Учет кассовых операций и денежных документов

Все документы, связанные с приходом и расходом денежных средств хранятся в архиве организации 5 лет.

2.3 Выдача наличных денег из кассы

Операции  по выдаче денежных средств из кассы  оформляются унифицированным первичным  документом - Расходным кассовым ордером(форма КО-2). Расходный кассовый ордер может быть составлен на одну операцию или на группу однотипных операций (например: на выплату зарплаты оформляется Платежная ведомость и на общую сумму по ведомости выписывается один расходный кассовый ордер). 

Выписанный  расходный ордер регистрируется в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3), и подшивается к отчету кассира (отрывной лист Кассовой книги). 
 
 
 

Заполнение  расходного кассового  ордера.

 
Выдача наличных денег из кассы  происходит в следующих  случаях:

1. выплата заработной платы и приравненных к ней платежей (премии, отпускные, пособия)
2. выдача денег под отчет сотрудникам организации
3. сдача наличных денег в банк
4. выплаты поставщикам
5. выплаты учредителям

Корреспонденция счетов по выдаче денежных средств из кассы.

3 Синтетический учет кассовых операций и денежных документов 

    Движение  наличных денежных средств учитывается  на счете 50 Касса Сальдо счета указывает  на наличие свободных средств  в кассе предприятия на начало и конец месяца; оборот по дебету — суммы, поступившие наличными  в кассу, по кредиту — суммы, выданные наличными. Кассовые операции, записываемые по кредиту счета 50, отражаются в  журнале-ордере № 1. Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах, а также в ведомости  № 1. Основанием для их заполнения служат отчеты кассира.[3]

    К счету 50 «Касса» могут быть открыты  субсчета:

    50.1 «Касса организации»;

    50.2 «Операционная касса»;

    50.3 «Денежные документы»;

    50.4 «Касса в иностранной валюте»;

    и др.

    На  субсчете 50.1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе организации. Хранение наличных средств ведется в пределах лимитов, установленных обслуживающим банком после согласования с руководством организации. Банк контролирует такое целевое использование средств (на корешке чека указывается предназначение получаемых из банка сумм). Превышение лимита в кассе не должно быть более трех дней для выплаты заработной платы, пособий по социальному страхованию и стипендий. Организации, имеющие ежедневную денежную выручку, по согласованию с банком могут использовать ее на собственные нужды, например на выдачу заработной платы, хозяйственные расходы и командировки. Для ведения кассовых операций предусматривается должность кассира. При малом объеме операций эти обязанности может выполнять по поручению руководителя любое должностное лицо или главный бухгалтер. При этом руководитель обязан ознакомить его под расписку с порядком ведения кассовых операций и заключить договор о полной материальной ответственности.

      На субсчете 50.2 «Операционная касса» учитываются средства, получаемые организацией при расчетах с населением. Если организация кроме расчетов с собственным персоналом производит расчеты с населением, она обязана использовать и регистрировать в налоговых органах контрольно-кассовые машины (ККМ).

      На каждой кассовой машине  имеется свой заводской номер,  который обязательно указывается  во всех документах, относящихся  к данной машине (кассовом чеке, отчетной ведомости, паспорте, книге  кассира-операциониста), а также  в документах, отражающих перемещение  кассовой машины (например, отправку  в ремонт, передачу другой организации). Ключи от контрольно-кассовой  машины (кроме ключей для перевода  секционных денежных счетчиков  на нули), паспорт кассовой машины, книга кассира-операциониста, акты  и другие документы хранятся  у директора организации, его,  заместителя или главного бухгалтера.

    В конце рабочего дня кассир должен подготовить денежную выручку, составить  кассовый отчет и сдать выручку  вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру старшему (главному) кассиру, а  последний — инкассатору.

    Правительством  России утвержден перечень отдельных  категорий организаций, которые  в силу специфики своей деятельности либо местонахождения могут не использовать контрольно - кассовые машины. Приход денежных средств оформляется одним приходным  кассовым ордером в конце дня  с приложением к корешку квитанций. Суммы приходных документов должны соответствовать вывешенным ценникам, прейскурантам на продаваемые товары и оказываемые услуги.

    На  субсчете 50.3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации денежные документы, ценные бумаги (бланки трудовых книжек, оплаченные курортные путевки, оплаченные авиабилеты, почтовые марки, акции, облигации, векселя), выпускаемые самой организацией или приобретенные на стороне.  Для их учета открывается отдельная кассовая книга, а на каждый вид документов— отдельные страницы. Учет поступления денежных документов осуществляется по накладной. Выписывает ее кассир в двух экземплярах при приеме денежных документов.

