статьям производить раз­личные выборки расходов. Особенно возросли эти труд­ности после перевода предприятий торговли на работу по двум показателям: товарообороту и прибыли. Поэто­му ряд торговых предприятий и организаций, исходя из своих условий работы, значительно расширили учетную номенклатуру, разукрупнив многие комплексные статьи, сохраняя государственную отчетность по форме № 5 неизменной для всей государственной розничной торговли.

В тех торгах и орсах, где ряд статей издержек об­ращения дополнен субстатьями, в целях четкого разгра­ничения по статьям учетной номенклатуры необходимо субстатьи нумеровать в таком порядке. Первых два зна­ка отводятся для номера статьи, последующие два знака показывают номер субстатьи. Например, 0302 означает вторая субстатья статьи 3 (Заработная плата), или 1813 - тринадцатая субстатья статьи 18 (Прочие рас­ходы).

Такая система нумерации субстатей позволяет избе­жать ошибок при группировке расходов по субстатьям и статьям учетной номенклатуры. Кстати, эти же номера можно с успехом использовать и в качестве шифров при механизации учета издержек обращения с помощью пер­форационных вычислительных машин.

Опыт свидетельствует, что комплексные статьи необ­ходимо разукрупнить на большее или меньшее количе­ство субстатей с целью повышения аналитичности дан­ных учета об издержках обращения. Но сколько должно быть субстатей, однозначно ответить нельзя. Для опти­мального решения этого вопроса в конкретном магазине или торговой организации следует изучить структуру и динамику издержек обращения за ряд предшествующих лет, специфичные условия работы и образования отдель­ных видов расходов, формы торгового обслуживания на­селения и, наконец, степень специализации. [8, с. 15-22]

2.3. Учет кассовых расчетных операций

Ведение кассовых операций на предприятиях возло­жено на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им цен­ностей.

    После издания приказа о назначении кассира на ра­боту руководитель предприятия обязан ознакомить его с Положением о ведении кассовых операций и получить от него обязательство о материальной ответственности. Кассир не может передоверять, кому бы то ни было вы­полнение своих обязанностей. При необходимости вре­менной замены кассира его обязанности возлагаются на основании письменного, приказа руководителя предприя­тия на другого работника, который в свою очередь дает обязательство о материальной ответственности. В слу­чае внезапного оставления кассиром  работы (болезнь и др.) находящиеся у него под отчетом ценности передаются другому кассиру в присутствии руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц, их заменяю­щих, с обязательным составлением акта о результатах пересчета и передачи ценностей за подписями этих лиц. Выплата заработной платы, пособий при временной нетрудоспособности, стипендий, пенсий и премий на пред­приятиях имеющих большое количество подразделений или обслуживаемых централизованными бухгалтериями, в соответствии с письменным приказом   руководителя предприятия может осуществляться и. другими лицами. Эти лица также выдают обязательство о материальной ответственности, и на них распространяются   права и обязанности кассиров.  Указанные функции не могут возлагаться на лиц, связанных с расчетами по заработ­ной Оплате, пособий по временной   нетрудоспособности, премий и т. п. (бухгалтеров, счетоводов, табельщиков и др.). Не могут исполнять обязанности кассиров также и работники предприятия, пользующиеся правом под­писи кассовых документов.

На предприятии должны быть созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств в кассе, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в учреждение банка.

     Помещение кассы должно быть изолировано. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается. Все наличные Деньги и ценные бу­маги должны храниться в сейфах, которые после окон­чания работы кассы опечатываются сургучной печатью кассира. Ключи от сейфов и печати хранятся у кассира, а дубликаты ключей в опечатанных кассиром пакетах, шкатулках и др. — у руководителя предприятия.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих предприятию, запрещается.             

Наличные деньги в кассу предприятия поступают с расчетного или специальных счетов в банке по денеж­ным чекам.             

Прием наличных денег кассами предприятий произво­дится по приходным кассовым ордерам (ф. № КО-1). Приходный кассовый ордер и квитанция к нему выпи­сываются бухгалтерией и подписываются главным бухгалтером или лицом, им на то уполномоченным. До пере­дачи в кассу приходный ордер регистрируют в журнале регистрации приходных и расходных документов (ф. № КО-3 или КО - За). С целью предупреждения злоупот­реблений запрещается выдавать, приходные кассовые ордера на руки лицам, вносящим деньги. Кассир прове­ряет правильность оформления ордера, наличие и под­линность подписи главного бухгалтера, принимает деньги, подписывает приходный ордер и квитанцию. Квитанция к приходному ордеру выдается лицу, внес­шему деньги. Деньги по кассовым ордерам принимаются  только в день их составления.             

При поступлении наличных денег в кассу с расчетного счета или других  счетов в банке также  состав­ляется приходный кассовый ордер, при этом квитанция к нему не заполняется.

Выдаются наличные деньги из кассы на основании расходных кассовых ордеров или - других документов (платежных ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др.), на которые ставится специальный штамп, заменяющий расходный кассовый ордер. Все документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем предприятия и главным бухгалтером или уполномочен­ными ими на это лицами. Если на прилагаемых к рас­ходному кассовому ордеру документах имеется разре­шительная надпись руководителя предприятия, то его подпись на ордере не обязательна.

    Расходный кассовый ордер составляется в бухгалте­рии, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных документов и передается кассиру для ис­полнения. Выдача расходных кассовых ордеров на руки лицам, получающим деньги, не допускается. При выдаче денег отдельному лицу кассир требует предъявления паспорта или иного документа, удостове­ряющего личность, записывает в расходный кассовый ордер или заменяющий его документ наименование и номер документа, кем и когда он выдан и получает рас­писку получателя. Предъявление документов, удостове­ряющих личность, обязательно и при получении денег по одному платежному документу, выписанному на не­скольких лиц. Лицам, не состоящим в списочном со­ставе предприятия, деньги из кассы выдаются только по расходным кассовым ордерам.

