Учет кассовых операций на предприятии

 
 

          Рассмотрим основные кассовые  операции в ООО «Альфа».

Поступление выручки от физических лиц.

          Пример:

      В ООО «Альфа» в течение  дня через ККМ проведено 28 000 руб.

      Фактическая сумма выручки в конце рабочего дня сдана в главную кассу. Приходный кассовый ордер (Приложение) оформлен на сумму 28 000 руб.

         В бухгалтерском учете ООО «Альфа» сделаны следующие проводки.

      Дебет 50 субсчет «Касса организации»

      Кредит 90 субсчет «Выручка»

      - 28 000 руб. – отражена выручка  от продажи товаров.

        

           Предприятия могут получать выручку наличными денежными средствами  не только через контрольно-кассовые машины, а непосредственно  в главную кассу от покупателей - юридических лиц.

      Документами, подтверждающими  осуществление расчетов между юридическими лицами, является приходные кассовые ордера (Приложение ), (квитанции к приходным кассовым ордерам), чеки контрольно-кассовых машин, квитанции и иные документы, приравненные к бланкам строгой отчетности.

      Оформленные надлежащим образом товаросопроводительные документы (доверенность, накладная) расчетные  документы (счет-фактура) являются основанием для расчета. На основании этих документов производится прием наличных поставщиком (продавцом) в кассу по приходному кассовому ордеру.

      Пример:

      В ООО «Альфа» в течении дня  от покупателя ( юридического лица) получено в кассу за товары 40000 р. Оформляются  приходный кассовый ордер (Приложение 1) и следующая проводка:

      Дебет 50 – «Касса организации»

      Кредит 62 – «Расчеты с покупателями и заказчиками» - поступили денежные средства от покупателей или заказчиков в кассу организации.

      Сдача выручки в банк и учет переводов  в пути.

      Согласно  Порядку ведения кассовых операций, предприятие может хранить с  своих кассах наличные деньги только в пределах установленного лимита. Вся остальная сумма выручка должна сдаваться в банк для зачисления на расчетный счет.

      Выручка может сдаваться кассиром предприятия:

• в кассу банка (дневная и вечерняя),
• в отделение связи для перечисления сумм на расчетный счет,
• инкассатору (кассир, осуществляющий сбор и доставку денег в кассы банка).

      Денежные  суммы (переводы) в рублях и иностранной  валютах в пути, внесенные в  кассы обслуживающих банков, приемные кассы Сбербанка или  кассы  почтовых отделений для зачисления на расчетный счет организации, но еще не зачисленные, учитывают на предусмотренном и старым, и новым планом счетов счете 57 «Переводы в пути».

      В ООО «Альфа» остаток денежных средств на конец дня составил 60324 р. Лимит кассы составляет 2000 рублей. Денежные средства в сумме 58324 рублей были сданы инкассатору и зачислены на расчетный счет на следующий день. Оформляются расходный кассовый ордер (Приложение 2) и делаются следующие проводки:

      Дебет 57 –«Переводы в пути»

      Кредит 50 – «Касса организации» - сдана выручка инкассатору;

      Дебет 50 - «Касса организации»

      Кредит 57 – –«Переводы в пути» - выручка зачислена на расчетный счет.

    Если  организация должна выдать заработную плату или подотчетную сумму  на командировочные или хозяйственные  расходы, а наличной выручки для  этого недостаточно, денежные средства снимаются с расчетного счета.

    Иностранная валюта при выдаче средств на командировочные расходы снимается с валютного счета. В данном случае кассир заполняет чек и по нему получает в банке наличные денежные средства. Затем они приходуются в кассу по приходному кассовому ордеру. Квитанция выдается кассиру.

    Пример:

    В ООО «Альфа» с расчетного счета переведены денежнык средства для выдачи заработной платы в сумме 180000 рублей.

    Дебет 57 – «Переводы в пути»

    Кредит  51 – «Расчетный счет» - переданы денежные средства инкассатору;

    Дебет 50 – «Касса организации»

    Кредит 57 - «Переводы в пути» - получены в кассу денежные средства от инкассатора.

             Подотчетными лицами считаются работники организации, которые получили денежные средства (авансы) на командировочные расходы и прочие нужды. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов, сроки, на которые они могут быть выданы, строго регламентированы.

      Выдача аванса из кассы на служебную командировку (хозяйственные нужды по выполнению поручения, на наем жилья, проезд, питание и прочие расходы) оформляется бухгалтерской проводкой:

      Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 50 «Касса» (по авансовому отчету);

      - возврат остатка подотчетной  суммы оформляется обратной проводкой:

      Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  Кредит 50 «Касса»;

      Пример

      Офис-менеджер ООО «Альфа» получил под отчет 10 000 руб. на покупку канцелярских принадлежностей. Приказом по предприятию установлен срок представления авансовых отчетов – последнее календарное число месяца. 29 ноября был сдан остаток подотчетной суммы – 324 рубля. Оформлены следующие проводки

      Дебет 71- «Расчеты с подотчетными лицами»

      Кредит 50 – «Касса организации» - выданы деньги под отчет в сумме 10000 рублей;

      Дебет 71 – «Расчеты с подотчетными лицами»

      Кредит 50 - «Касса организации» - возврат остатка подотчетной суммы- 324 рубля

      К денежным документам относят почтовые марки, марки государственные пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты, оплаченные путевки в дома отдыха и санатории и т.д. Они хранятся в кассе организации.