    Выдача  денежных документов из кассы осуществляется на основании требования, которое  выписывается бухгалтером. Учет денежных документов ведется по номинальной  стоимости. При движении денежных документов составляется отдельный кассовый отчет  и передается бухгалтеру.

    Основные  хозяйственные операции по счету 50 «Касса»:

    В кассу поступила выручка от продажи  товаров:

    Дебет сч. 50 «касса»

    Кредит  сч. 90.1 «выручка»

    В кассу поступили паевые взносы пайщиков:

    Дебет сч. 50 «Касса»

    Кредит  сч. 80.2 «Паевой фонд»

    В кассу поступил платеж за товары, проданные  в кредит:

    Дебет сч. 50 «Касса»

    Кредит  сч. 73.1 «Расчеты по предоставленным кредитам и займам»

    В кассу поступили проценты за товары отпущенные в кредит:

    Дебет сч. 50 «Касса»

    Кредит  сч. 91 «Прочие доходы и расходы»

    В кассу поступили деньги в погашения  недостачи товаров:

    Дебет сч. 50 «Касса»

    Кредит  сч. 73.2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

    Оплаченные  наличными деньгами путевки в  санатории отражаются бухгалтерской  записью:

    Дебет сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами», сч. 76 «Прочие дебиторы и кредиторы»

    Кредит  сч. 50 Касса субсчет 50.1 «Касса организации»;

    Дебет сч. 50 Касса субсчет 50.3 «Денежные документы»

    Кредит  сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами», сч.76 «Прочие дебиторы и кредиторы»

    При выдаче путевок персоналу бесплатно  или с частичной оплатой делают запись:

    Дебет сч. 50. «Касса» субсчет 50.1 «Касса организации» — на сумму частичного платежа, внесенного работником,

    Дебет сч. 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» — на суммы, оплаченные организацией.

    Кредит  сч. 50 «Касса» субсчет 50.З «Денежные документы».

    Из  кассы выплачена заработная плата  работникам:

    Дебет сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

    Кредит  сч. 50 «касса»

    Из  кассы выдано пособие на рождение ребенка:

    Дебет сч. 69.1 «Расчеты по социальному страхованию»

    Кредит  сч. 50 «Касса»

    Из  кассы выплатили материальную помощь работнику:

    Дебет сч. 84 «Нераспределенная прибыль»

    Кредит  сч. 50 «Касса»

    Из  кассы выданы деньги в под отчет  на командировку:

    Дебет сч. 70 «Расчеты с подотчетными лицами»

    Кредит  сч. 50 «Касса»

    Из  кассы сданы деньги на расчетный  счет:

    Дебет сч. 51 «расчетный счет»

    Кредит  сч. 50 «Касса»

    Приобретенные почтовые марки и проездные билеты ( Дебет сч. 50.З.  Кредит сч. 50.1, 51, 76) списываются по мере их расхода, стоимость  их в зависимости от характера расходов включается в соответствующие издержки ( Дебет сч. 20, 23, 25, 26, 44. Кредит сч. 50-З), либо в состав прочих расходов ( Дебет сч. 91. Кредит сч. 50.З), либо погашаются за счет средств целевого финансирования (Дебет сч. 86. Кредит сч. 50.З).

    Бланки  строгой отчетности (трудовые книжки и вкладные листы к ним, квитанции  путевых листов автотранспорта) учитываются  на забалансовом счете 006 . «Бланки строгой  отчетности». 

3.1 Кассовая книга и отчетность кассира

Регистрация приходных и расходных кассовых ордеров ведется в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов(форма КО-3), предназначенном для контроля за целевым использованием средств.  
В случае, если в организации имеется несколько касс, старший кассир (гл.бухгалтер) должен вести Книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5), в которой фиксируются суммы принятые (выданные) другим кассирам.  
Движение наличных денег учитывается в Кассовой книге (форма КО-4). Организация обязана вести одну кассовую книгу, прошнурованную, с пронумерованными листами, опечатанную и заверенную подписями руководителя и главного бухгалтера.  
Кассовую книгу ведет кассир. Каждый лист кассовой книги состоит из 2х одинаковых частей, одна из которых заполняется как первый экземпляр, а другая - через копировальную бумагу - как второй. Второй экземпляр отрезается и служит отчетом кассира, к которому в конце дня подшиваются приходные и расходные кассовые ордера вместе с подтверждающими документами. Отчет кассира подлежит проверке главным бухгалтером 
В случае, если кассовая книга ведется автоматизировано (на компьютере) она распечатывается по итогам месяца, а в конце года брошюруется, опечатывается и заверяется необходимыми подписями.