Деньги выдаются из кассы только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его до­кументе (ведомости и др.). Если деньги получают по доверенности, то в ордере бухгалтерия указывает фами­лию, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Когда же деньги выплачиваются по ведомости, то перед распиской в получении кассир делает надпись: «По доверенности». Соответствующим образом оформ­ленная и заверенная доверенность остается у кассира и прилагается к расходному кассовому ордеру или ведо­мости.

Выплата заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности, стипендий, пенсий и премий осу­ществляется кассиром по платежным ведомостям, без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. На титульном (заглавном) листе платежной ведомости делается разрешительная надпись в кассу о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц, ими на то уполномо­ченных, с указанием сроков выдачи денег и суммы про­писью. Также можно оформлять и разовые выдачи за­работной платы или депонированных сумм нескольким лицам. Разовые выплаты заработной платы отдельным лицам оформляют, как правило, расходными кассовыми ордерами.

По истечении трех дней после получения денег из учреждения банка для выплаты заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности, стипендий, пен­сий и премий кассир должен в платежной ведомости против фамилий лиц, не получивших деньги, поставить штамп или сделать отметку от руки «Депонировано» и составить реестр депонированных сумм. В конце ве­домости делается надпись о фактически выплаченных и неполученных суммах, которая заверяется подписью кассира. Если деньги по ведомости выдавались не касси­ром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно де­лается соответствующая надпись и подписывается лицо, выдавшее деньги. Затем кассир записывает выплачен­ную сумму в кассовую книгу, а на платежной ведо­мости ставит штамп «Расходный кассовый ордер № ».

Наличные деньги, полученные в банке для выплаты заработной платы и тому подобных выплат и не ис­пользованные на указанные цели в трехдневный срок, а также вся денежная наличность сверх установлен­ного предприятию лимита сдаются в обслуживающее его учреждение банка. При взносе денег на расчетный счет или другие счета в банке кассир выписывает объ­явление на взнос наличных денег, в котором указывает источник образования вносимых средств (торговая вы­ручка, нерозданная заработная плата и т. п.). Учреж­дение банка на принятые суммы выдает кассиру кви­танцию, которая служит основанием для составления в бухгалтерии расходного кассового ордера.

    Приходные и расходные кассовые ордера или заме­няющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а прило­женные к ним документы погашаются штампом или надписью: приходные документы — «Получено», а рас­ходные — «Оплачено» с обязательным указанием даты (числа, месяца, года).

    Сразу после получения или выдачи денег по каждому ордеру или Заменяющему его документу кассир делает записи в кассовую книгу (ф. № КО-4), которая предназ­начена для учета движения наличных денег по кассе. Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу. Она должна быть пронумерована, прошнурована и опе­чатана сургучной печатью, а на последней странице ука­зано количество страниц и подписи руководителя и глав­ного бухгалтера предприятия. Записи  кассовой книге делают в 2 экземплярах через копировальную бумагу.

    Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующее число и сумму по платежным ведо­мостям на заработную плату, не списанную в расход. Второй отрывной „лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми доку­ментами передается им в бухгалтерию в качестве от­чета кассира под расписку в кассовой книге. Если объем кассовых операций за день не превышает 50 руб., кас­совые отчеты разрешается составлять один раз в 3—5 дней.

При наличии на предприятии нескольким кассиров их работа координируется старшим кассиром. Перед на­чалом рабочего дня старший кассир выдает другим кас­сирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличных денег под расписку в книге учета при­нятых и выданных кассиром денег (ф. № КО-5), кото­рая открывается на каждого кассира. В конце рабочего дня кассиры сдают старшему кассиру под расписку в книге учета принятых и выданных денег остаток налич­ных денег и приходные и расходные кассовые документы. По авансам на заработную плату кассиры обязаны от­читаться перед старшим кассиром в срок, указанный в платежной ведомости на их выплату. До истечения этого срокам кассиры ежедневно сдают в кассу остатки наличных денег, не выданных по платежным докумен­там. Эти деньги сдаются в опечатанных кассирами сум­ках, пакетах и др. Старшему кассиру под расписку с указанием объявленной суммы.

    Бухгалтерская обработка отчета кассира заключается тщательной проверке правильности оформления при­ходных и расходных кассовых документов, соответствия записей в отчете данном приложенных к нему докумен­тов, подсчётов итогов операций за день и остатков на начало и конец рабочего дня. Должны быть также све­рены суммы полученных и сданных наличных денег в уч­реждения банка с соответствующими выписками банка по расчетному счету и другим счетам. После проверки кассового отчета в специальной графе проставляют шифры корреспондирующих счетов.

    Для отражения операций  по кассе предназначен счет Кассы. При журнально-ордерной форме счетовод­ства для учета операций по кассе применяют журнал ордер № 1, в котором записывают кредитовые обороты по этому счету, а дебетовые обороты приводят в ведо­мости № 1 к этому журналу-ордеру. Записи в эти ре­гистры производят итогами за день (или 3—5 дней, если кассовый отчет составляется один раз за это время) по корреспондирующим счетам согласно бухгалтерской разметке на отчетах кассира.

При применении счетно-клавишных машин целесообразно использовать журнал-ордер № 1-мех, построение которого обеспечивает составление регистра по дебету и кредиту счета Кассы (по корреспондирующим счетам) механизированным путем.