      Денежные  документы учитывают по номинальной  стоимости. Аналитический учет ведут по их видам.

      Пример:

      Генеральный директор ООО «Альфа» в ноябре 2007г. принял решение о направлении  коммерческого директора в командировку для заключения договора поставки.

      Командировка  назначена на декабрь.

      В ноябре был приобретен билет для  проезда железнодорожным транспортом стоимостью 1800 руб. (НДС в том числе).

      В бухгалтерском учете ООО «Альфа» должны быть оформлены следующие проводки.

      Дебет 50 субсчет «Денежные документы»

      Кредит 50 субсчет «Касса организации»

• 1800 руб. – учтена стоимость заранее приобретенного билета по номинальной стоимости.

      Дебет 26 – «Общехозяйственные расходы»

      Кредит 50 субсчет «Денежные документы»

      - 1525,42 рублей ( без НДС)– списана на затраты организации стоимость проездного документа .

      Дебет 19 – «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям

      Кредит 50 субсчет «Денежные документы»

      -274,58. – учтен НДС по железнодорожному  билету;

    Денежные  средства могут поступать в кассу  и в некоторых других случаях, например:

    - в случае полного или частичного  возмещения работником организации оплаченных за него расходов личного характера (путевок, телефонных переговоров и т.д.) - проводка:

    Дебет 50 Кредит 73;

    - в случае возврата ранее выданного  другой организации или работнику  займа - проводки:

    Дебет 50 Кредит 58 или Дебет 58 Кредит 73;

    - в случае получения кредита  или займа - проводка:

    Дебет 50 Кредит 66, 67 и т.д. 
 

      2.3 Инвентаризация денежных средств и бланков строгой отчетности 

      Инвентаризация  кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным Решением совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. N 40 и Письмом Банка России от 4 октября 1993 г. N 18.

      Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

      В обязательном порядке инвентаризация проводится:

      - перед составлением годовой бухгалтерской  отчетности;

      - при смене материально ответственных  лиц;

      - при выявлении фактов хищения,  злоупотребления или порчи имущества;

      - в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

      - при реорганизации или ликвидации  организации.

      Другие  сроки проведения инвентаризации можно  устанавливать самостоятельно, причем их нужно зафиксировать в учетной  политике организации.

      Кроме общих правил по проведению инвентаризации имущества и обязательств должен соблюдаться Порядок ведения  кассовых операций. Так, п. 37 данного  Порядка предусмотрено, что в  сроки, установленные руководителем  организации, а также при смене  кассиров проводится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.

      Основными документами, которые необходимо изучить  при инвентаризации кассы, являются: кассовая книга, отчеты кассира, приходные кассовые ордера, расходные кассовые ордера, журнал (книга) регистрации приходных кассовых ордеров, журнал (книга) регистрации расходных кассовых ордеров, журнал (книга) регистрации доверенностей, журнал (книга) регистрации депонированных сумм, журнал (книга) регистрации платежных (расчетно-платежных) ведомостей, оправдательные документы к кассовым документам.

      Для оформления результатов инвентаризации наличных денежных средств и бланков  строгой отчетности применяется  унифицированная форма N ИНВ-15и № ИНВ-16 . 

      Пример

      В ООО «Альфа» была проведена инвентаризация денежных средств и бланков строгой  отчетности. При инвентаризации обнаружен  излишек денежных средств в сумме 300 рублей, фактическое наличие бланков строгой отчетности соответствует данным бухгалтерского учета. Были сделаны следующие проводки:

    Дебет  50.1 «Касса организации»

Кредит 91 субсчет «Прочие доходы» - 346 рублей 32 копейки

      - отражен в составе внереализованных  доходов излишек денежных средств  в кассе.

      Были  заполнены унифицированные формы N ИНВ-15 и № ИНВ-16.

      Излишек денег в кассе мог возникнуть при неверном расчете с покупателями, поставщиками, подотчетными лицами и  т.д. 
 

      2.4 Особенности применения ККТ  
 
            Согласно Федеральному закону № 54-ФЗ все организации и индивидуальные предприниматели в случаях продажи товаров, выполнения работ, оказания услуг осуществляют наличные денежные расчеты и расчеты с использованием платежных карт с применением ККТ (за исключением случаев, перечисленных в ст. 2 данного закона).  
Под применением ККТ понимается использование ККТ, включенной в государственный реестр, в отношении которой соблюдены требования данного закона.  
             Согласно ст. 14.5 КоАП РФ продажа товаров, выполнение работ либо оказание услуг организациями, а также гражданами, зарегистрированными в качестве индивидуальных предпринимателей, без применения ККМ влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от 1 500 до 2 000 руб., на должностных лиц - от 3 000 до 4 000 руб., на юридических лиц - от 30 000 до 40 000 руб.  
В Постановлении Пленума ВАС РФ от 31.07.2003 №16 разъяснено, что под неприменением контрольно-кассовых машин следует понимать: