Учет кассовых операций на предприятии

• фактическое неиспользование контрольно-кассового  аппарата (в том числе по причине  его отсутствия);
• использование ККМ, не включенной в государственный реестр;
• использование ККМ, не зарегистрированной в налоговых органах;
• использование ККМ без фискальной (контрольной) памяти, с фискальной памятью в нефискальном режиме или с вышедшим из строя  
  блоком фискальной памяти;
• использование ККМ, у которой пломба отсутствует либо имеет повреждение, свидетельствующее о возможности доступа к фискальной памяти (наличие на контрольно-кассовой машине пломбы центра технического обслуживания является обязательным условием допуска контрольно-кассовой машины к применению);
• пробитие ККМ чека с указанием суммы менее уплаченной покупателем (клиентом). 
             Без применения ККТ получать выручку наличными денежными средствами разрешено в случае оказания услуг населению при условии выдачи бланков строгой отчетности, приравненных к кассовым чекам, под которыми понимаются квитанции, билеты, проездные документы, талоны, путевки, абонементы и др. При этом применяется Положение об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники ,которым установлены порядок утверждения, учета, хранения и уничтожения БСО. Согласно п. 3 этого документа формы бланков строгой отчетности утверждаются Минфином.  
                    Организации и индивидуальные предприниматели вправе осуществлять наличные денежные расчеты без применения ККТ и выдачи БСО в следующих случаях: в силу специфики своей деятельности либо особенностей своего местонахождения, а также если находятся в отдаленных или труднодоступных местностях (за исключением городов, районных центров, поселков городского типа), указанных в перечне, утвержденном органом государственной власти субъекта РФ.  
               Законодательство требует применять ККТ в случаях продажи товара, выполнения работ, оказания услуг. Поэтому при получении денежных средств в иных случаях, в частности получения, выдачи займа, ККТ применять не нужно.

        Фискальные отчеты существуют двух видов:

    X-отчет  - это дневной отчет без обнуления  информации в оперативной памяти. X-отчет представляет собой часть чековой ленты, на которой ККТ печатает содержание своих счетчиков, но при этом счетчики не меняют своих значений. X-отчеты снимаются для контроля поступления выручки в течение смены или для периодической сдачи наличной выручки старшему кассиру.

    Z-отчет  - это дневной отчет с обнулением  информации в оперативной памяти  и занесением ее в фискальную  память. Z-отчет снимается главным  (старшим) бухгалтером в присутствии  кассира и только один раз  - в конце смены (или дня), когда происходит изъятие последней части дневной (сменной) выручки из денежного ящика ККТ.

      При вводе в эксплуатацию новой ККМ и при инвентаризации в организациях для оформления перевода показаний суммирующих денежных счетчиков и регистрации контрольных счетчиков до и после их перевода на нули применяется Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков ККМ (форма № КМ-1). Акт отражает показания контрольных счетчиков, регистрирующих количество переводов показаний суммирующих счетчиков на нули, главного суммирующего счетчика, секционных суммирующих денежных счетчиков. Акт подписывается ответственными лицами в составе представителя контролирующей организации, руководителя, главного бухгалтера, старшего кассира и кассира организации.

      Пример:

      30 ноября 2008г был составлен Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков ККМ (форма № КМ-1). Показания контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти) и главного суммирующего счетчика составило сто семьдесят три тысячи пятьсот сорок девять рублей. 
                Форма КМ-2 - акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию должна быть составлена специальной комиссией, в состав которой должен входить инспектор налоговой инспекции. Необходимо сделать отметку о передаче ККМ в журнале кассира - операциониста. Обычно это последняя запись за рабочий день. Форма КМ-2 является обязательной к заполнению при сдаче ККМ в ремонт или передаче в другую организацию.

      Пример:

      8 декабря 2008 года ККМ была передана  в ремонт. 10 декабря она была  возвращена. Составлен акт о снятии  показаний контрольных и суммирующих  денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию.

В случаях возврата товара, ошибки кассира-операциониста при вводе большей суммы важно документально подтвердить данные факты, иначе в ходе проверки соблюдения кассовой дисциплины налоговая инспекция может признать неоприходование денежных средств и привлечь организацию к административной ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ.  
В Письме УФНС по г. Москве от 29.06.2007 №22-12/61982 сказано, что неотражение или неполное отражение в кассовой книге фактических сумм выручки, полученных с применением всех эксплуатируемых в проверяемом периоде ККТ, без документального подтверждения необходимости ее уменьшения (например, вследствие ошибки кассира-операциониста или возврата денежных средств покупателям за возвращенный товар) расценивается как неоприходование (неполное оприходование) наличных средств в кассу.  
Особенности документального оформления в таких ситуациях изложены в письмах УФНС по г. Москве от 30.07.2007 №34-25/072141, от 26.12.2006 №22-12/115771.  
Документальное оформление возврата товара зависит от того, возращен он в день покупки или позже, после закрытия смены и снятия с контрольно-кассовой машины Z-отчета. В первой ситуации возврат денежной суммы производится из операционной кассы организации по чеку, который выдан в данной кассе, и только при наличии на чеке подписи директора организации (заведующего) или его заместителя. На сумму возврата оформляется Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам) (форма №КМ-3) составляемый членами комиссии в одном экземпляре. Погашенные (первоначальные) чеки наклеиваются на лист бумаги и вместе с актом сдаются в бухгалтерию (где хранятся при текстовых документах за данное число). Суммы, выплаченные покупателям по возвращенным и неиспользованным кассовым чекам, записываются в графу 15 «Сумма денег, возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам» Журнала кассира-операциониста (форма № КМ-4), и на итоговую сумму уменьшается сумма выручки за данный день.  
Прием от покупателя возвращенного товара оформляется накладной в двух экземплярах, один из которых прилагается к товарному отчету, а другой вручается покупателю и является основанием для получения денежной суммы за возвращенный товар.  
Порядок оформления возврата товара покупателем не в день покупки определен п. 14 - 16 Порядка ведения кассовых операций.  
Возврат денег осуществляется только из главной кассы организации на основании письменного заявления покупателя с указанием фамилии, имени, отчества и только при предъявлении документа, удостоверяющего личность (паспорта или документа, его заменяющего).  
Для возврата денег покупателю из главной кассы предприятия составляется расходно-кассовый ордер с обязательным указанием фамилии, имени, отчества покупателя и его паспортных данных или данных иного документа, удостоверяющего личность.

Пример:

27 ноября  по чеку № 1240 (ошибочно пробитому)  были возвращены денежные средства в сумме 124 рубля 31 копейка (в день покупки). Составлен акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам.

Журнал  кассира-операциониста (форма КМ-4) применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно-кассовой машине организации, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков. Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью.

В графу 4 журнала записываются суммы, выписанные по возвращенным покупателями (клиентами) чекам, на основании данных "Акта о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам" (форма N КМ-3), а также количество напечатанных за рабочий день (смену) нулевых чеков. После снятия показаний счетчиков, проверки фактической суммы выручки делается запись в Журнале кассира-операциониста и подтверждается подписями кассира, старшего кассира и администратора организации.

При расхождении  результатов сумм на контрольной  ленте с выручкой выясняется причина  расхождения, а выявленные недостачи  или излишки заносятся в соответствующие  графы Журнала кассира-операциониста.

Пример:

Заполнен  журнал кассира-операциониста за 27 ноября 2008г.

Справка-отчет  кассира-операциониста (форма КМ-6)  применяется для составления отчета кассира-операциониста о показаниях счетчиков контрольно-кассовой машины и выручке за рабочий день (смену). Отчет составляет в одном экземпляре ежедневно кассир-операционист, подписывает его и вместе с выручкой сдает его по приходному ордеру старшему (главному) кассиру или руководителю организации. В небольших организациях с одной-двумя кассами кассир-операционист сдает деньги непосредственно инкассатору банка. Сдача денег в банк отражается в отчете. Выручка за рабочий день (смену) определяется по показаниям суммирующих денежных счетчиков на начало и конец рабочего дня (смены) за вычетом суммы денег, возвращенных покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам и подтверждается соответствующими подписями заведующих отделами. В приеме и оприходовании денег по кассе в отчете подписываются старший кассир и руководитель организации. Отчет служит основанием для составления сводного отчета "Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации" (форма N КМ-7).

Пример:

Заполены  форма N КМ-7 и форма КМ-6 за 29 ноября 2008 года.

Журнал  учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ  (форма КМ-8) применяется в организациях в следующих случаях:

- при  невозможности устранения неисправностей  силами кассира администрация  вызывает специалиста центра  технического обслуживания контрольно-кассовых  машин (механика, программиста, специалиста  по электронике, системам управления);

- проведения  специалистом центра технического  обслуживания плановых технических  осмотров, включающих проверку состояния  механизмов электронных и программных  частей контрольно-кассовой машины, устранения мелких неисправностей.

Журнал  ведется специалистом технического центра, который делает записи о проведенных работах и находится у руководителя организации или его заместителя. В журнале делается запись об опломбировании и содержании оттиска клейма. В случае необходимости ремонта денежных контрольных счетчиков или электронной части контрольно-кассовой машины делается соответствующая запись и указывается руководству организации о необходимости направления контрольно-кассовой машины в ремонт в центр технического обслуживания. Соответствующая запись подтверждается подписями специалиста центра технического обслуживания и ответственного лица организации о приемке работ по ремонту ККМ.

Пример:

Заполнен  журнал учета вызовов технических  специалистов и регистрации выполненных  работ за 6 декабря 2008 года.

Акт о  проверки наличных денежных средств  кассы (форма КМ-9) применяется для  отражения результатов внезапной  проверки фактического наличия денежных средств, находящихся в кассе  торговой организации (предпринимателя - физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность без образования юридического лица).

Проверка  наличных денежных средств проводится в соответствии с установленным  порядком. Результаты проверки оформляются  представителями контролирующей организации  и лицом, ответственным за сохранность денежных средств, и доводятся до сведения руководителя проверяемой организации.

Акт составляется в трех экземплярах при проверке наличных денежных средств с участием представителя контролирующей организации (налогового инспектора), а в случае проверки наличных денежных средств со стороны администрации организации, где работает кассир-операционист (продавец, официант, приемщик заказов) - в двух экземплярах.

Один  экземпляр акта передается в контролирующую организацию, второй - в бухгалтерию  проверяемой организации, третий - остается у материально ответственного лица, принявшего денежные средства на ответственное хранение.

Пример:

 Заполнен  акт о проверки наличных денежных  средств кассы от 12 декабря 2008 года.

В ООО  «Альфа» учет кассовых операций с применением ККМ ведется в соответствии со всеми требованиями, все первичные документы заполняются вовремя и в полной мере отражают сведения о кассовых операциях в данной организации. 
 

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

     Эффективность деятельности предприятия и его  финансовое состояние часто зависят  от своевременного и грамотного распоряжения денежными ресурсами, в том числе наличных денежных средств.

Из-за незаменимости  во многих случаях наличных денег  другими видами средств,  актуальность этой темы всегда будет оставаться на высоком уровне.

     Изучение  теоретических основ учета кассовых операций показало, что данный участок  бухгалтерской работы является одним  из наиболее регламентируемых со стороны законодательных органов.

     Основными задачами учета денежных средств  являются: обеспечение их сохранности  и рационального использования, строгое соблюдение установленных правил ведения кассовых операций, правильное оформление движения денежных средств в документах и регистрах бухгалтерского учета.

     Можно сделать следующие выводы:

• Для эффективного управления денежными средствами важно хорошо организовать учет, который будет оперативно обеспечивать руководителей и других заинтересованных лиц необходимой информацией;
• Большое значение в сохранности наличных денежных средств и денежных документов имеет тщательное и своевременное проведение инвентаризаций, контрольных и выборочных проверок;
• Важно правильное оформление первичной учетной документации, так как на ее основании производятся записи в бухгалтерских регистрах;
• Всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов и расчетов с использованием платежных карт, в случае продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг в обязательном порядке на территории РФ применяется контрольно-кассовая техника, с соблюдением всех норм и требований.